浅析信息技术在学校档案管理中的应用

　　摘要：随着我国信息化技术的不断，其技术应用已经渗透延伸到社会发展的各个领域，人们的生产生活相关的各行各业都呈现出智能化的发展趋势，包括学校的档案管理都开始积极在信息技术的支持下实现了信息管理的数字化和智能化。这种发展趋势使得学校的档案管理能取得更加高效、高质的工作效果，并为高校整个资源信息提供更好的服务。本文将重点针对当前学校在档案管理这部分存在的发展现状提出建设信息技术的管理模式的有效对策。
　　关键词：信息技术;学校档案管理;应用
　　学校档案是学校进行教务教学工作、党政部门的运行与管理和科研发展所需要的真实有效的资料记录，同时也是对学校整个发展历程的再现。尤其是在当前信息化技术发展速度如此之快的情况下，学校的档案管理工作也在其技术的应用支持下实现了数字智能化的管理模式，不断提升了学校档案管理质量，为学校档案的记载和应用提供了更加便捷和完整的管理效果，有效促进了当前学校的可持续发展。
　　一、传统学校档案管理模式存在的问题
　　（一）缺乏较为良好的保密性
　　学校档案管理的内容不仅要保存好，同时要保存其资料的完整质量，另外非常重要的则是做好保密。因为学校档案中记载着学生的个人信息和学校的重要文献资料，其具有非常重要的保密价值。但传统学校在档案管理过程因为主要是靠人工进行手动操作，借阅人数多了就可能造成档案的丢失。如果相关资料保密等级较高而发生外泄，就可能给学校带来不可估量的损失。所以传统学校档案管理的保密性还存在问题。
　　（二）档案管理单一化的管理模式且效率低下
　　目前大部分学校的档案管理虽然在很大程度上已经趋向了在信息化技术的支持下来建立档案数据库，但还有少部分学校依然没有来得及进行优化和升级，其采取的主要方式还是靠最原始和传统的手工操作，而且当前已建立信息技术档案管理的学校，在具体的实践中还缺乏较为规范和标准的统一化实施，所以在很大程度上对学生档案管理的效率和整理的质量还有很大的阻碍影响，若长期对此不引起重视和改革，会影响整个高校的档案管理效率和水平，造成与当前社会发展相脱节的状况。
　　（三）较高的错误率和较低的查阅效率
　　学校的档案文献资料具有非常高的参考价值，所以能为师生提供查阅和共享。但因为大部分学校档案管理是纸质材料，在保存上还有一定的难度，且占空间，体积也较大，使得在查找的过程中因为人工查找的方式，会很容易造成对资料的顺序打乱，如不能及时对所有资料在查找中的顺序和编码进行调整归类，会导致查找文献资料的效率低下的问题。
　　（四）档案的归档记载简单机械化，不够灵活
　　学校档案管理过程中，其档案内容有部分并没有信息参考和使用的价值，其中不乏一些档案信息与时代发展的信息不一致，还有与学校信息内容的需求脱节的问题，但同时还有许多需要根据时间的发展记录的部分却疏漏记载，档案中所记载的内容过于简单机械化，不少档案中对学生学习以及实践的评价都属于同一个模式，内容都几乎雷同，这在很大程度上降低了档案管理的水平和质量，没有实际档案应有的价值，过于空洞和书面化。
　　二、信息技术在学校档案管理应用中的优势和作用
　　（一）更有助于学校进行科学决策
　　学校日常工作的管理都需要学校领导层根据学校发展的需要来下达正确的决策，在面临重大问题时学校领导是否能结合学校的实际情况来作出科学而正确的决定，从而促进学校更为长远的发展，这在很大程度上也关系到学校管理的水平和稳定性。
　　（二）信息技术的保密性高
　　学校如果实行信息化管理模式，其所有操作过程都智能化，在网络的传输作用下和信息技术所具有的海量存储的优势更进一步增强学校档案管理的保密性能。只需要档案管理人员具备计算机操作的技能，建立完整的档案管理系统，做好档案窃取的预防和加密工作，就可有效管理好整个学校的档案，提高了学校档案的安全性。
　　（三）可有效实现信息资源的共享
　　当前一些学校采用的档案管理形式是卷宗式，如需复制和修改档案，那么就会增加学校在管理中的成本费用支出压力，也就无法实现信息资源共享。而信息技术的应用，则有效提高了档案管理的效率，降低了管理成本，并通过信息化的数据来对学校的档案进行更加高校、高质的管理。
　　三、学校档案管理中如何促进信息技术的应用
　　（一）通过构建信息化的办公系统
　　随着信息化技术的普及，学校可积极利用这种信息化手段来构建信息化办公系统，让学校的档案管理更加智能化，不仅可进行单一的档案管理，还可采集档案信息，并实现工作职责的明确化。信息化办公系统的建立，可提升了学校各个部门的信息收集、整理和汇总归档能力，从而建立学校档案管理的全面化管理模式。通过这种系统的建立一方面来使得部门与部门之间的信息共享与交流更加密切和便捷，同时也提升了档案管理效率。
　　（二）进一步完善和优化学校档案管理的体制创新
　　档案管理的服务工作，离不开制度的建立和完善，从本质上把握档案管理的创新实现。首先必须从实际出发，建立科学有效的且符合学校发展的档案管理工作体系，从而来确保高效档案管理的流程能够得到高质量的规范完成，另外作为学校领导应重视并加大对档案管理的资金投入建设，以此来提高档案管理工作的整体管理水平，同时要在档案管理部门配置相应的高素质、高能力的管理人才，只有具备了人力、物力和财力多方面的综合完善配备，才能为高校的档案管理工作提供一个良好优质的发展平台，激发学校相关档案管理的工作人员的工作积极性。
　　（三）不断规范档案信息的收录与整理工作
　　高校的档案信息管理过程中，通过信息化的管理模式表现出了档案管理的整体性和可持续性，并不断从传统的纸质档案管理过渡到智能化的信息技术管理阶段，所以管理人员应在对相关纸质档案进行保存和归档的同时，在网络技术的作用下进行拟定、审查和核对档案资料，并最终予以归档处理。这个操作过程能进一步优化档案信息收录的完整性，从根本上提高档案收录与整理工作质量。
　　（四）构建学校的云计算信息处理平台
　　云技术是一种IT相关的技术，并在网络技术的支持下通过服务的方式提供给用户，云技术具体细化可包括云计算和云服务两部分内容。其中云计算倾向于IT，是基于虚拟化和自动化技术，能实现更多计算机运算资源的创造。而云服务是通过虚拟形式把储存、宽带以及运算这三种信息技术在网络的作用下提供给广大用户。所以学校在档案的信息化管理过程中，利用云服务来管理档案信息资源，能更好的规范本地信息资源的建设，并能利用不同的平台来最大可能的实现资源共享和交互。
　　四、结束语
　　综上所述，在当前的信息化技术的不断快速发展过程中，作为学校，必须加强档案信息化管理的意识，要逐渐将学校的档案管理工作发展落实到更加专业、科学以及海量的趋势和目标，不断提高档案管理的准确性，并尽可能降低对纸质档案的损坏，提升相关重要机密文件的保密性能。通过信息技术在档案管理中的应用，不断实现学校档案管理的智能化、数字化和多媒体化，才能促进我国学校管理工作水平和效率的不断提升。
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