高校二级学院教学档案管理办法探究

　　【摘要】本文分析了高校二级学院教学档案管理中存在的档案意识薄弱、档案设施及管理方式落后等问题，从完善档案管理制度、重视宣传、人员职业技能培训、利用现代化技术管理档案等方面提出了针对性的解决方案。
　　【关键词】高校；二级学院；教学档案；档案管理
　　教学档案是指在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料。教学档案管理质量是衡量高校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是高等学校档案的主题、核心和重点。近年来，随着高校招生规模不断扩大和内部管理体制改革的进一步发展，以及数字化校园的建设，高校已经开始实施二级学院管理，二级学院办学自主权进一步加大。因此，二级学院的教学档案管理内容也变得复杂多样，本文根据高校二级学院档案管理存在的一些问题，结合自己的工作经验，进行一些交流和探讨。
　　一、教学档案的特点
　　（一）文件来源分散。教学档案来自于教学工作的各个环节，除了少部分来源于教务管理部门外，大部分来源于从事教学活动的教师。而来源于教师个人的教学文件材料，大多不需经过收发部门登记，且没有副本，甚至长年累月存在于教师个人手中。因此，教学档案的来源与其他档案相比，具有明显的分散性。
　　（二）专业性强。高校的专业设置、学科划分比较细致，一般的高校专业数量少则十几个，多则几十个甚至上百个，且每个专业在课程设置、教学内容及方法等方面各有不同，导致这些教学档案材料表现出很强的专业性。
　　（三）种类繁多。存放在二级学院的教学档案除了上级主管部门下达的文件、本部门的计划、总结及会议记录等行政管理材料，还包括教学计划执行及教学质量监控各环节产生的教学管理材料，种类繁多，涉及面广，内容丰富。
　　（四）载体的多样化。教学档案管理的载体除了纸、卡片、照片等传统载体外，还包括各种办公文档和多媒体文档等电子载体，而电子载体在归档时一般需要刻录成光盘。
　　二、目前高校二级学院教学档案管理中存在的主要问题
　　（一）重视程度不够，档案意识薄弱。随着高校档案事业的发展，人们对档案的了解、认识和利用都在与日俱增。但从实际状况来看，人们的档案意识还非常薄弱。对于档案是什么，档案有什么作用，档案的价值怎样实现等问题都只是一知半解。特别是实行二级管理后，部分教学档案不再由学校档案馆统一存档，由二级学院自行保存。二级学院承担着繁重的教学任务，从学院领导到教职员工始终把教学工作放在第一位，对教学档案管理缺乏足够的重视，仅仅把它视为教学管理的附属工作，在检查评比时，往往临时突击，草率整理，敷衍了事。
　　（二）二级学院教学档案管理人员专业化知识缺乏。二级学院大多没有配备专职的档案员，其教学档案的管理基本上由学院的教务秘书兼任，而且人员更换频繁。教务秘书忙于日常教学运行工作，大部分没有受过档案管理的专业培训，不懂档案管理业务和要求，工作被动，严重地影响了教学档案管理的质量。档案、计算机专业人员少，薄弱的人员和技术力量难以满足目前信息化建设的需要。
　　（三）没有专门的档案室，设施落后。高校实行的二级管理要求各教学部门管理大量教学档案，但是大部分二级学院没有设立专门的档案室，更不用说配备空调、去湿机、视频监控、密集架及消防设备，大量的教学档案随意存放在教务办公室、行政办公室甚至教师个人手中，造成很多重要档案丢失或损坏。
　　（四）管理手段落后，缺乏创新模式。档案收集保管的目的，是为了利用，为学院的中心工作服务。传统的教学档案多以纸质形式保存，占用空间大、查找检索困难、保密性不强。但信息的价值在于传播，而不在于储藏。任何＂意义＂＂价值＂之类的判断，在没有传播的情境下只能是无意义与无价值的。
　　三、加强高校二级学院教学档案管理的措施
　　（一）规范和完善二级学院教学档案管理制度。科学、规范、完善的管理制度，是各项工作得以有效实施的重要基础。各高校普遍建立了档案管理的规章制度，一些高校还纳入了学校各项工作的规章制度之中，还有一些高校建立了档案工作考核评价制度。但考核的监督执行、考核结果的公信力还需要提高。建议完善已有法规，捋顺关系，监督执行。二级学院应根据自身特点制定教学档案管理的各项规章制度，提升管理质量。如：制定二级学院教学档案管理制度，包括从材料的收集、整理、立卷、归档到档案的分类方法、细则、保管、利用等制度，在执行过程中，可实行激励机制，有条件的学院可以专门设置教学档案管理岗位，配备专职档案管理人员统一管理本部门的文件材料。
　　（二）重视宣传，提高全员档案意识。教研室和实验室是产生和形成教学相关档案的主体，也是档案保留和提交的主体。大部分教学档案是在教学和实验过程中产生的。每一位教职工要了解党和国家有关档案工作的方针、政策，明确收集档案材料是教职工份内的工作，应尽的责任，从而形成规范的文件材料流向制度。同时把教学材料的归档工作与教职工的年度考核、职务晋升及职称评定等挂钩，进一步增强教师的责任感和归档的积极性。
　　（三）做好教学档案材料的收集和归档工作。二级学院分管档案工作的领导必须保障档案管理人员完成年度档案工作所必需的时间和条件。专兼职档案员要加强档案意识和工作责任心，主动地采取措施，在归档前按照归档范围到各教研室、实验室、研究所收集分散在个别教职工手中有价值的各种材料，并认真检查文件是否齐全、完整，检查文件的联系是否互相混淆或有拆散现象，检查是否有遗漏或不需要归档的材料。确保归档文件材料完整、准确和系统。同时对各种不同载体形式的档案材料也要加强收集，如照片、实物、奖状、奖杯等，实现档案载体形式多样化。
　　（四）加强档案人员的业务培训。由于档案管理工作专业性强，二级学院的教学档案内容复杂多样，但是大部分二级学院的档案管理人员是兼职的，没有经过专门的培训，且更换频繁，因此高校档案部门应加强对二级学院兼职档案人员的业务培训，有条件的可以在每年年初由学校档案馆的专职档案管理人员，结合具体案卷，加以详细讲解和操作指导，提高兼职档案员的业务水平。
　　（五）积极应用现代办公技术，进一步做好档案的利用工作。在科技技术和信息技术高度发达的今天，传统的服务内容和方式已经不能适应新时代的要求，必须赋予新的内涵和方法，这就要求档案管理人员需要充分利用扫描仪、数码相机等数码设备对有长期保存价值的、有特色的的纸质档案进行数字化加工，将其转化为储存在磁盘、光盘上的电子文件。同时，高校几乎每位师生都在用计算机编写教案、绘制图表、撰写学术论文和专著，形成了大量电子文件。电子文件已是高校新形成的文件主体。因此，档案管理人员应充分利用现代化的办公系统，利用档案信息网络管理平台，快速、准确、及时地帮助使用者提供档案信息资源，提高查询效率，以此达到提高服务质量的效果。
　　总之，社会信息化致使社会各项活动的记录产生于网络数字化环境，人们进行交流和传递信息的手段也从纸质走向电子媒体，高校档案数字化建设需要一个不断探索、不断发展、不断完善的过程，高校二级学院教学档案管理也需要遵循科学的原理，采取正确的方法，才能实现档案工作的价值。
　　【参考文献】
　　[1]高等学校档案管理办法.教育部、国家档案局令〔2008〕第27号.
　　[2]许娟.新时期高校二级院系教学档案管理工作的几点思考[J].北京档案，2010（4）.
　　[3]徐艳.高校二级学院教学档案建设的现状及对策——以青岛农业大学为例[J]. 科技信息，2011年第22期.