信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与

　　摘要：信息化是社会发展的趋势，在当今企业的办公室文书档案管理中信息化技术同样得到了广泛的应用。本文旨在对信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与创新开展分析。
　　关键词：信息社会；企业办公室；文书档案管理
　　对于企业而言，文书档案记录着企业经营的重要信息，其管理工作至关重要。目前，企业办公室面对着庞大的档案信息，在传统的管理方法下，存在成本高、效率低的问题。因此，有关单位要在统计工作中引入信息化技术手段，对档案信息进行收集、甄别、整合、分类，储存、提取，提高档案的保存价值与利用率，为企业的经营提供更加优质的服务，促进社会的发展。
　　一、信息化文书档案管理的重要意义
　　档案管理工作绝非儿戏，它与企业的正常运行息息相关。档案管理因为其具有保密性，一旦泄漏将会造成不可估量的损失，信息化文书档案管理可以有效提高档案的保密性。从宏观角度上讲，信息化文书档案管理对于维护企业正常运行，构建和谐社会有着重要的意义；从微观上讲，它可以起到提高文书档案管理效率、加深对档案的认识、推动档案管理的发展等作用。
　　1.提高档案管理效率
　　通过信息化技术，可以对收集到的档案信息进行系统地甄别、整合以及归类，如此一来可以使档案管理工作更加精细化，减少了失误，而且由于统计信息的存在，使得档案管理工作有所参考，有利于档案管理工作的分工，不仅提高了管理效率，还提高了档案管理的质量。
　　2.加深对档案的认识
　　改革开放以后，由于社会经济的高速发展，信息资料呈现指数式增长。在目前的档案管理工作中通常会面对数量庞大、关系复杂的信息资料，很多工作人员对此类档案信息的认识不足，使得档案管理难以顺利进行。而信息化文书档案管理则可以将复杂的海量信息以数字、表格等形式表现出来，让此类信息变得一目了然，很大程度上加深了档案管理人员对档案信息的认识，有利于及时发现并解决管理中存在的问题。
　　3.推动档案管理的发展
　　传统的档案管理模式存在制度僵化、效率低下、成本高昂的缺点，已经很难满足新时期的档案管理需求。而且档案信息的收集、甄别、整合、归类、储存都是相对乏味单调的工作，加大了失误的风险。通过信息化档案管理工作可以对文书档案进行规划，保护档案的安全价值。
　　二、信息化文书档案管理中的现存问题
　　1.工作态度
　　企业办公室文书档案管理工作主要为企业的经营服务，但是，现阶段很多档案管理人员没有在心中树立服务意识，具体表现在服务态度傲慢、被动服务、消极服务，此外，还表现在：玩忽职守，致使档案信息丢失、重要文件遭到窃取。
　　2.文书档案管理制度不完善
　　目前，企业档案管理中存在制度不完善，操作不规范的问题。具体来说：没有利用信息化技术的便捷对档案信息实时更新，使得档案信息存在错误或者滞后现象；由于管理制度不严格，在档案的查阅复印时，缺少严格的审批手续，并备案，造成档案的泄密；部分企业办公室以为信息技术无法弄虚作假，安全性高而掉以轻心，没有设计缜密的监督防护机制，使得档案管理的信息系统无法得到监督和保护。
　　3.信息技术方法落后
　　由于当前的档案信息数量越来越庞大、关系越来越复杂、形式更加多样化，使得档案信息统计的工作量持续增加，并且困难程度也有所加剧，传统的方法已经很难完成当前的档案统计工作。信息化是现代社会的发展趋势，在文书档案管理中对信息化技术的利用严重不足，特别是现在很多文书档案的内容已经由单一的文字转变为了图片、录音、视频等多种多样的形式，使得档案统计工作的难度大大增加。还有部分企业办公室沿用落后的信息技术，使得档案管理的效率低下，而且其安全性也难以得到保障，容易受到计算机病毒或黑客攻击而引发信息丢失。
　　三、信息化文书档案管理的改革和创新
　　1.提高人才素质
　　信息化技术减轻了档案管理人员的工作负担，因此，企业要更加注重提高档案管理人员的综合素质。首先，因为办公室档案管理要和企业内部各个部门的人员进行合作，所以一定要树立服务意识，并且强调职业道德，让档案管理发挥出应用的价值。其次，培养信息化人才，加强信息化档案管理技术的应用。
　　2.更新信息化技术
　　在文书档案管理中升级落后的信息技术，建立电子档案与相应的网络档案资料库。首先，通过计算机来完成档案信息的统计任务，不仅可以提高档案统计的计算效率，还可以减少失误。其次，利用软件建立电子档案，将声音、图片、视频等多样化的档案信息一同收录在案，确保档案的真实性与完整性。再者，建立网络档案资料库，将单位各个部门的档案统一整合，输入资料库中，有利于档案的归类与搜索，减少了人为查阅档案可能出现的丢失、泄漏以及纸张档案容易发生虫蛀的问题，而且让档案的统计管理突破了时空的限制，使得企业人员查阅档案更加便捷。最后，建立严密的安全监控系统，通过防火墙、访问权限、网络密钥等手段对档案资料库、计算机等文书档案管理信息化工具进行监管，确保档案的保密性，当然也要对电子档案进行备份，并且定时对档案信息更新检查，防止档案的丢失。
　　3.健全监督机制
　　目前，企业档案管理工作中普遍存在管理制度不完善，监管机制不健全的问题。针对此类问题，应该采取有效措施加以改善。第一，要督促企业的有关部门完善规章制度，从而保证工作人员在档案管理工作中＂有法可依＂。第二，健全監管机制。监管机制可以分为监督机制和管理机制。监督部门负责监察办公室档案管理的规章制度有没有落实到位，有没有严格执行。管理部门则对监督部门反应的情况进行查实核对，然后按照有关规定奖惩、通报。第三，职业素质考核。建立严格完善的考核制度，公开、公正，对评分标准进行量身订制，保证每位上岗人员的专业性。
　　四、结语
　　综上所述，与传统的档案管理工作相比，信息社会视角下的企业办公室文书档案管理工作的核心是对信息进行统一化的管理，有利于及时发现信息中存在的缺漏与错误，提高管理效率，减少劳动成本，对于档案事业的信息化发展起到促进作用。在信息社会背景下，有关企业依然要不断研发应用先进的信息化术，并且树立以人为本的服务态度，以应对复杂的企业文书档案管理工作，同时加大推行信息化的管理模式力度，实现文书档案管理的现代化发展。