办公室精细化管理方法探微
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梁书英 王春霞
摘要：高校办公室在高校的日常运转中承担着重要的枢纽职能，其通过各项职能的发挥，使高校决策得以向各部门传达。因此，办公室必须通过标准化管理流程，践行自身的精细管理之路，从而保证办公室工作在高校良性运转过程中发挥最大作用。为此，本文从精细化管理的概念与意义入手，分析高校推进精细化管理要把握的理念，并就高校办公室精细化管理的方法展开论述，以供参考。
关键词：精细化管理 科学管理 人本管理
精细化管理是现代企业的一种先进管理文化，已经逐步被引进到高校管理中来。现今，随着高等教育深化改革的不断深入，高校在日常运转过程中的行政任务日渐增多，进而使得办公室的地位更显重要。精细化管理模式的引入，是提升办公室行政办公效率、确保高校实现良性运转的保证。因而，研究高校办公室精细化管理具有重要的理论价值与现实意义。
一、精细化管理概述
1.精细化管理的概念
精细化管理最初由上世纪中叶的日本企业提出，此种理念体现了对社会分工的精细划分，进而依托此种划分提升了企业的整体服务质量。从实践角度来看，精细化管理有效地使企业在运行中所耗费的管理成本得以下降。基于管理学理论来看，科学管理涵盖了规范化、精细化以及个性化三个层面的管理模式。
2.精细化管理的意义
精细化管理是一种科学的管理方法，也是一种管理文化。精细化管理是一种规范化的管理模式，是办公室工作效率和质量的保证。对于企业而言，精细化管理是其生命力所在，对于高校办公室而言，精细化管理也是必不可少的管理方式。因此高校办公室必须更新理念，增强责任意识和质量意识，积极采取有效措施，建立规范、高效的学校行政管理体制和运行机制，从细微处入手，实施精细化管理，确保各项工作高效率、零失误，实现可持续发展。
二、高校推进精细化管理要把握的理念
高校推进精细化管理要把握科学管理和人本管理等理念。
1.科学管理
高校的日常管理离不开制度建设，而规范化的规章制度是高校得以践行精细化管理的前提条件。因此，国内各大高校应当立足于自身实情，制定和完善规章制度，注重对教师的培训工作，健全人才培养模式，使高校的各项制度能够同自身的战略发展愿景相契合，从而使高校走上科学发展之路。
2.人本管理
人本管理就是以人为本或以人为中心的管理。人本管理不同于见物不见人或把人作为工具、手段的传统管理模式，而是在深刻认识人在社会经济活动中的作用的基础上，突出人在管理中的地位，实现以人为中心的管理。在全球都进入了人本管理新时代的背景下，高等院校作为管理组织体系的一个重要组成部分，也不可避免地被卷入到人本管理的浪潮中。尤其是精细化管理过程中，更需要引入人本管理理念。作为高校中枢位置的学院办公室，只有与时俱进，积极响应党中央的号召，在精细化管理过程中贯彻以人为本的管理理念，才能提高管理水平和工作效率。
三、高校办公室精细化管理的方法
高等学校学院办公室承担着日常管理、组织协调、辅助决策、后勤保障等工作。由于工作内容繁杂，所以更需要进行精细化的管理。为此，高校办公室应该完善办公室各项工作制度，明确办公室各岗位职责，规范与优化办公室工作流程，使各项工作细化、量化、标准化。
1.完善办公室各项工作制度
高校办公室精细化管理工作的开展离不开制度的支撑，尤其需要完善的工作制度，这样才能使办公室工作有章可循、有规可依，才能保证精细化工作流程顺利开展。完善办公室的各项制度要做到以下几点，首先，要简化办公室工作各个岗位的职责体系，保证各个岗位分工明确、职责清晰，每个人可以建立个人工作日志，这样有助于他们了解自己的职责范围，及时掌握自己的工作进度，进而更好地完成工作。如果办公室工作人员都能各司其职，发挥各自的作用和价值，就能清除办公室的工作死角，使每项工作都能顺利开展。其次，完善办公室考核机制。确定了每个岗位、每个工作人员的具体职责后，要建立相应的考评机制，制定量化考核标准，包括出勤状况、工作态度、业务能力、责任心、团队意识、组织协调能力等，当然考核结果要与每个人的工资、奖金挂钩。通过定期考核，既可以检查每个人的工作完成情况，也能增强他们的责任心，提高他们的工作效率，进而促进办公室精细化管理工作的有序进行。
2.明确办公室各岗位职责
办公室在实现精细化管理过程中，必须做到明确界分责任，做到责任能够落实到具体的职工身上，以此使高校办公室职工形成高度岗位责任感，在日常的工作和教学活动中勤勉履职。同时，依托对责任内容的细化，使高校办公室职工明确自身的岗位责任，进而在日常工作中更为投入，从而为高校的战略愿景实现贡献出个体力量。
3.规范与优化办公室工作流程
高校的各个部门、各个科室都是一个小型的管理团队，虽然各个团队都有自己的职责和工作范围，但是它们之间也有密切的工作往来。为了提高办公室的工作效率，在精细化管理过程中，要规范与优化办公室的工作流程，精简工作程序，保证各个环节顺畅进行。首先，办公室的核心职责是辅助学校的决策，并围绕具体的决策进行办公室各个环节的工作，包括调研、实施、信息反馈、综合测评，以及后续的补充和完善。因此，办公室要根据决策的真正意图，合理及时地给各个科室和部门分配具体任务，随时监督和掌握各科室和部门的完成情况，以便及时解决他们在完成任务中遇到的问题，调节因工作重心不同造成的分歧。其次，各个部门和科室明确了相应的职责后，还要照章办事，这样才能使各个部门相互协调，使各项工作环环相扣、有序进行。因此，每个人都要在自己职权范围内开展工作，不能违规操作、越权操作，否则会打乱办公室的工作流程，影响他人或者其他部门和科室的工作。
4.各项工作细化、量化、标准化
对办公室岗位责任的细化，实际上便是对工作内容的细化，同时在细化过程中，应当对不同的职位制定与之对应的职责权利标准和要求，并据此制定办公室职位绩效考核标准，通过绩效考核的模式，推动办公室实现精细化管理。
从具体的管理内容来看，精细化管理注重对管理活动所涵盖的各项内容实现精细化操作，依托此种精细化管理内容操作，使每一个管理节点均能按照预先设定的要求和标准完成自身所担负的职能，进而形成系统化的管理模式，实现高校管理活动对高校内部组织行为的全方位控制。
四、结语
推进高校办公室精细化管理是提升办公室管理协调服务价值、政策研究价值和督察督办价值的必由之路。高校办公室在高等教育深化改革的时代背景下，面临着全新的机遇和挑战。有鉴于此，基于提升办公室办公效率和服务质量的考量，应当依托精细化管理模式促进办公室工作质量的提升。需要指出的是，不仅是办公室要进行精细化管理，高校也应积极推进精细化管理，以高度的责任意识投入到高校的日常教学和管理之中，进而使高校依托精细化管理建设而更具竞争力。
参考文献
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