经理人的时间管理

　　已经是晚上8点了，Mary 仍然在办公室。叹息着终于回复完了当晚最后一封邮件，她对当天作了一个回顾。
　　＂这不是我被聘请来要做的工作，＂她抱怨道。＂所有我现在做的都是像保姆一样坐着、处理一个接一个的危机，而不是我喜欢的项目管理和人员管理。＂
　　如果您是一位经理人，您可能曾经经历过这种情况。有时似乎就是没有足够的时间把事情做完。但是其他人可以做到，您当然也可以。
　　＂一些极其成功的人士不仅能把工作全部做完，而且还能有时间休假、旅游和打高尔夫。你有没有想知道他们是如何做到的？＂ 位于明尼苏达州 Elk River 的一家职业经理人培训公司 The Gillen Group 的主席 Kathy Gillen 说道。＂这是因为他们设法找到了如何管理他们的时间的方法。＂
　　让我们来面对一个事实：对于大多数忙碌的经理人而言，没有一天能完全按照事先规划好的来进行（计划总是赶不上变化）。这就是管理 – 同时处理多项任务来达到一般性目标，并最终改善整个企业。
　　＂你最后一天没有遇到高优先级的电话、紧急邮件或者催得很紧的同事是什么时候？＂ 位于明尼阿波利斯的Gegax Management Systems 公司的创立者、《By the Seat of Your Pants: The No-Nonsense Business Management Guide》一书的作者 Tom Gegax 说道，＂从繁琐事务中解脱出来位于每个领导的职位描述中。这就是为什么聪明的经理人一定要有策略来应付日常干扰。＂
　　6D理论
　　Gegax 的时间管理原则基于＂6D理论＂：不做（don’t do it），推迟（delay it），转移（deflect it），委托（delegate it），不完美地做（do it imperfectly），做（do it）。
　　＂当一些事情突然蹦出来时，我并不是机械地上去就做，而是首先从第一个选项开始考虑，＂ Gegax 说道。＂如果不适用，我会继续考虑第二个选项。我按照列表顺序扫描下去，直到找到了最合适的行为。＂
　　例如，如果你不去做或者推迟再做，很多表面看起来很紧急（但事实并非如此）的任务自然会消失，他说道，这可以为你留出更多的时间和精力去集中处理那些真正重要的任务。
　　而且当一些紧急事务需要立即处理时，并不总是一定需要你的参与。仔细考虑是否要把这个任务转移给另一个部门或者委托给下级，Gegax 建议。
　　如果你的确选择自己处理问题，Gegax 警告说不要自动陷入＂完美主义模式＂。
　　＂我的很多项目都很难称得上完美，然而它们仍旧是成功的。＂他说道。
　　当然，对于那些你确定会让你达到目标的重要任务，保留最后一个D – 做。
　　多任务陷阱
　　多任务可能看起来像是一个有效处理大量任务的方法，但事实上它阻碍你把事情完成，位于丹佛的顾问公司 The Productivity Pro 的主席、《Leave the Office Earlier》一书的作者 Laura Stack 说道。关于如何更好地管理你的时间并保持注意力，她提供了如下提示：
　　* 集中处理：电子邮件会扼杀你的注意力。关掉电子邮件程序的自动通知功能。每天设置一些明确的时间点去集中查看并处理邮件。
　　* 设置优先级：不要被干扰所打断。如果你在为30分钟后就要开始的会议报告准备最后的细节，不要接受那些贸然访客的＂很快问你一些事情＂之类的请求。
　　* 控制自我干扰：很多时候，干扰你的是你自己。你坐在办公桌前，突然，你的大脑开始和你对话：＂噢，我需要告诉 Chris 这个，＂它说道，然后你抄起电话或者匆忙写邮件，好在你忘记之前记录下你所想的内容。改为你自己准备一个活页夹、一些活页纸和从A到Z的标签。为你经常沟通的每个人制作一页纸。当你的大脑提醒你一些事情时，简单地翻到那个人的沟通记录。简单记下想法或念头，然后回去做你刚才做的事情。当那个人的记录上积攒了一些想法时，给那个人打电话，并设立一个会议或者电话会议。