浅谈办公室管理科学化

　　吴东泽++黎秋++张春阳
　　【摘要】办公室是党政机关和企事业单位不可或缺的重要组成部分，不仅是各级各类部门采选、实施以及修改种种策略和决定的＂中枢神经＂，也是反映、递交、沟通各个部门和上下级之间的＂重要桥梁＂。办公室的主要任务是为基层和领导服务，具备＂沟通上下，协调四方＂的职能。
　　【关键词】办公室管理；科学化
　　一、事分轻重缓急，处处浓缩精炼
　　办公室存在的意义就是把领导和基层成员的愿望加以整合浓缩精炼，化成一个或几个＂目标＂，进而加以实践。有了最基本的目标就方便朝着一个方向努力，但是光有目标是不够的，还要加以精练。日常工作中总有大大小小的事情等待着办公室去处理，稍微处理不慎，就将酿成大错。想把事情做得有条不紊，就要清晰办事的顺序。
　　（一）对＂目标＂进行综合分类和统一。假定事情众多，那就要对所有的＂目标＂进行分类和统一，进而减少处理事务的时间和经历，这就是所谓办公室＂效率化＂的一种处理方式。无论是基层人员的建议意见或是领导的内心期望，都有相同点和不同点。一个有序的分类能让事情做的有条有理，一件接着一件做，就必然有一个良好的结果。
　　那么如何分类和统一呢？这不是一件难事。抓紧节骨眼，然后顺藤摸瓜，就好一根绳上的蚂蚱，总是有着息息相关的共通之处。做事讲究的是敲门，昔阿基米德的＂给我一个支点，我可以撬起整个地球＂正是这个道理。抓住所有事情的节骨眼，进而分析整合，类别清清楚楚。
　　（二）轻重缓急处理得当。轻重缓急的含义就是把工作按照重要性、急切性、紧迫性加以酌情处理。一个工作，首先要分清轻重，知道怎样游走在情理之间，理性看待所有的事务。主次不明确就会浮躁，不知道怎么去面对，进而使得所有事情都变得杂乱无章，处理的一团乱麻。有些人遇到事情就会十分紧张，头脑不清醒，把程序搞得乱七八糟，最后还要让别人来为之买单。要控制住紧张的情绪，重要不等于过分紧张去处理，也不是立即去只干这一件事，其他什么事情都抛之脑后。轻与重，确实是有一种相对性的意义，轻不代表永远轻，同理，重也不是永恒的重。很多事情都是今天看起来并不重要，而明天就是头等重要的大事，因此所有的事情都要有所考虑，有所计划。办公室成员需要头脑清晰，分清事情的主次轻重，进而有条不紊地进行周密的计划。
　　审时度势、统筹兼顾是分清事情轻重缓急的方式，就是说要纵览全局，科学谋划兼顾各方。千里眼看得远，顺风耳听得准，办公室要成为领导和群众的千里眼、顺风耳，需要察言观色把控分析事物，眼光和听力不能出现丝毫偏差，拿主意决策也要周密，这一点对于办公室的日常工作来说十分重要。观察的仔细，才能将领导的旨意完整且有效地传达下去，基层才能把这一观点变成行动。
　　二、时间宝贵，凡事深思熟虑
　　办公室对于事件的思考理应透彻，不要做重复无用的工作。一句话，时间就是金钱，所谓寸金难买寸光阴，时间宝贵，理应深思熟虑，然后按部就班做好每一件事情。事情多的时候不要紧张也不要焦急，一件件、一桩桩地排列，然后形成一个清晰的解决方案。不能囫囵吞枣，觉得事情众多就开始敷衍了事，到头来还要重新来过，这样就得不偿失了。做事情要对得起自己的良心和工作，摆清位置，理智思考和分析所有的事情。
　　在知识经济日新月异的今天，办公室人员需要对＂效率＂这个词进行一个深刻的认知。一个合格的办公室人员需要时时刻刻观察着领导和工作的动向，工作时间应该把一切精力都放在手头的工作上。同时，可以利用发达的网络资源，实现远程自动高效的办公模式。随着互联网的发展，社交软件等资源已经变成了生活中不可或缺的一部分。
　　三、不断学习不断创新
　　在小学、初中、高中乃至大学，我们学习了很多知识和能力，那是生活中最基本的生存技能，这是一个由浅入深的跨度过程，也是我们步入社会面向未来的基石。同理，我们在工作中也是如此，孔老夫子的一句话＂温故而知新＂，意思就是把旧的知识加以温习加以巩固然后探索出新的知识和方向，套用在办公室日常管理中，那便是不断学习各个部门的知识和才能，对自己不明白不理解的部分加以补充整理，成为一个比较全能的人，这样才能站在一个新高度纵观全局。办公室需要面面俱到的全才，并不需要一个思维局限的工作者。所以我们要具备学习能力，刻苦钻研，尽自己最大努力做到全能。做事跨越了思维局限的框架才能看透事情的本质，进而才能给领导和基层一份满意的答卷。
　　对于一个集体而言，一成不变的工作态度将会使得整个团队陷入一团死气，因此要学会务实创新。面对领导的需求，面对群众的需求，面对社会的需求，要务实创新。办公室管理艺术的核心，就是创新，这不仅是办公室板块的核心，而是我们这一世纪的永恒主题。不断地创新、不断地超越才能做到生生不息。
　　四、优质服务品位为先
　　优质服务是一种以品味为中心的服务，需要走心、需要用心，而不是天马行空不过脑的服务。小到买票写报告，大到接待领导完成一个会议，再大到组织一次重要的面向群众的大型活动，办公室需要把过程和結果量化，在各个部门之中要做一个完美的协调。首先要做好外部的协调，才能将内部的工作做好。一个有品位的服务，需要有一种超然的境界，一种放低功名放低贪欲的境界。虽然作为一个人不可能做到无我的境界，但要尽自己的可能替服务对象做到最好的服务。
　　总体而言，办公室管理在当今社会是一种不可或缺的艺术形式，作为各项活动运营的中枢系统，办公室越来越成为企业公司发展的推动剂。办公室管理科学化，会促使整个企业提高办事效率。故实现办公室管理科学化，刻不容缓。