浅谈行政管理工作中办公室的沟通协调作用

　　摘 要：在企业的工作体系中行政管理是非常重要的内容，有着综合性、系统性、复杂性的特点，不但有政务方面的内容，还包含管理方面的工作。办公室的沟通协调是促进行政管理工作效率提升的重要条件。不断加强办公室协调沟通工作是企业各个部门都要面对的工作任务。本文主要讨论了行政管理工作中办公室的沟通协调作用，仅供相关人士参考。
　　关键词：行政管理;办公室;沟通协调
　　在办公室工作中，协调沟通有着很重要的作用。在协调和沟通的作用之下，可以促进企业各个部门之间的配合，加强部门间的紧密联系。促进了信息在各个部门间的流通和传输。与此同时，加强了管理人员和职工之间的联系。因此，企业要重视办公室沟通协调工作。
　　1企业办公室管理的重要性和必要性
　　1.1有利于简化企业办公室的工作流程
　　根据我国的具体国情和有关政策法规实施，企业的发展规模处于不断扩大的趋势，这就使办公室管理工作的作用变得越来越重要。办公室管理工作涉及到的内容很多，例如企业发展战略、行政管理、企业文化建设等等。因此，企业的办公室工作量是非常大的，不但包括一些专门性的工作，还包括许多很繁琐的工作，如果遇到突发情况，就会增加办公室管理的难度。所以，在企业发展过程中办公室管理是非常重要的工作内容。在办公室工作中，会将一个工作任务划分成多项工作，同时依据工作人员的自身特点来分配工作任务。这种形势的任务分配和专人负责的工作模式很大程度上降低了日常办公室管理工作比较混乱的局面，同时对工作流程也起到简化的作用，一定程度上提高了办公室工作效率。
　　1.2决策的依据形成
　　在企业的办公室工作中，日常处理的事项是比较多的，这就要求工作人员掌握大量的公司信息，例如公司运营情况，从而可以充分的为领导人员提供需要的数据信息，对企业的正常运营有着很重要的意义。办公室管理工作通常运用的是分层管理的方式。在对整体工作进行处理的时候有着全面性和针对性的特点。方便工作人员更好的获得相关信息。与此同时，可以辅助决策者的制定解决方案和企业运营建议，为企业的健康发展奠定了良好的基础。
　　1.3有利于提升办公室整体工作效率
　　在企业办公室工作中，管理工作的内容比较复杂，工作量大很容易导致工作中存在漏洞和问题，这就要求管理人员对整体工作进行合理化的分配，同时办公室工作人员要熟悉自身的工作责任和工作任务。制定出相关的办公流程和规章制度，企业办公室管理人员和工作人员在这种氛围下工作就会有效的提升工作效率和工作能力。
　　2沟通协调工作的职能
　　2.1上下级之间协调
　　首先，在领导直接有着润滑的效果。不同部门的管理人员具有的权利和职责范围存在很大的差异，在日常工作中会有不同的意见。在这种情况下，办公室工作人员需要协调各部门领导，防止出现不必要的误会。其次，管理人员和员工间的粘合剂。在管理人员和普通员工之间，办公室要重视维护两者直接的关系。充分的将上级领导的意思传达下去，在面对政务工作的时候，要采用平稳的心态去工作，注重听取别人的意见，充分将创新理念深入到日常工作中，充分发挥出办公室的纽带作用。
　　2.2平行关系协调
　　首先，企业各个部门要建立比较和谐的关系。办公室工作人员要充分了解各个部门的工作性质。通过科学的方法来维护各部门之间的关系。使每个员工都能和谐相处。只有这样才能充分体现出各个部门直接的协調作用。实现企业发展战略目标。其次，可以有效促进员工直接的交流和沟通。在日常工作过程中，不同部门员工会存在思想认识方面的差异，一些部门会只重视本部门的工作，忽视了其他部门的需求，从而使部门之间产生一定的隔阂。对于这些问题，办公室要根据全局出发综合进行分析，通过不同的角度和方式来协调各部门员工直接的关系，充分体现出公平的原则。从而确保企业员工之间可以和谐相处。
　　2.3下级关系协调
　　根据下级关系分析，主要是通过深入到基层的协调方式，为员工提供更好的服务。首先，建立互相信任的关系。信任可以促进人和人之间的关系更加紧密。使企业员工都参加其中。其次，建立真诚的关系。办公室工作人员要真正的进入到员工内部，充分和员工建立起和谐的关系，从而为员工营造出良好的工作环境。最后，体现出带头作用。办公室人员在具体工作中要为员工提供一定的指导。当管理人员进入到员工中去，可以和员工一同完成工作任务，很大程度上提供了员工的认同感，同时可以激发员工的工作热情。
　　2.4主次工作协调
　　在办公室日常工作中，无法保障每一项工作都做到完美。这就要求工作人员进行有效的协调，将不同的工作任务根据紧急情况来进行划分，要将办公室工作的重点放在领导比较关注的问题，以及员工关心的问题、日常工作难点上。在具体工作中，要充分分析和正确的理解领导表达出来的意思。同时要根据领导的需求来科学安排工作事务，使领导可以将自身精力都集中在企业重大决策方面。
　　3沟通协调工作的技巧
　　3.1对他人给予尊重
　　尊重是一种传统的品德。企业办公室工作方式主要在和其他人进行交流和沟通。尊重有着双重性，在你尊重别人的同时也会得到别人的尊重，因此，为了使他人明确你的想法，根据你的想法去完成工程，就要根据对方的意愿，通过平等的方式去和他们沟通。
　　3.2适当投入感情
　　适当投入感情主要是在工作以外的时间，通过适当投入感情可言增加彼此之间的关系，使他人感受更多的关爱。在投入感情的过程中要坚持诚信的原则。
　　3.3保持微笑
　　微笑和地位、权利以及金钱没有直接的关系，它是一种积极的态度，是人与人直接交流的工具。在日常人际交往过程中，微笑有着很大的作用，可以代替任何语言形式。通过微笑可以使对方感到温暖，使自己和他们都增加了信心，同时也增进了双方的关系。
　　3.4掌握沟通的技巧
　　在和他们沟通和交流的时候，要重视使用的语气、语调和具体说话的内容要恰当。运用适当的交流语言可以将自己的想法全面的表达出来。与此同时，在听取他人的表述过程中，不只是了解表层的意思，更要深入理解包含的其他内容，进而可以正确的做出应答。当双方表述不清晰的情况下，就无法达到意见一致的现象，这个时候可以停止沟通，给对方一定的时间，去调整自身的情绪。
　　4目前企业办公室管理存在的问题
　　4.1在工作安排上无规律，具有比较明显的工作积压现象
　　协调和助手的作用是办公室工作人员的主要工作职能。针对于企业来说，办公室人员要调节和处理的工作内容比较多，在办公室人员接到工作任务的时候，通常不会在当天完成这些工作内容，导致很多资料积压在办公室。办公室人员处理日常的工作事务和文件处理任务外，同时会被安排临时的公务接待、会议组织协调、起草文稿等工作，导致他们的工作量大幅度增多。同时，当前企业办公室管理人员并没有合理的安排工作任务，同样导致工作积压，严重阻碍了办公室管理工作的开展。
　　4.2企业办公室员工薪资待遇较低
　　企业办公室工作内容比较多，涉及到很多方面，可是由于办公室各个方面的工作人员很缺乏，很多工作人员在完成日常工作之外，还会被安排其他的工作任务。从而使办公室人员单独面对一些比较复杂的工作，在办公室工作完成效率方面工作人员的工作态度起着很重要的作用。因此，企业在招聘办公室工作人员的时候要求工作效率高和学历高，同时还具备一定的管理能力和协调能力、执行力度等。这些工作人员具备多方面的素质，根据常规来说这些人员的薪酬水平应该是比较高的，可是实际情况却恰恰相反。
　　4.3办公室在企业中具有较低的地位
　　在企业发展过程中办公室工作贯穿了整个发展历程，对企业发展起着很重要的辅助和协调作用。可是，办公室人员并没真正的实权。在企业的高层管理人员下达一些决策之后，需要办公室工作人员着手进行准备，根据企业内部构成和决策落实的程度分析，企业办公室处于很重要的位置。可是由于自身的地位很低，并不利于各项工作的开展。
　　4.4企业办公室办事效率处于被动地位
　　根据企业办公室的具体情况分析，工作人员的数量比较少，工作量很大，并且在监督和话语权方面的地位比较低，使企业办公室工作任务在协调和处理方面的力度不到位。导致办公室工作效率低下，对企业决策和各项工作实施产生一定的阻碍，严重影响到企业的发展。
　　5提升企业办公室管理的途径和措施
　　5.1企业办公室的工作理念内容要不断改良
　　企业通过改革和促进办公室工作，要从转变工作理念出发，重新界定企业办公室的权利和具体职能。具体从以下内容入手：第一，办公室工作人员要根据自身的具体情况，充分意识到自身工作的重要意义，同时要认识到办公室工作在企业日常运营过程中的决定性地位。在进行调节工作的时候，可以积极主动的发现问题和合理的解决问题。第二，从基层入手，办公室工作人员要充分了解企业的运营状态，企业员工的想法，只有这样才能促进工作效率的提升，激发出办公室工作人员自身的潜力。
　　5.2办公室业务的结构性要进一步强化，责任制要贯彻落实其中
　　随着企业的不断发展，办公室的工作量会逐渐增多，通过不断提升办公室工作人员的工作效率，确保各项工作的有效进行和完成，这个时候就要求其他内部进行合理调节，从而对工作效率起到一定的干预效果。如，合理划分办公室业务，同时要安排专人负责。在选择专门管理人员的过程中，要根据他们熟悉的专业，分配对应的工作任务，确保管理人员充分发挥出自身的价值。例如，在对会议进行准备、记录和整理有关文件的时候，要有专人来负责这些工作。这样可以大大的节省工作时间，有效提升工作效率。所以，企业管理人员要重视办公室业务的结构化。同时要严格落实工作责任制度。
　　5.3提高协调能力
　　在办公室日常工作中要重视协调方面的工作，不但提高工作人员的协调能力，将协调能力作为办公室管理能力的衡量标准。只有这样才能处理好各类工作任务。进而促进办公室工作效率的提升。办公室工作人员要全面考虑问题，在复杂的环境和繁重的工作中要善于掌握工作重心，具備一定的前瞻性和战略性、全局性眼光，同时要及时的反馈和讨论、解决工作中遇到的问题。
　　5.4办公室实际工作内容要进一步细化
　　办公室的工作效率直接影响到企业的进步和发展。办公室工作人员的工作效率和整体形象，关系协调工作内部关系和对外辅助性工作的效果。所以，企业办公室管理人员要将工作任务进行细致划分，制定出统一的工作标准。办公室工作人员要明确日常工作内容对应的方向、行为标准。同时，企业要将各项监督管理制度实施到位，如果出现执行人员在内容和行为尺度方面的缺陷，要及时发现问题并且合理的处理问题。从而有效提升办公室管理的职能。
　　5.5提升办公室工作人员的综合素质
　　企业办公室工作人员的综合素质直接关系到企业办公室的工作风格和工作质量。可是工作人员素质只是员工自身的属性。作为企业，为了提升办公室工作人员的综合素质和工作能力，需要加强对优秀人才的聘用，同时要重视对员工的专业培训。通过招聘新员工可以防止一些素质比较低或者工作能力不够的人员进到企业内部，运用培训的方式可以有效地提高办公室工作人员的整体素质，使他们充分掌握工作技巧和工作技能，促进企业办公室工作效率的提升。所以，为了提高办公室管理工作的效率，需要不断提高办公室工作人员的综合素质水平。
　　5.6加强信息网络安全管理
　　在办公室工作中运用办公自动化为各项工作提供了很大的便利。同时会存在一定的信息丢失和信息泄露的风险。所以，企业办公室管理人员要安排专业人员对网络系统的软件、硬件、基础设备等方面进行日常的维护和安全管理工作。除此之外，办公室工作人员要充分运用信息安全防护技术，加强信息安全管理级别，从而提升企业信息的安全，同时工作人员要担负起信息安全管理的职责。
　　6结束语
　　总而言之，虽然办公室工作人员没有任何的权限，可是在企业的行政管理工作占据非常重要的地位。随着新时代的不断进步，行政管理中办公室沟通协调工作要充分发出应用的效果。所以，办公室管理人员在充分了解办公室沟通协调工作的作用。通过科学的工作方式来进行办公室沟通协调工作。本文主要探讨了行政管理中办公室的沟通协调作用。希望可以为企业行政管理工作的发展提供一定的帮助。
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