向上管理的五个原则

　　文/Joe 丨 专案管理生活思维（微信号：projectup）
　　周六上课有朋友提到，向上管理是一件很难的事情。 刚好最近我在写这篇，就赶快趁着周日写完并分享出来。
　　这里我将提供大家五个原则。 若你能把这些原则放在心里，应该将能大幅提升你与主管的关系。 更好的事情在于，这些原则其实不难。 大部分人不执行往往只是因为他们没认真想过这几个要点罢了。 所以算是一个非常80/20的管理概念 – 花些小力气，却能得到不错的效用！
　　原则一 了解老板的目标
　　每个人都有工作上的目标。 你有被赋予的目标要达到，但你的主管其实也有。 就算你的主管是公司经营者，他也会在意获利、营收、客户关系等事项。 此外，他也会被政府法规、合约、或是股东监管等事项压着走。 至于你的主管如果是公司的中高阶主管，他则可能在意业绩、KPI、或是更高层老板的观感。
　　所以，我们平常工作时，不能只埋头于看着自己被交付的事项。 还要跳高一层，想想这件事情跟你主管的目标关联性如何。 如果跟他某个目标关联性极高，万一你时间很忙要做工作排序时，那你马上就知道哪些工作千万不能Delay，那些则稍微晚个一两天恐怕也没人会来骂你。
　　再来，当专案有必须取舍时，你可以根据他的目标来决定如何取舍。 像老板若很在意上市时间，你就不用笨到去跟他协商是否专案能延后一个月这种事；但若你提议的是加人或是外包，就比较有讨论的空间。 这可避免激怒老板，甚至让他觉得你很白目。
　　所以呢，在面对一个问题时，你除了考虑自己被指派的目标外，还要考虑他要甚么、他会在意甚么、他会害怕甚么。 你的专案能否达成对他有多少影响？ 如果你的工作成果跟他的目标有很直接的连动，你就比较能跟他同一战线的讨论、并较容易得到援助。 但如果你的目标未必能帮到他时，你要就是得重新思考与调整策略，不然就是只能尽量靠自己啦！ 这也是「利害关系人」管理中，我们会时常强调的重点！
　　原则二 了解你老板的沟通模式
　　每个人都有自己沟通的习惯，每个人也有自己擅长的资讯取得方式。 好的管理者，尤其要向上管理时，必须要搞清楚你的主管擅长的「资讯接受方式」。 这能让你提出的东西，更容易的被他理解。 他能理解，自然也就容易获取他的看法与意见，并进而得到他的认同。
　　比方说，有人喜欢纸本的方式沟通：报告、Email、或是其他书面资料。 有人则喜欢透过耳朵来取得资讯，比方说开会、面对面沟通等。 这些是我们跟随一个主管时，要尽快摸索出来的。 你用了他不习惯的方法，有时候就是让问题pending在那边，而迟迟没有办法解决。
　　这其实是有心理学上的论证基础的。 因为每个人性格与成长环境不同，所以培养出跟世界接触的核心技能会不同。 有些人会偏向仰赖视觉取得资讯并思考(在思考时把资讯转回成视觉讯息)、有人仰赖听觉思考、也有人依赖触觉与感官。
　　这造成同样是文字、图型资讯、话语、或是数字资讯，每个人能接受的程度都有落差。 你不用那方法沟通，他可能根本听不懂。
　　像我自己而言，我对于文字的接受度高于听觉，所以我尽量不用电话。 以电话讨论严肃的议题超过五分钟，我其实会恍神、也会不耐。 这也造成我一直以来很少使用电话，每月手机帐单大概都不会超过NT$300元(笑)。 所以打电话来跟我报告事情的人，虽然在问题解决上我未必会刻意不公正，但最少心情上会稍微扣分。 这扣分当然很冤枉，因为对方根本没做错甚么事情。 但既然我们是人，就真的很难避免这类人性的偏误出现在日常生活中。
　　而我已经是很理性的人了，都很难避免这类问题，其他更情绪化的人可能更会如此。 所以，在报告与讨论议题时，最好优先想想对方偏好的沟通模式。 毕竟沟通就是希望长官能完全接收到我们想发送的讯息。 那最好的方法，就是了解主管的性格，并让他们「最轻松」的取得我们想报告的讯息。
　　原则三 了解老板的作息
　　另一个也跟人性有关的议题，在于考量你老板因为作息时间所产生的情绪偏误。 前段提到，凡是人就有喜怒哀乐，也可能因为情绪而做出不理性的决策。 既然如此，趋吉避凶的方式，就是尽量避免在一些「可能会提高否决率」的时间找主管谈事情甚至提案。
　　比方说，以我的经验显示，有人在午休后脾气明显不太好。 那在谈一些会让情绪更差的事情时，我就尽量避开这段时间。 其他如周一、周五、下班前、加班时间段，有些人情绪或体力也会较差。 但反过来，也有些主管喜欢你在特定时间段跟他讨论议题，比方说有些主管偏好半夜大家才透过Email沟通 (尤其顺便CC给大老板)，那最好也加以配合。 毕竟，这都是一种让事情顺利的方法。
　　另外，我自己在第一份工作时就学到一个重要的技巧，就是尽量跟你老板的秘书打好关系。 一来你可以听到一些小道消息，比方说他跟老婆吵架了、小孩生病了、小孩最近要考联考。 这对于「趋吉避凶」绝对是很有益的。 二来，你在进入老板房间前，可以多取得一些资讯。 像我第一份工作的老板，习惯要大家先缴书面报告，他觉得有必要才会招唤你。 我在进入他的办公室前，会先跟他的秘书聊两句：「老板心情如何？ 老板对报告有说甚么吗？」 虽然大部分时间秘书可能不知道，但少部分时间秘书会听到一些老板的自言自语，这时候就会很有帮助。 就算早两分钟知道老板暴怒，也好过当场被问得目瞪口呆。
　　尤其主动去找老板谈问题时，如专案状况、甚至是要求加薪，老板情绪的拿捏就更显得重要。 谈重要议题时，请一定要找段主管情绪平稳、且有充分时间的时段。 不要他明明马上赶着要去接小孩了，你却跑去拉着他谈你觉得的组织问题。 这样通常很难得到你要的诉求，反而很可能一下就被赶出来。
　　原则四 了解老板的管理风格
　　不同的管理风格，会影响到人对于资讯接收的态度与判定结果。
　　有些人是细节管理，非要常态性的知道细节才行。 也有老板是抓大放小的性格，你写洋洋洒洒的报告，反而让他不知道该注意哪里。
　　重点就是：不要用你的认知来决定反应事情的「时机」、「多寡」、以及「决策权限」。 这部分非常难一概而论，也很难一体适用。 有人可能觉得既然老板把工作交代给我，那我交期最后一天报告就好。 中间有甚么问题我闷着头自己解决就好，毕竟那是我的责任啊~。
　　但这对某些老板而言是大忌。 他可能希望你大事小事充分回报，甚至有些老板还希望你每天下班前要写日报。 这时候，闷不作声你觉得叫做有担当；但他可能觉得是欺瞒。 但相反的，也有老板觉得既然交付给你，你就尽量别来烦我；该解决你就自己拿主意就好，别把问题弄来他身上就好。
　　这种潜规则通常不可能白纸黑字的写在哪里。 但为了存活，你得想办法了解，不然就常常会死得不明不白。 老板觉得该让他知道的你没说，不需要知道的你讲一堆。 那就是所谓力气用错地方了。
　　那这该怎么琢磨呢？ 我会建议，你到一个新地方、面对一个新主管，先走最高规格。 先假设他甚么都需要掌握，尽量立刻让他知道所有重要的事情。 如果他是「真的」愿意授权，那几次之后你会慢慢知道，那就可以减少或拉长资讯提供。 千万不要立刻假设「我有权限」而觉得事情不用揭露，这常常就是信任丧失的起点了！
　　原则五 了解你的角色定位
　　这原则乍看有点玄。 但请记得，无论你的职称是甚么，都不一定表示你真的在扮演那个角色。 有时候，任何职位都免不了要做一些不在Job Description上的事情。 甚至运气不好时，超过90%的时间在做著名实不符的事情都有可能(如我之前写过一篇五种心酸的PM工作) 。
　　虽然这状况看似奇怪、不太对劲，但不表示你需要批评与冲撞。 有些人充满正义感，觉得不对的事情就想挺身而出加以导正。 但我要提醒的是，老板通常不会喜欢你公开批评几样事情：管理风格、决策、组织、还有他所主导的方向等议题。
　　我还要强调一点。 虽然大家都看过很多描写猪头老板的故事，但放胆批评之前，别忘了想想，大部分主管之所以能做到一个位置，未必是因为皇亲国戚或是待得够久，多少会有他过人之处。 世界上的猪头其实没有真的这么多，在能全盘了解状况前，最好少开口，多做事。
　　等换到那位置时，你搞不好会发现环境逼着你也做着一样的事情。 换言之，很多时候其实你的主管也知道某些事情不太对、或是不合理，只是他也面对更高层老板的压力。 这些事情他未必有能力解决，批评反而只是让你成为被遣怒的对象罢了。
　　喔，那如果工作内容真的跟Job Description差太远了，远到你完全不能接受时怎么办？ 这种我觉得反而简单，就直接换个你可以接受的地方就好。 但请有心理准备，换去别的地方也未必就没有这类鸟事，通常只是多与少的问题。
　　所以若想留不想走，就该好好认知角色定位这四个字。 我的定义是：不管我们的职称是甚么、Job Description是甚么，我们其实真正在老板心里的定位等于「能解决问题的人」。 如果我们不能在他的立场上，帮忙他解决问题，那不管你自认为有甚么能力，其实都不算数、也不重要。 能解决他的疑难杂症，Title也好、薪水也好、权限也好、反而都好商量。 这不管大公司、小公司其实都很类似。 所以，要多思考如何让自己成为解决问题的人，而不要拘泥于自己表面的职称与职责。 这样才能开拓出一条更顺畅的职场之路！
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