企业资源计划系统在印刷企业管理中的应用二

　　新的ERP系统经过半年的上线运行，高教社（天津）印务有限公司实现了从业务、采购、生产、成本、库存、物流、财务、人力资源等环节的规范管理和内部数据共享，降低了管理成本，为公司的信息化精确管理奠定了基础。
　　直接效益的提升
　　1. 原辅材料库存明显降低。公司使用ERP系统后，能够实时动态地反映原辅材料库存情况，库管员根据进货时间执行＂先进先出＂的库存管理原则，加强原辅材料采购的计划管理，在保证公司生产顺利运行的前提下，尽量降低原辅材料的库存消耗和积压，提高了库存周转率，从而减少了公司原辅材料的资金占用。2013年，原辅材料库存总量比上年同期下降了10%。
　　2. 印刷为装订产量的提高提供了充分的时间保证，减少了延期交书的现象。以前由于印刷不能有效地控制生产过程，对于印刷各工序出现的问题不能尽早发现和防范；生产管理缺乏前瞻性和有效的预警机制，无法控制由于人工失误、生产数据精度、计划不合理等因素对生产运行造成的影响。因此，原本计划安排给装订的活件不得不因为印刷耽误了周期而随之减量。现在，快速可视的印刷精细化排产及生产全程跟踪，有效的生产预警和实时监控，确保了装订生产计划的平稳实现，成品书的准交率也比前期提高了5个百分点。
　　3. 部门职责明确化，相互推诿的现象逐渐减少。由于ERP系统不仅要求部门各司其职，而且要求部门相互配合，因此ERP系统的实施改善了部门的沟通，消除了管理的＂死角＂。过去生产部和车间对生产工期共同负责，现在生产工期则由生产部调度管理员负责，车间主任只是负责生产工期的协调、保障工作，按照公司年初制定的车间生产经营目标，想办法实现生产效率的最大化。虽然职责有所侧重，但是目标却是一致的。
　　4. 管理的力度和深度得到加强，压缩了＂管理层次＂，实现了＂扁平化＂管理。过去印刷生产实行两级调度管理，工期常常打折扣，车间生产主管即使能够按照工期完成任务，也不愿明确的承诺保证；现在印刷生产实行＂一站式＂调度管理，取消了车间生产主管的岗位，减少了生产管理的环节。＂一站式＂生产调度管理员所处的位置，使得他在处理具体生产事务时站得较高、视野宽广、信息快捷、责任明确，做好工作那自然是水到渠成的事了。
　　5. 车间机台实行全员自主报工制度。自动计件工资管理模块的应用，使繁锁、易出错的计件工资计算，通过ERP系统快速高效地完成，节省了时间和精力，降低了成本。同时，各部门、各岗位的职责更加清晰，彻底解决了原有的扯皮、推诿的现象，公司还裁减了车间统计员的岗位。
　　6. 实现了业务计价单的自动生成，加快了资金回笼。计价在印刷企业的业务管理中是一项既重要又繁琐、还要专心细致的工作。高教社是公司最大的客户，要求计价单送审的时间非常短。高教社印务部《印装工价计价单流转规范》第二条规定：＂印制员开出印单5个工作日内，完成印装供应商提供的计价单初审，转送计价单至工价核算员审核，计算日期的起始点以印单日期为准＂；＂印制员确保当月15日前，要求入库品种的计价单在12日前转交工价核算员进行审核＂。从以上规定中可以看出，高教社印务部突出了一个＂快＂字。为了适应出版社的工作节奏，应用ERP系统，可使信息一次录入多次使用，减轻了计价人员的重复劳动，大大加快了资金回笼。
　　间接效益的提升
　　直接效益是公司信息化建设追求的重要目标，但是，也不能忽视给公司带来的另外一种间接效益或者叫隐性效益，它不像直接效益表现得那么直白和量化，但它会给公司带来间接的、潜移默化的影响。
　　1. 建立了有效的生产经营管理体系。虽然在实施ERP系统的过程中遇到了一些阻力，员工的思想观念和工作习惯难以改变，表现为管理人员对老系统的眷恋与不舍，对新系统的不适与排斥；操作人员对全员报工的不愿接受和无所适从。但在公司决策层的重视和全体员工的共同努力下，经过短暂的阵痛，迎来了全新的变革。公司改变了过去相对粗放的管理制度制约生产经营活动的效率和效能的现状，改变了缺乏信息集成手段、难以保持数据的一致性和完整性的现状，改变了决策层缺少及时、准确和全面的信息支持的现状。
　　2. 提高了决策的准确性和指导性。ERP系统汇集着公司产、供、销等各个环节的大量数据，通过数据分析模块进行各种分析，如业务员承揽产量产值汇总查询及各种图表分析等。数据分析得出的结论可以帮助公司进行市场预测、优化经营管理流程、提高管理水平，从而更有效地调配公司资源来提高生产效率、降低成本。
　　3. 为公司培养了复合型人才。随着ERP系统的应用，复合型管理人才的作用显得更加重要。公司充分利用研发的过程，加强对员工的培训。通过培训，发掘现有员工的潜能，实现观念的转变，弥补计算机知识的不足，造就了一批既懂业务又会经营管理，还会计算机的复合型人才，同时增加了公司中、高层管理人员的储备。
　　4. 能持续改进公司的生产管理流程。事实上，ERP系统的实施通常伴随着公司生产管理流程的重组。就拿公司的物流工作来说，因为物业管理部以前管理着两辆运输车辆，所以物流管理工作就一直由他们负责。后来车辆报废，公司将物流工作社会化，物业管理部继续负责物流管理工作就失去了作用。在研发过程梳理管理流程时，将物流管理工作改由生产部负责。通过对物流公司的招标管理，内控印装车间，外联出版社，保证了书刊的及时准确入库，收到了比以前更好的效果。既缩短了物流工作的管理流程，又减少了人员、增加了效益。
　　公司从2008年开始使用德国 CTcP计算机直接制版技术，发展到2013年已占制版总量35%，致使原有的软片拼版出现人员过剩的现象。随着制版数字化发展的加快，公司计划用2～3年时间，使数字制版达到90%。针对数字化制版和人员过剩的现状，公司积极主动推行拼晒版一体化和改白夜班为早中班的举措，采用适合ERP系统运行的生产流程，使ERP系统与日常的生产紧密融合、持续改进，ERP系统就可以发挥作用，公司就可以进入良性发展的轨道。
　　5. 加强了公司与客户的往来账管理。高教印务公司财务管理实行母子公司的双重管理，公司财务虽然与高等教育出版社的NC财务系统联网管理，但同时也利用公司ERP系统，通过账款结算整合公司的资金管理，保证账款结算与资金变动的完全一致，保证公司与客户往来财务记录的完整性、准确性，加强了应收款的管理，使公司的财务信用受到了客户的好评。
　　综上所述，高教印务公司的ERP系统，通过规范流程改变了公司管理中的许多积弊，提升了公司的核心竞争力，为公司进行全面的信息管理提供了一个平台。经过一段时间的运行，情况良好，为公司的管理带来了新模式，并取得了一定的经济效益和社会效益。笔者清醒地认识到，ERP系统在高教印务公司的成功应用，仅仅是公司信息化建设的一个良好开端，今后要从管理上注重ERP系统的日常运行与维护，使之不断持续地改进与完善。