企业采购与付款内部控制探析
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【摘 要】采购是企业经营活动中第一个环节。企业在采购付款中应以《企业内部控制应用指引第7号—采购业务》的规定，整理采购流程，明确采购业务的关键风险点，及对货款支付做出针对性的控制方法，统筹安排采购计划，明确采购申请部门，审批权限，购买、验收、付款等流程加强内部控制，合理保证企业目标实现。
【关键词】采购与付款；内部控制；探析
一、企业采购与付款相关内部控制理论制述
（一）采购业务概述
采购与付款业务是企业经营活动的首要环节，它与销售预案密切相关，企业业务发生频繁工作量加大，运行环节多，直接形成货币资金的支出，在货币资金支付管理这个环节如果管理不严谨是很容易产生漏洞。像对于我们这类商业企业，采购是销售的准备阶段，为了让企来在销售过程中实现目标利润，务必在价格上，质量上，特别是在款式上选择最适合的商品。制定采购业务的内部控制制度，就是根据企业的经营特点，对采购业务的工作特性，制定出规范整个业务流程和特别需引起注意共知点的规定、方法，并使流程与规定落实到位，严格监督执行。
（二）企业内部控制概述
企业内部控制是以专业的管理制度为基础。以有效监管和防范风险作为目标，通过全方位建立过程描述关键控制点、控制体系、以流程形式直观的表达生产经营过程形成得管理规范。企业内部控制是随着外部竞争加剧和企业内部经营管理过程中的需求而不断发展和完善，它是社会经济发展的所必然的产物，随着社会的不断发展及经济的不断强化，使得我国的企业更迫切的需要建立企业内部控制制度。财政部、银监会、证监会、保监会、审计署五部门于2008年6月联合发布了我国第一部《企业内部控制基本规范》，使得企来可以有依据来执行内部控制。
（三）企业采购控制的目标
（1）采购要与企业的生产、销售业务的要求保持一致。
（2）以最优惠的价格采购到品质最优的商品。
（3）防上采购环节中侵吞企业利益等不法行为的发生。
（4）保证采购业务在内、外部各环节运行通畅和高效率。
（5）以最有利于公司但不影响公司信誉的付款方式支付采购款。
（6）及时、提供采购的会计信息及核算。
（四）企业采购内部控制应遵循的原则
（1）岗位责任原则。采购业务内部控制的设立是与企业的管理模式紧密联系。企业按照管理模式设立工作岗位，并赋予其责任，权利，规定相应的操作过程和处理流程。在设置岗位时必面考虑到授权岗位和执行岗位的分离，执行岗位和审核岗位的分离，保管岗位和记账岗位的分离等，通过不相容职务分离，起到制衡作用，各部门之间相互审查核对，避免一个人管理采购业务的各个环节。
（2）成本效益原则。企业关心的是价值最大化，如果单纯从内部控制角度来考虑，参与内控人员越多和环节越多，控制越效果就越好，但是控制活动造成的成本就越高，因此在制定采购业务控制时，一定要考虑成本与效益。要根据企业自身经营的实际情况，权衡实施成本与预期收益。力争企业价值最大化。
（3）相互制衡性原则。一项完整的采购业务，如果是通过两个以上相互制约环节对其进行监督和核查，其发生的漏洞可能性就会很小。就具体内部控制措施来说，相互制衡必须考虑横向和纵向控制两个方面的制约关系。从横向关系来说，完成某项采购工作需要两个或两个以上部门相互协作，相互监督。从纵向关系来讲，完成某个采购工作需要通过互不相关的两个以上的岗位和环节，以使下级受上级监督，上级同时也受下级监督。
二、采购与付款环节关键风险点
随着我国经济的不断发展，社场业务的不断开拓，有些企业因企业法律法规意识淡薄、信息不畅、管理不严谨，不注重企业文化建设，奖励和惩罚都没有设立相关制度，管理的理念不先进，没有合格的管理人才；财务不透明，会计发生严重失真，因此我国采购和付款内部控制的风险点就会暴露，阻碍了企业的发展。其风险点为：
（一）岗位分工不明确。请购与审批，询价与确定供应商，采购合同的訂立与审批、采购与验收、付款审批与执行等业务都是由同一部门或一个领导同时管理采购部与财务部。也有企业虽然有分工但是执行力很差。
（二）采购支出不真实。采购人员与供货商私下协商以高价支付，私吞回扣，或者以价高质次的方式采购商品套取公司利益。采购人员与部门领导相互勾结私设皮包公司，指定皮包公司的成为公司长期供货商，然后又以皮包公司的名义与真实的供货商确定采购业务这里尽量压低价格与自已的采购方公司尽量提高价格谋大量私利。
（三）合同条款不明确。有些采购合同条款只标明所订购的产品，单价，金额，不标明产品的规格、型号或标出的型号、规格不详细，有些采购合同仅标明供货商，也不标明产品的生产厂家。有部份采购人员会利用这一漏洞，会用高价来购买低次品，低等级的产品。
（四）授权制度不完善。交易授权是指任何业务的进行都要需要由负责人在规定的权力和责职范围内授权，特别是在采购环节很容易出现越权审批的情况，重要性较强的物资采购也不进行集体决策和审批，不进行规范招标和投标行为，也不进行其他的公开的采购方式，更有甚者没有经授权的人员、部门批准也办理采购与付款业务。
（五）招标行为不规范。采用招标方式采购的价格比非招标方式采购的价格还要高。限制有竞争能力的供应商参加投标、负责招标的工作人员与供应商勾结、或者评标人员在决策、监督上都没有进行实质性的发挥自已应有的责任。
三、采购与付款控制措施
笔者所在企业属于珠宝、钻石（除裸钻）、金、银制品、鉓品及金属制品、工艺品的批发零售企业。大量的销售也就需要大批量商品的采购。商品采购是提升企业经营业绩的前提条件，没有采购销售就不能进行。企业的采购不仅是采购数量，还要保证商品质量，采购市场范围宽，而且对采购活动要求特别严格。他要对全企业的销售需求品种、需求量、商品流转时间进行深入的研究，要对国内国外众多的供应厂商进行分析研究，还要对采购过程中各个环节进行解剖分析，才能完成好采购任务、保证企业经营所需的各种商品的适时适量供应。在采购的同时会涉及到付款的重要环节，需要询价人与采购人分别按两个岗位进行，做到相互制衡性原则，确保在供应商选择，商品质量和价格是最合理的。
（一）岗位分工要明确。企业应当建立询价与采购分开的责职，明确相关部门与岗位的职责、权限。在审核采购业务时按采购目标的重要性，按金额大小，按管理层分级设立，各管理者在各自的授权范围行使职责和承担责任，岗位执行者在各自岗位履行职责，相互分离又相互牵制。
（二）严格控制采购付款支出的真实性。为了达到控制采购付款的真实性的目标，仓库验收人员必须独立于采购部门、财务部的人员来担任，由该验收人员根据对方单位的送货单和合同规定的规格、数量、型号、质量，等技术资料来验收收到的货物。 验收人员经过严格核查确认无误后验收入库存，填制入库单并签字。如碰上需要专业人士来签定试行的货物，在没有进过专业人士签定试行签字确认的，不允许进行验收入库。对采购业务的各种凭证进行严格的审核，是保证业务的合法性，真实性、内部控制制度的严谨性的重要流程。财务部门在支付采购款之前应对审请付款单的附件：采购合同，送货单及验收签字后的入库单等都要进行认真审核，确认该业务的真实性后按付款流程进行支付采购款。
（三）合同条款必须明确。在订立采购合同时应当写明所要订购的商品、单价和金额、型号、规格、供应商。对于相关条款不明确的，或者不详细的，应要求合同签订者重新签订补充合同或者重签主要合同，防止出现价高质次，或者低质量的商品。涉及到各种采购折扣和折让的，必须在合同上注明，以示真实，必要时有相关部门陪同询价者实地约谈，防止公司利益为私人占有。
（四）建立完善的授权制度。由董事会或类似决策机构来决定采购与付款审批人、审批范围和审批权限，决定采购与付款审批人不在时委托代理人的权限。超越审批权限应做无效处理，相关岗位人员向董事会或者相关权利人报告越权审批业务。采购合同的签订必须经过有关授权人员审批；重要和技术性较强的物资采购部门应该实行集体决策和审批，不可盲目采购、采购过量、采购不及时等行为。
（五）招标行为要规范。为了能以最低的价格获得同等质量的产品或者能最低的价格获得质量相对高的产品，企业可以采取招标的方式。但企业应当采用公平、公正的形式，不得限制有竞争力的供应商参加投标，杜绝陪标企业出现。这就需要高层管理人员落实好招标的各项工作，对于招标中的一些具体情况应当提交董事会，保证其合理性、合规性。同时股东应当下派人员进行监督职能。对于招标价格明显高于同行业同质量产品的价格。或者出现陪标形为的应对其招标相关人员进行处分，从而保证招标顺利进行。
四、采购与付款内部控制措施的改进建议
（一）企业应当建立科学的供应商评估和准入制度，确定合格供应商清单，与选定的供应商签订质量保证协议，建立供应商管理信息系统，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和综合评价，根据评价结果对供应商进行合选择和调整。
（二）企业应当加强商品采购供应过程的管理，做好采购业务各环节的记录，确保采购业务的可追溯性。及时跟踪合同履行情况，对有可能影响供货进度的异常情况，应出具书面报告及时提出解决方案。
（三）企业在付款时，应当重视采购付款的过程控制和跟踪管理，发现异常情况，应当拒绝付款，避免出现资金损失和信用受损，
（四）企业应当加强预付账款和定金的管理，涉及大额或长期的预付款项，应当定期进行跟踪核查，发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施。
（五）企业应当建立退货管理制度企业仓储部门在接到实物入库存后，如果发现货物的数量和质量及规格不符合采购合同条款的。通过采购部门及时与供货商联系。对于数量上的短缺，一般要求供货商补足，对于质量问题，按规定选择是退货还是折让，如给企业造成损失的需要供货商赔偿损失，如果选择退货，仓储部门与采购门应编制退货通知单，经主管人员审查后通知供货商将货物退回，同时将退货凭单，交到财务部门，用以减应付賬款。如果要求供货商折让的，采购部门应在进行协商决定合理的价格进行折让，并把相关凭证交至财务部门调整应付账款。
【参考文献】
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[5]李凤鸣.内部控制学[M].北京：北京大学出版社，2002.25-30