加快实现水文档案管理现代化的思考
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【摘要】水文档案作为水利工程的重要资料，关系到国民经济的稳定发展，实现其管理工作的现代化成为重中之重。本文先介绍了存在于水文档案管理中的漏洞，并有针对性地对云南省水文水资源局水文档案管理工作提供了改善建议。
【关键词】档案管理；存在问题；改善措施
水文档案是水利工程规划设计、运行调度、防汛抗旱、水资源开发利用、管理和保护以及其它与水相关联的国民经济建设的重要基础信息和决策依据。我局机关档案部门积极配合其他处室的工作，为各项水文业务的开展提供了大量信息服务。同时，我局机关档案部门负责全系统对外资料服务，主要对政府、水利、水电、交通、环保、航运、农、林、教育、地球物理研究等部门开展了水文档案咨询服务工作。对涉及国家机关决策、国防、公共安全、防灾减灾等公益事业需要使用水文资料服务的，进行了大量的无偿提供工作。上述服务为云南水资源的开发、利用、管理和保护，为水利工程的建设规划、设计、施工、管理、调度，为国民经济的总体部署、防汛减灾等宏观决策发挥了重要的作用，使水文档案的宝贵资源得到了有效的利用，取得了巨大的社会效益和一定的经济效益。
一、水文档案管理的作用
水文工作的开展，都是以了解与整理水文档案工作为主，只有熟悉当地水文信息，在其大量经验的参考与指导下，才能更好地完成水文工作。水文档案管理作为水文资料管理工作中至关重要的一环，其管理能力提升对抗洪减灾工作与水资源的管理等皆具有重大的影响。
只有完善水文档案管理工作，才能使档案信息更加真实可靠，对使用者更具有价值性，使信息检索更简单方便。由此看来，水文档案管理现代化是水文事业发展的必然趋势。
二、水文档案管理存在的问题
（一）认识不足，给予的关注太少。水文档案的工作人员业务学习不够深入，观念没能与时俱进，在档案存储设备智能化的当下，档案工作人员仍然以旧方式进行档案管理，不能去学习适应新的更加高效便捷的管理方式。由于认识的不足，档案工作人员对现代化的管理方式关注不够，投入档案管理的资源太少，使水文档案管理现代化停滞不前。
（二）水文档案管理设施不健全。单位对水文档案管理工作投入的资源有限，无法将水文档案管理设施全面更新，仍旧以维修过去的设备继续使用为主。管理人员没能对新设备新方法给予足够的重视，造成水文档案管理工作人员也不具备适应新设备的能力。
（三）档案管理人才稀缺，人员更替缓慢。档案管理部门仍然使用旧方式工作且效率低下，一部分原因是由于没有档案管理人才来研发档案信息管理系统。我国高校每年也能培养出大量的档案管理人才，但是由于档案管理工作的人员相对其他工作岗位流動性低，进入档案管理工作的专业人员较少。
（四）现代化的档案管理理论未能全面普及。档案管理部门工作人员仍进行的是资料的收集与整理、保护档案的工作，工作的重心放在资料的收集与保护上。而现代的档案管理工作应以提供高效的档案检索工具为主，方便使用者迅速得到想要的资料。由于工作重心的偏离，严重影响了档案管理部门的工作效率。
（五）水文档案检索系统不够完善。目前档案管理部门没有完善的档案检索系统，使用人员进行档案借阅须在人工服务的帮助下才能完成。由于档案管理人员无法将所有档案的相关信息整合起来，就导致无法给使用人员提供全面的档案资料。整个过程可能由于工作人员主观因素的影响，使档案的利用率较低。
三、水文档案管理现代化的改善建议
结合我单位水文档案管理的现状，通过分析存在于管理工作中的问题，根据国内外较为先进的档案管理经验，有针对性地对目前的水文档案管理提出几条改善建议，以期促进我单位档案管理现代化的进程，具体内容如下：
（一）关注新理念，改变认识。我单位档案管理部门的管理层需要随着社会的发展，将视野放在档案管理的新理念上，使档案管理工作更加智能高效，以满足水文工作对档案资料的巨大需求。管理人员应重视档案管理现代化工作，认识到管理现代化对国民经济的重大影响。抛掉过去陈旧的工作方式，学习与汲取档案管理的新理念。以新技术，高效率为目标，推动我单位档案管理现代化全面落实。
（二）完善档案管理设施。根据目前档案管理条件，设计出档案管理现代化的实施方案，按计划要求逐一完成对管理设施的建设。在设施建设过程中，单位要给予资源上的支持，提高管理人员工作的积极性，以促进管理现代化的进程。在充足资源的基础上，档案管理研究人员可以高效地开展档案信息系统的研发工作，工作人员可以得到全面的技术培训，档案管理部门的整体素质将得到全面地提高。
（三）接受新的档案管理理论与技术。在档案管理硬实力得到提升的同时，也要促进水文档案管理软实力的提升，管理层应认识到水文档案管理与水文信息高效利用并重。给档案管理人员提供新理论与新技术的培训与支持，并投入适量的资金来引进新的档案管理设备与应用系统。使档案检索与服务更加便捷高效，使工作人员从庞大的工作量中脱身出来，提高工作效率。
（四）健全奖励机制，引进档案管理人才。在认识到档案管理工作的重要性后，健全工作人员的奖励机制，从而激发出工作人员的工作积极性与创造力。档案管理现代化亟需大量的专业人才，提供合理的激励机制才能吸引来高素质人才的应聘，并留住现有的水文档案信息研发技术人员。只有档案管理工作分配到合理的技术人员，才能促进水文档案管理的现代化顺利进行。
【参考文献】
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