监狱基建档案管理存在的问题与对策
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【摘要】监狱基建档案在监狱建设与发展中发挥着极其重要的作用，要深刻认识到加强基建档案管理工作的重要性，了解监狱基建档案工作的特点，逐步增加资金投入、完善各项规章制度、加快档案专业人才队伍建设。这样才能有效提升监狱基建档案管理工作水平，确保其应有作用得到发挥，促进监狱的监管改造、司法研究等工作顺利开展。本文简述了监狱基建档案的特点和重要性，并就监狱基建档案管理工作中存在的问题提出切实可行的解决措施。
【关键词】监狱；基建档案；管理
基建档案管理是监狱工作中的重要内容，是监狱提升工作效率与质量的有效手段。加强基建档案管理工作，可以为监狱的建设发展提供原始依据、信息和资料。在我国社会经济发展过程中，社会数字化、网络化进程逐步加快，从现阶段监狱基建档案管理工作来看，还存在着诸多问题，需要尽快作出改变，不断提升监狱基建档案管理工作水平。只有这样，才能让监狱基建档案的应有作用体现出来，为监狱今后的发展与建设提供可靠资料。
一、监狱基建档案的特点
（一）基建涉及部门众多、内容杂。监狱在制定一个工程建设项目以后，需要与多个部门进行沟通。最先是需要获得城建部门的批准，才能开展规划设计工作，之后需要与环保、消防等部门做好沟通，深入实地开展勘察工作，并与承包单位取得联系，采购所需物资。同时工程监督涉及环节也很多，参与单位较多，经手人员更是数不胜数。因为情况非常复杂，单位人员很多，办事人员素质也有高有低，导致经常出现基建相关档案上交不及时的情况。此外，相关人员在业务能力、文化水平上也存在较大差异，这样收回的监狱基建档案就不完整，丢失了大量宝贵的材料。
（二）基建项目时间长，材料容易丢失。对监狱基建工程而言，需要经过一系列流程，包括提出方案、成立项目、审核批准、实地勘察、施工建设、完成项目等内容。在工程建设期间，容易出现各种问题，从而对其进程造成了不利影响，如缺乏足够的资金，设计方案出现变更等。如此一来，要通过较长的时间才能确认，在这个时间段内，极易发生档案丢失的问题，因为相关负责人较多，项目比较分散，很难及时将责任人找出来。
（三）基建项目专业性强，易出现误差。在监狱基建工程中，涉及众多专业性很强的知识，基本上所有资料都是专业术语，包括工程设计图纸、预算资金分析报表、合同签订书、承包商投保书等，同时资料的形式也多种多样，有文字、照片、图表等，题材也不相同。此外，对于负责监狱基建档案管理的人员来说，很少通过专门的培训，不了解监狱基建工程运作情况，极易发生错误，导致一些重要档案出现丢失的情况。
二、加强监狱基建档案管理的重要性
（一）能够促进监狱建设与发展。基建档案是监狱建设活动期间产生的第一手资料，通过加强基建档案管理工作，能够将监狱基建在建设、改建、维修、使用等方面的情况反映出来。在监狱基建档案管理过程中，重点是做好收集工作，主要包括从开工前到竣工交付使用后整个过程产生的各种批报文件、合同协议、洽商变更等资料。对于监狱基建项目而言，具备成本投入高、建设周期长、涉及环节多、内外协作关系复杂等特点，所有生成的档案载体和数量也很多，且具备极高的保存价值。因此，加强对监狱基建档案的管理力度，可以有效推动监狱的建设与发展。
（二）为监狱规划、建设和管理提供可靠依据。监狱基建档案涉及单位众多，包括工程的规划、设计、施工、监理、建设等单位，同时还涉及相关政府部门，对于建设工程项目来说，若是缺乏完整、真实的基建档案，那么就无法为今后的使用与改造提供依据。监狱基建档案除了可以将建筑物变化与发展情况反映出来以外，还可以为监狱的规划、建设以及管理提供可靠依据，在促进监狱建设与发展上发挥着巨大作用。监狱基建档案可以为历史查找、产权查证、经济纠纷和科学研究提供素材，能够服务于监狱今后的发展，需要引起监狱相关领导的足够重视。
三、监狱基建档案管理中存在的问题
（一）对监狱基建档案管理重视程度不足。通常来说，监狱基建档案工程项目周期较长，很多都在半年以上。从基建工程管理来说，场所租借、人员抽调、班子组合、机构成立等都是临时性的，对此很多项目管理人员将工作重心放在项目施工建设上，在很大程度上忽视了对基建档案材料的收集、整理等工作。且很多基建档案管理人员思想上存在误差，认为基建档案无法为监狱带来直接的经济效益，所以投入的时间与精力有限。随着项目施工建设的进行，一味狠抓施工进度，忽视了工程资料，在基建档案管理工作上，也显得非常混乱，加之很多管理人员为临时抽调，无法保证监狱基建档案的真实性、完整性。此外，一些项目施工负责人思想上也忽视了基建档案的收集和整理工作，没有妥善保存。在监狱基建施工期间，没有同步对基建档案进行收集和整理，从而导致基建档案出现遗漏、丢失的问题。
（二）监狱基建档案管理不够规范。在我国社会主义市场经济体制转型建设过程中，基础设施工程项目在建设、管理和投资上出现了翻天覆地的变化。如原来基建项目建设用地主要由国家进行划拨，不过在市场经济体制下，基建项目需要经过竞拍，且随着项目建设的进行，需要经过招投标确定施工单位与监理单位。而在项目施工建设期间，还需要经过征地拆迁、融资、改造装修、代建、扩建等阶段，对于以上基建项目的建设，与项目运作密不可分，从而为监狱基建档案管理带来了巨大变化，档案内容也更多更复杂，同时监狱基建档案建设程序也更加复杂。不过在监狱基建档案改革、變化的过程中，都可以看作是一个学习的过程，可以不断进行新的尝试，而由于监狱基建档案管理缺少规范性指导，同时在资料收集、整理、归档以及利用等方面标准不明确，影响了监狱基建档案作用的发挥，需要尽快作出改进。
（三）监狱基建档案管理人员素质有待提升。从现阶段监狱基建档案管理人员现状来看，不仅素质不高，能力也不强，主要表现在以下两点：第一，因为很多监狱基建档案管理人员为临时抽调，没有接受专业档案培训教育，不了解档案业务，档案管理方面的知识也很匮乏，为档案的收集、归档和开发带来了不利影响。第二，在监狱基建工程施工期间，经常出现人手不足的情况，档案管理人员大多是兼职，业务非常繁杂，工作量很大，不能将自身全部时间与精力投入到档案管理工作中，也疲于应对。这样就导致监狱基建档案管理方法非常落后，无法充分发挥出现代信息技术的作用，导致监狱基建档案的编目、检索、开发和利用效率很低。
四、加强监狱基建档案管理的问题
（一）切實增强监狱基建档案管理部门服务意识。对监狱基建档案管理利用来说，除了是档案管理工作职责以外，还是档案管理工作中的重点内容。不过就现阶段监狱档案管理工作情况来说，其利用率还有待提升，分析其原因，主要是监狱基建档案管理人员服务意识不强，且档案管理基础工作很薄弱，对监狱基建档案的查询与利用带来了严重的影响。对此，监狱基建档案管理人员需要尽快增强服务意识，不断改进工作方法，大力宣传馆藏内容。由于很多档案管理人员对监狱基建档案管理工作内容与职责认识不到位，需要大力宣传监狱基建档案管理利用的重要性，确保监狱基建档案利用效率低、方式单一、范围较小等问题得到解决。在宣传监狱基建档案的时候，需要档案管理人员具备较强的服务意识，尽快转变工作理念，主动开展服务工作，不断提升档案管理工作水平，确保监狱基建档案的作用充分发挥出来。
（二）改善监狱基建档案管理的外部环境。为切实提升监狱基建档案管理工作水平，改善服务质量，不仅要增强档案管理人员的服务意识，监狱相关领导也要在提高思想认识，高度重视基建档案管理工作，要充分意识到基建档案管理工作的意义，尽快建立起协调的工作机制，督促各部门主动做好基建档案资料的收集、整理、归档等工作。监狱方面需要不断改善外部环境，为基建档案管理工作的开展创造良好条件，这样才能促进监狱基建档案管理质量的提升。
（三）健全监狱基建档案管理制度。从当前监狱基建档案管理工作来看，主要参照《城建档案管理规定》实施细则。这样一来，虽然能够让监狱基建档案更加规范，但是在某种程度来说，对于监狱基建档案管理工作而言，也需要结合实际情况，制定相应的档案管理制度。通过严格落实制度，才能确保监狱基建档案管理工作有序开展，促进管理水平提升，让基建档案得到充分利用。
（四）增加监狱基建档案硬件投入。从以往监狱基建档案档案工作来看，档案载体以实物与纸质两种为主，这样除了在管理与查阅上非常不方便以外，还极易导致出现损害、丢失的情况。在当今信息时代背景下，要将现代化管理手段用到监狱基建档案管理工作中，实现对纸质档案的数字化转化，便于监狱基建档案的存储、检索和查阅，提升监狱基建档案管理的现代化水平。所以，监狱需要在基建档案管理上增加资金投入，不断改善硬件设备，如尽快购置计算机、打印机、扫描仪、复印件等，同时应用好现代化管理技术，为监狱基建档案的电子化和现代化创造良好条件。此外，在监狱基建档案管理过程中，为更好地实现纸质档案电子化，还要设计单位提供相应电子版图纸，确保可以在图纸上完整、系统地反映工程设计情况。针对一些保存价值较高的图纸，还需要建立电子档案，让其得到长久性保存。
（五）提升档案管理人员综合素质与业务能力。监狱基建档案管理工作具有复杂、细致等特点，为进一步提升基建档案管理工作水平，需要定期开展对档案管理人员的业务技能培训工作，不仅要让他们学习更多与档案管理相关的专业知识，还要提升他们的操作技能，同时也能够形成良好的职业道德，能够认真做好监狱基建档案的收集、整理、归档和利用工作。此外，对于监狱基建档案管理人员来说，需要深刻认识到学习的紧迫性，在日常工作中加强学习，掌握更多新知识、新技能，如档案管理学、档案学、档案保护技术、计算机技术、网络信息技术等。这样才能更好地将现代信息技术应用到监狱基建档案管理工作中，不断提升基建档案管理工作的现代化、科学化水平。
五、结语
总之，随着当今社会形势的不断变化，监狱基建档案管理工作也出现了巨大变化。对此，当前需要认真分析监狱基建档案管理工作中的问题，不断创新工作方法，提升管理工作水平。此外，监狱还要投入更多资金，建立完善的制度，提升人员的素质，确保基建档案管理工作能够正常开展，让档案资料的应有价值得到体现。
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