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在家不知如何安排时间教你如何利用进行


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  这场疫情的爆发,让很多人的工作和学习方式发生了很大的变化,以前在公司上班或者在学校学习,我们的任务被领导或者老师安排得更加具体化。而在家里,没有人去过分干预你去做什么事,大部分事情需要你自己安排。尽管现在全国很多企业都开始使用远程办公的方式来进行工作,很多学校使用网络平台进行授课,但是毕竟这种方式目前还没有流行起来,使用方式还稍显不适应,很多事情还需要我们主动安排。如何合理的安排时间,成为困扰很多人的问题。
  时间管理早已不是什么新词,很多人都知道时间管理的重要性,但是很少有人能够做到真正的能够合理的安排好自己的时间,这些理论从来不难懂,很多人也明白GTD、四象限理论、两分钟法则,但是实践起来却是让很多人力不从心。所以做好时间管理的一大秘诀就是"Do it at once",不要拖延,就从现在开始,正如非洲经济学家丹比萨·莫约所说:"种一棵树最好的时间是十年前,其次是现在。"
  如何理解GTD
  在时间管理上有一个非常经典的理论,叫做GTD,GTD就是Getting Things Done的缩写,就是"把事情处理完"的意思,是一个非常经典的时间管理方法。GTD是David Allen提出的一种生活管理系统,能够帮助我们合理的安排时间提高我们的工作和学习的效率。现在很多人甚至把GTD和时间管理等同了,其实这两者是有区别的,GTD如果是苹果的话,时间管理就是水果,我们可以说苹果是一种水果,但是不能说水果是一种苹果。
  GTD的核心理念就是必须记录下来要做的事,然后整理安排并使自己一一去执行。清空我们的大脑,然后根据设定的路线一件件去执行。
  我们把要做的事情通过一些工具(笔记本、APP)记录下来,然后判断其重要性,然后一件一件地去执行,在执行过程中把握五个原则。
  GTD的五个核心原则是:收集、整理、组织、回顾、执行。
  执行GTD过程
  1.收集阶段:填充你的清单
  收集阶段的目的是把需要做的各种事件都整理过来,把大事件分解,将小事件具体化。
  把所有需要处理的事项全部记录下来,进行判断和整理。我们收集的时候尽可能把所有需要做的小事件收集下来,包括迫在眉睫或者无关紧要。注意思考我们要完成我们的目标需要完成那些事情,尽量把这些内容具体化。
  为什么要记录下来?
  大脑更擅长思考,而不是记忆
  头脑中的意识不一定是可靠的
  建立一个定期回顾的提醒系统更可靠
  使用什么工具进行收集
  收集工具包括传统的工具或者手机、电脑等数码设备,目前越来越多的人使用GTD软件来进行事项的收集。
  纸制的记事簿
  电子记事簿
  手机APP(微软to do、滴答清单等)
  电子邮件(比如outlook)
  当然收集只是我们的第一步,当收集完成之后,更重要的是及时清空我们的这些清单。
  2.判断阶段:判断归属和重要性
  对于我们收集到的这些清单,我们要分析这些事项的重要性以及归属关系,比如判断这件事是紧急事件或者不是紧急事件,这件事是归自己做的,或者是归其他人做的。
  对于事情重要性和紧急性的判断,有一个非常著名的准则叫做四象限法则
  把我们所有的事项分为重要且紧急,重要但不紧急,不重要但紧急,不重要且不紧急4种。
  我们应该把更多的时间分配给一、二象限的任务,第一象限的任务重要且紧急,一般的情况下,我们没有办法去拖延,只能赶紧去做。但是第二象限的重要但不紧急的事务往往被很多人拖延着去做三、四象限的事情,没有把时间花在高杠杆项目中,最后自己感觉自己很忙,但是很多重要的事情都没有处理。
  所以我们在工作和学习中应该着重关注第二象限的事情,因为第二象限的事情最需要我们集中精力处理。
  3.整理阶段:建立好清单
  整理阶段是对我们进行判断结果的进一步的划分,一些太小的事情,我们就没有必要划到我们的清单中,什么叫做比较小的事情呢?这里提供一种参考的方法,叫做两分钟法则。
  两分钟法则就是说一件事情能够在两分钟之内处理完成,那么就直接把它完成,不把他拖到后面。如果这个时间,可能没有办法在两分钟内完成,那么我们就把它划分到我们的清单中。
  另外我们根据不同的场景可以划分出不同的清单,比如我们在工作中的清单,主要用于处理我们在工作中遇到的一些事情。然后还可以划分出我们在生活中的清单,主要用于处理我们在生活中的一些相关事项。
  4.检查阶段:
  复盘我们建立的清单。
  回顾也是一个非常重要的习惯,如果你想保证你的时间管理体系能够持续地运行,那么你就需要不断地进行检查和回顾,把一些已经完成的任务从你的清单中删除,把一些还没有开始的任务,及时划分到你的清单中。
  5.行动阶段:评选最佳方案
  即使你做出了一个非常详尽的清单或者规划,如果你不采取任何行动的话,那么你所做出的所有努力都是白费的。在行动阶段你应该明白你现在所做的事情是怎样的,已经做到了什么程度?自己有多长时间来做接下来的事情?这些事情有怎样的优先级?当你明白这件事情的时候,你才能更加有效地采取下一步的行动。
  在执行的过程中,你的清单也是会发生变化的。比如有些事情你本以为很简单,但是在执行的过程中你发现,这件事情其实是非常的难的,需要花费大量的时间和精力去处理。这个时候,你可能需要在原来的基础上对其紧急性和优先级进行进一步的调整。
  当你无法确定这件事情的难度的时候,可以尝试使用5分钟法则。
  5分钟法则就是当你无法确定一件事情的难度或者复杂度的时候,先去全身心地地入5分钟,在投入的过程中,你会形成一种惯性,会想着多做一会儿,去把整件事情处理完。如果你在投入之后依然发现这件事情非常的困难,那么应该及时做策略方面的调整。
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