中职学校学生档案管理现状及改进措施

　　学生档案管理工作是对学生在校期间的学习、生活等综合情况的原始记录。中职学校承担着为社会培养技術技能人才的重任，在学生培养过程中，真实、客观的记录学生在校期间的实际情况，有助于帮助企业选拔人才，其重要性不言而喻。
　　2001年，教育部为了规范教育办学的严肃性、权威性，也正式成立了学历认证中心，要求认证中专学历时，必须要出具毕业学校加盖公章的录取审批表复印件和学籍证明等材料。
　　笔者根据多年从事档案管理工作的经验，以日照市技师学院为例，对中职学校学生档案管理工作进行了思考，旨在为学生档案管理工作提供参考。
　　一、学生档案管理工作中存在的问题
　　在中职学校的各项工作中，学校管理层和一线教师普遍把学生的常规教学放在第一位，认为学生档案管理是辅助性工作，对日常工作和教学质量提升没有过多的影响，因而造成了学生档案管理工作不被重视，体系不够完善的现象。具体原因体现在如下方面。
　　1.学校管理层思想重视程度不够
　　学校管理部门普遍把学生纪律、卫生、教学等常规工作放在首要位置，对学生的档案管理思想上不重视，认为班主任整理一下就能完成了，从而造成了档案材料不齐全、整理不规范、归档材料不完整等问题。在后续学生转提档案、办理毕业证书时容易出现前后不一致的情况，造成了重复性的工作，效率较低。
　　2.学生档案管理部门岗位职责不明确
　　笔者通过调研周边兄弟院校情况发现，多数学校没有专职的档案管理员，大多以学生管理部门的工作人员和班主任为主进行档案管理工作，缺乏专业性和针对性。个别学校虽然有档案室和专职管理人员，但多为接近退休年龄的教师担任，工作中缺乏创新，多数工作依然靠班主任去完成。
　　3.档案管理不够规范
　　学生档案材料主要包括新生入学材料、班级花名册、学籍卡、成绩单、所获荣誉或处分材料、综合评语等内容。在大多数中职学校中，招生就业部门主要承担新生入学材料、班级花名册、学籍卡片等材料，教务部门主要负责学生的成绩单等材料，学生管理部门存放着学生的奖惩材料。牵头部门多，在一定程度上造成了各部门的工作无法衔接，使档案管理工作整体性不强，造成了学生档案不能及时有效地进行归档，容易造成材料丢失。
　　4.学生档案管理系统不健全
　　由于学生的档案具有归档工作量大、存放数量多、整理周期长等特点，传统的手工记录已经不能适应现代信息技术发展的需求，也制约了学生档案工作标准化、现代化进程。目前急需要一套完整适用、统一规范的档案管理应用软件，从而保证信息数据实时更新。
　　二、学生档案管理问题的解决对策
　　1.完善档案管理部门机制建设
　　针对档案管理工作，学校需要单独成立档案管理部门，明确档案管理人员的岗位职责，构建以学校档案管理部门为主，学生管理部门、教务部门、招生就业部门等协调参与的管理机制。学校需要定期进行档案材料的整理和抽查，及时完善学生档案的转提工作。建议教务部门将学生的考试成绩汇总转交至档案管理部门，并录入学生档案管理系统平台；学生管理部门把学生的奖惩信息转交给档案管理部门；招生部门于学期末将注销学籍学生信息转交档案管理部门，这样就形成了有机的整体。
　　2.加强档案管理人员的管理
　　选拔专业的档案管理人员从事档案管理工作，保证档案管理工作的专业性和规范性。定期对班主任、各部门档案材料负责人进行培训，统一档案上报的时间和标准，从而提高工作效率。不断提升档案管理人员的素养，使其树立从事档案管理工作的责任感和使命感，为企业用人单位提供真实可靠的档案信息。
　　3.采用信息化管理平台
　　学校投入专项经费用于学生档案管理系统的建设。随着信息技术的发展，电子化的办公平台不仅可以提高工作效率，还可以起到资源共享、实施监控的作用，让学生的档案系统随时更新，确保档案信息的准确。
　　三、体会与感悟
　　合理规范的学生档案管理工作不仅对学生的日常管理规范、常规教学起到了积极的推动作用，还为就业单位提供了第一手资料。科学的分工，避免了出现学生临时补档案、修改档案的情况，为学生转提档案提供了便利，也加强了学生对档案重要性的认识，有助于学校各方面工作的顺利开展。