抓住财务管理的领子

　　困惑
　　L公司虽然不算大企业，作为一家硬件产品分销商，企业运营状况还一直不错，尤其在电力、轻工纺织领域，有着很好的声誉。随着我国网电分家、轻工纺织领域信息化建设的深入，严总和公司高层看准了企业持续发展之路在于为用户提供增值服务。于是从去年初开始逐步实现业务转型，为用户提供＂一站式＂服务，将业务重点由渠道转为应用方案开发。同时，严总认为，要拓展市场，不能只把目光盯在大客户身上，更要多入手一些小项目，既锻炼队伍，又可以扩大影响。凭借多年的客户积累，L公司在转型后的7个月中，先后签了3个300万元左右的单子，还有若干个100元万以下的小单。令同类公司很是羡慕。
　　正当严总准备借助企业信息化热潮，在市场上小＂炒＂一下的时候，公司财务总监告诉严总，帐上现金吃紧。更使严总感到问题严重的是，从公司的负债表、损益表上都查不出现金流向。到底什么地方出了纰漏?企业的其他核心领导也都很困惑。
　　求援
　　严总在上MBA，周末去经管学院上课，就在脑子子里装上了这个问题。财务管理专家周教授在了解了L公司的情况之后，向严总提出——业务转变是否会影响资金周转?做分销，业务以硬件销售为主，公司重点关注库存管理;做应用方案开发，业务以项目为主，财务结构发生了变化，包括连年度销售曲线和毛利率也与以往不同了。尤其是软性成本大幅度增加(如：软件开发费、外协费、售后服务费)，项目的回款周期比以前拉长了，现金流就成为财务管理的核心。因此，对每一个项目，都要分析机会成本、利润成本，考虑收款问题，作好项目风险的评估。总之，业务转型为方案开发，财务管理也要变化着力点，必须让现金流唱主角。
　　严总一下子明白了，公司转型后的业务，每一个项目的周期都较长，软件开发的比重大，在费用支出上，软性费用支出多，而这部分支出从负债表和损益表上是难以体现的。
　　如何重视现金流的管理?周教授认为，应该为每个项目独立建帐，特别关注现金帐。现金流管理中，最主要是资金结构管理，公司要注意保证资金结构的合理比例和现金的正常流通。要定期召开财务会议，了解现金流情况(现金流入、流出、存款额);同时，对下一阶段的现金流入(项目回款、新资金投入等)、流出(开发费支出、服务费支出、硬件成本支出、日常费用支出等)进行预测。对于周期较长的项目，确定该项目收款日期时，还要留有余地。
　　虽然从经管学院出来已经天晚，严总还是兴冲冲地直奔办公室，草拟了一份新的财务管理制度，按照项目单独立帐，同时强调，财务人员每天要向老总提交现金和银行的日报表，让老总了解每天的收支情况。一旦发现支出超出计划，马上控制。
　　经验
　　经过半年的严格管理，严总的心踏实了。他还体会到独立建帐管理另外的好处：通过财务分析，了解每个项目的利润值和利润率，找出对公司的贡献率高的项目，为今后项目预算和评估提供依据，有助于指导和帮助公司调整业务方向。
　　通过自己的体验，严总认为，规范的财务管理能有效地避免业务过程中出现混乱和错误，长期实行能够从整体上提升工作效率。严总将其宝贵的经验写进自己的MBA报告，也把一些财务管理的细节告诉同类企业——
　　第一、项目预算要细。在项目预算阶段，要对项目的收支作详细的计划，在计划中要做好收支的评估，对项目中可能发生的每一笔支出都要认真估算。硬性支出好办，实报实销即可。但对诸如管理费用、人力资源成本支出(一般是按人×天计算)、差旅费支出、各项行政支出等软性支出的估算一定要做得细，例如人力成本，要知道什么时间、从哪些部门、抽调人数、调什么人等等。刚开始会很麻烦。但对项目最终的总结，以及后续项目的预算、评估会有很大的帮助和指导作用。
　　第二、报表制度要完整。除了做好了预算外，还要有一整套报表，有的通观全局(如损益表、负债表)，有的细至分厘(如费用明细表、收入明细表、现金流量表)。这些表格，要清楚地反映出项目中人员、硬件、服务、管理等各项费用的详细情况，还要有现金回流的情况。一旦费用支出超过了项目计划警戒线，公司老总就要考虑哪个环节出了问题。
　　第三、财务分析要存档。项目结束后，财务人员要对项目利润进行分析，扣除税费、项目支出、售后服务费(估算)和其他开销后算出利润值和利润率，并做出分析报告，并与费用报表、损益表订在一起存档。以后再遇到类似的项目，可以拿出来作为参考。
　　第四、用利润分析来指导业务方向。成功的财务分析能够指导公司业务发展的方向。如：利润值低、利润率高的项目适合短期做;利润值高、利润率低的项目要控制好项目风险;薄利多销的项目要注意维护好与客户关系。
　　第五、财务人员要参与结款，一追到底。前文我们谈过项目回款的问题，但我们还要再强调一下，项目到了一个阶段或全部结束后，财务人员要根据合同规定的回款时间，提醒销售人员收款，必要时，财务人员还要与客户的财务人员直接沟通。特别是有些项目的尾款要半年或一年后才兑现。项目人员可能已转到其他项目上去了，尾款的回款工作就完全落在财务人员的身上了。
　　其实不单是追款，从项目预算、独立建帐、支出、分析报告、项目评估。直至结款，财务人员都应是一跟到底的。好的财务人员能够对项目经理的业务进行指导，甚至成为老板的好助手。