新形势下企业文书档案的保密工作探析
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常媛姿?康伟
摘 要：企业文书档案对于企业而言是非常重要的，其原则性和保密性非常的强，在进行文书档案管理的时候，必须根据文书档案蕴含的特点进行，还必须重视保密。管理人员必须真正的认识到文书档案管理的重要性，并认识到其中存在的问题，找到问题解决的策略，真正的做好文书档案管理方面的工作。
关键词：企业;文书档案;管理;工作
文书档案对于企业而言，是非常重要的，若是文书档案管理的保密性不够，那么很容易导致企业机密泄漏，这对企业更好的进行市场竞争是非常不利的。随着《档案法》的颁布和实施，人们愈加认识到了企业文书档案管理的重要性。
一、企业文书档案本身的重要性
（一）对企业发展非常重要
企业在发展过程中，给其造成影响的因素比较多，企业文书档案是其中的一种，企业文书档案本身便是企业管理经验以及知识水平的积累，其是企业进行管理的一个基础和条件，对于企业的发展和进步都是非常重要的[1]。企业的发展过程和创造过程都能够在文书档案中体现出来，所以必须认识到其重要性。
（二）对企业商业管理非常重要
企业文书档案中记载了企业的商业机密，在企业成长和进步的时候，其作用非常重要，甚至有些时候，其会起到决定的作用。
（三）能够提升企业信用核心力量
现在人们对诚信愈加的重视，企业也更加重视文书档案本身的信誉度。对于企业而言，信誉非常重要，也是企业的一项基础资源，特别是随着社会的发展，企业信誉甚至会决定企业的成败，而企业文书档案也是信用的重要组成部分，所以必须做好企业文书档案管理，提高企业信用度。
二、企业进行文书档案管理的时候存在的主要问题
现在大多数的企业都进行了档案室的建立，一些大型企业档案室本身的规模比较大，并且制度和体系也比较的完善，但是那些中小企业，进行文书档案管理的时候存在的问题便比较的多。
（一）无法跟上时代发展的需要
有些企业受到以往思想的束缚，在进行企业文书档案管理的时候，还是使用年度归档的方式，并且相关的制度也没有健全。甚至在进行档案录入的时候还使用手工操作的方式;甚至有些企业中，其文书档案管理人员是由一些其他办公室人员兼任的，这些人员本身的专业素质比较差，业务能力没有保证。人员变动比较频繁，甚至有些企业让一些年龄比较大的人员来进行档案管理，这些人员本身的专业素质比较差，无法很好的掌握计算机，无法满足现代文书档案管理的实际需要[2]。
（二）保密意识比较差
无论是领导还是文书档案管理人员，其本身的保密意识都比较差，没有认识的其重要性，有些领导甚至认为，只要自己需要查阅便可以复印相关的文书档案，没有制定合理的审批手续，有些需要保密的文件并没有及时的进行归档，导致企业机密泄漏的情况出现。
（三）档案管理意识比较差
有些领导对于文书档案的管理意识以及一些基本知识都不够了解，在工作的过程中，经常存在违规管理以及滥用职权的情况，认为自己既然是领导，那么想看什么档案都可以进行阅读，没有根据手续进行办理，甚至有时候还会出现标记档案，撕毁档案的情况，没有及时归还、随意摆放、丢失的现象更是比比皆是。
三、企业做好文书档案管理工作的措施
对于企业而言，文书档案管理是非常重要的，特别是想一直发展下去的企业，做好档案管理更是非常重要的，必须从历史角度出发，做好文书档案管理工作，提高对其认识和责任心。
（一）重视文书档案管理人员的素质提高
企业想要做好文书档案管理工作，提高文书档案管理人员的素质是非常重要的，企业应该根据需要组织文书档案管理人员进行学习和进修，不断的提高其素质。企业还应该重视文书档案管理人才的引进，提高文书档案管理人员的综合素质。对于现在的文书档案管理人员，企业应该根据其需要，做到因材施教，提高文书档案管理人员的实际素质。
（二）重视硬件设施的建设
企业想要做好文书档案管理工作，便必须根据需要进行长远规划和近期方案的制定，不断的根据需要完善文书档案管理的制度，改善以往的档案保管条件，保证布局的科学性和合理性，将办公室、档案室以及档案阅览室分开。同时，还应该进行硬件设备的建设，根据需要进行打印机、扫描仪以及复印件的配置，这样能够给文书档案管理更好的进行奠定物质基础。此外，还应该进行分类号的统一，这样能够保证检索的准确性，用关键词将以往的主题词替代，对查找的条件进行简化，不断的提高文书档案的实际利用效率[3]。
（三）做好档案电子化管理
随着社会经济的发展，网络也在不断的普及，在进行文书档案管理的时候，相关的管理者也应该将网络化传输应用进去，提高其网络利用效率。更好的进行资源的共享。企业应该建立两套文书档案，这样能够给其使用提供方便，并且还应该升级管理设施，不断的提高软件管理的水平。此外，还应该做好归档管理工作，一套档案由部门保管，另一套则应该交给业务部门，这样能够更好的满足文书档案管理的实际需要。
结语：对于企业发展而言，做好文书档案管理是非常重要的，其在一定程度上会影响企业的发展和进步，无论是领导还是管理人员都必须认识到其重要性，了解现在文书档案管理存在的问题，并采取措施解决问题，提高文书档案管理的实际水平。
参考文献：
[1]张兰.关于新形势下做好企业文书档案保密管理工作的思考[J].办公室业务，2012，01：5.
[2]张璐.论新形势下企业文书档案保密工作[J].机电兵船档案， 2012，04：20-21.
[3]黄瑛.论新形势下企业文书档案保密工作[J].机电兵船档案， 2013，05：38-40.