乡镇档案管理从纸质到电子化的必要性探讨

　　【摘要】本文主要是从乡镇档案管理工作的基本情况入手，针对其内涵、管理作用以及从纸质向电子化发展的必要性进行全面细致的分析，并有针对性地提出发展策略。
　　【关键词】乡镇档案管理；纸质；电子化；必要性；策略
　　随着信息技术的持续更新和进步，计算机在人们日常生产生活中的应用程度不断提升。档案在乡镇经济文化建设和地区党政工作过程中发挥了极大的参考作用，其作为一种潜在的、无形的生产力，能为地区的发展提供必要的参考，促进乡镇管理机构提升自身的工作效率。
　　一、乡镇档案管理工作的基本情况分析
　　（一）乡镇档案的内涵。乡镇档案，主要是指乡镇党委和政府在日常的公务活动中所直接形成的历史记录，包括文字、声像以及图表等不同的表现形式，其对于国家、社会具有较高的利用和保存价值。乡镇档案和当地群众的切身利益保持着密切的联系，对于积极开展群众管理工作，解决一些基层矛盾和问题具有积极意义和作用。
　　（二）乡镇档案管理的作用。乡镇档案管理工作，是国家档案工作体系的最基层，其能够针对我国社会主义基层政权的历史面貌进行全面深刻的反映，为积极开展乡镇工作提供良好的借鉴和参考。积极开展乡镇档案管理工作，需要针对档案馆馆藏进行全面细致的分析，采用科学有效的管理手段，这样才能更好地落实党和政府的各项政策，成为解决民事纠纷的重要凭证，为乡镇开展相应的农业科研工作和农业经济建设，提供良好的前提条件。通过管理乡镇档案，能够在较短时间内及时发现所需要的档案内容，为各项管理工作、生产活动提供必要的前提准备。
　　（三）乡镇档案管理朝着电子化发展的必要性。电子档案充分应用计算机技术和信息技术，通过硬盘、光盘等载体开展存储工作，其符合档案管理的要求和使用习惯，能够针对各项档案资料进行科学有效的保存。现代信息化和计算机科学技术的持续更新和进步，为乡镇档案电子化发展提供了良好的前提条件，同时乡镇档案涉及到的各项信息资料种类和数量都较多，大量的纸质档案在保存和利用方面存在较大难度，需要积极采用科学合理的管理手段，充分提升乡镇档案的利用水平。
　　二、档案管理从纸质到电子化发展的方式和手段
　　（一）建立健全电子化档案管理系统。积极建立起科学的电子化档案管理系统，能针对乡镇档案进行分类和管理，有效提升档案管理、利用的实际效果，并针对档案查阅的访问权限和密級进行确定，为乡镇管理工作提供良好的前提条件。在建立电子化档案管理系统的过程中，首先，需要充分利用多种信息化技术、计算机技术等手段，搭建起数字化档案馆、智能库房管理系统、电子化档案查询平台等系统，推进电子化档案管理工作顺利开展。其次，需要加强定期的系统更新和维护工作，及时寻找到电子化档案管理平台中存在着的问题，并予以有效解决和控制。加强系统安全性，设置明确的访问权限，减少信息泄露的情况出现。
　　（二）加强乡镇档案管理人员队伍建设工作。积极开展乡镇档案管理工作，需要有大量的高素质优秀人才作为支撑。开展乡镇档案管理人员队伍建设工作，首先，针对编制内人员和编外人员积极开展思想政治教育工作，切实有效地提升聘用人员的责任感和职业道德感，促进聘用人员全身心投入到相应管理工作之中。其次，可以积极引进一些专业人才，加强乡镇档案管理电子化平台建设工作，为积极开展乡镇档案管理电子化发展工作，设立完善合理的规章制度，设立标准规范，减少工作中的一些不合理问题。再次，需要多开展一些团体活动，比如说知识竞赛和趣味竞赛等方面，让乡镇档案管理人员能够在参与活动的过程中不断增强自身的责任心和归属感。最后，提升资金专款专用的效果。乡镇档案管理朝着电子化方向发展，需要有大量的资金和资源作为重要前提支撑，保证专款专用，不仅能够保证档案管理工作有着充足的资金，同时还能够通过正规财政核算，保证档案管理人员的基本生活需求。
　　（三）全面提升乡镇档案管理工作的科学化和规范化。推进乡镇档案管理从纸质化向着电子化的方向发展，需要增强管理工作的科学性和规范性，积极采用现代管理手段，针对各项档案进行集中管理。将各项乡镇档案进行分类，按照影像档案、实物档案和科技档案进行细化划分，并分别放置在不同的地方，采用不同的管理和保存手段，促进档案管理工作有序有效进行。选派专门人员针对乡镇档案管理进行全面负责，划分每个管理人员的具体职责，保证每项管理工作都能够落到实处。
　　（四）建设统一化的乡镇档案管理机构。乡镇开展档案管理工作的过程中，所拥有的现代化技术水平不一致，想要充分实现良好的电子化发展效果，需要建立起统一的管理机构，针对档案管理工作过程中的各方面情况进行全面控制，设立出规范化的标准，便于各个管理机构都能够针对电子化信息技术进行共享，集中化管理乡镇档案。
　　三、结束语
　　乡镇档案管理从纸质到电子化发展，需要建立健全电子化档案管理系统，加强乡镇档案管理人员队伍建设工作，同时还要全面提升乡镇档案管理工作的科学化和规范化，并建设统一化的乡镇档案管理机构，这样将能够有效推进各项管理工作顺利开展，增强档案管理的科学化、规范化、现代化效果。
　　【参考文献】
　　[1]刘洪韬，王淑强，陈红珍.浅析推行研究生电子档案的必要性[J].科技创新导报，2014，11（4）：31.
　　[2]梅凡.档案电子化关键技术在贵州省征管档案管理系统中的应用[D].湖北大学，2014.
　　[3]廖彦飞.基于信息化时代浅析传统档案与新生电子档案的管理利用[J].城建档案，2017（1）：89.
　　[4]林丽娜，张楠楠.纸质档案电子化软件数据安全控制机制研究[J].信息与电脑（理论版），2015（14）：158-159.
　　[5]张志芳.浅谈勘察设计单位档案资料管理 实现电子化信息化的必要性[J].卷宗，2014（3）：58.