刍议合同档案管理工作中问题和改进措施
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摘 要：合同对于一个企业来说是非常重要的，签订双方需要在根据国家法律法规，在保证不触犯国家法律法规，符合法律法规的情况下，双方按照自愿、平等、公平等原则达成相同一致意见的协议，它是维护签订双方的利益，也是维系市场秩序和社会关系的重要纽带。而在目前我国企业的合同档案管理工作中依然存在一些问题，在一定程度上影响了企业之间的关系，同样对市场秩序和社会秩序的稳定也造成危害。本文主要是简述了合同档案管理工作中的问题，并提出相应的改进措施，以此保证合同档案的有效性和公平性。
关键词：合同档案；管理工作；问题；改进措施
合同档案主要是将合同履行的全过程和情况的全部文字资料进行记载。随着市场经济的扩大，世界经济一体化，以及企业规模的扩大与发展，使合同的地位日益显著，在经济中的活动地位也日渐重要。采取科学规范的合同档案管理，可有效保障法人和单位的合法权益，需管理人员和领导人员重视合同档案的重要性。但在合同档案管理工作中依然存在一些问题，影响着合同档案的规范化，需要我们倍加注意，并进行改进。
1.合同档案建立的必然性
1.1 外部因素的影响。随着经济的飞速发展，世界大环境的变化，市场竞争力的日趋激烈等，都对企业发展造成影响，因此，企业管理者会顺应时代发展潮流，尊重客观规律，增强法制法律观念，同时积极参与国际平台，汲取他人之长处，遵循规则，改善自己不足，增加自身合同风险化解能力，提高企业核心竞争力。而企业为维护自己的利益，在生产经营时会签订大量合同协议。大量合同文本需要保存，势必产生合同档案，因此，企业需建立完善科学的合同档案管理体制。
1.2 内部发展的需求。企业任何一部分的经济活动都需要通过合同进行记载和规范，当企业中出现任何一个问题，都需要通过合同档案进行处理和解决。因此，企业内部要想稳定、持续发展，必须要建立合同档案办法。
2.企业合同档案管理存在的问题
2.1 难以收集合同档案资料。合同档案管理工作中，难以收集合同档案已经是屡见不鲜的问题。在法人单位看来，不同职能的部门，所拟定和承办的合同也不相同。在起草、审核、审批以及履行合同时，需要经过一系列复杂的环节。而且合同要想实效，需经过所有责任方共同签字才可以完成，因此具有较多的流程，较长的周期特点。在收集合同档案时，会存在中途流失的现象，因此在收集合同档案时，不利于开展部门工作收集合同档案。
2.2 企业领导管理未重视合用档案管理工作的重要性。部分公司和单位的领导人员和管理人员未重视合同档案的管理工作，未制定合同档案管理制度，未将合同档案管理纳入部门及个人岗位职责，未及时监督和检查合同档案归档情况，造成合同原件丢失，给企业带来不必要的经济损失，并且频繁更换管理人员，使得合同档案管理工作出现混乱情况。
2.3 合同档案管理人员的综合素质较低。管理人员缺乏较高的业务素质水平。在合同档案管理工作中，部分管理人员缺乏较强的责任心及管理意识，业务水平和综合素质较低，缺少专业的管理理论；而且管理方法不会因地制宜，在一定程度上限制了合同档案管理工作的发展。管理人员在收集档案管理资料后，未及时归纳和整理，合同归档不及时，影响了合同档案管理工作的顺利实施。
2.4 合同档案管理工作缺乏规范性。首先缺乏完整的合同内容。部分合同承办人缺乏完善的法律知识，缺少合同法的基本知识，使合同内容不完整。其次合同格式不规范，影响了合同档案质量。再者合同管理缺乏规范性。在合同档案管理工作中，管理人员按合同档案管理相关制度，对合同档案进行分类和归纳，使合同档案条目不清，难于查询。
3.合同档案管理工作的改进措施
3.1 将合同档案管理工作纳入企业绩效考核，保证合同完整、准确、及时归档。合同档案管理员监督指导合同形成部门和下属单位进行合同归档工作。
3.2 重视合同档案管理工作。企业领导需认识到合同档案管理工作的重要性，认识到合同档案管理工作关系到企业的生存和发展，制定合同档案管理制度；企业需将合同档案管理纳入部门及个人岗位职责；管理人员要定期向领导者做汇报工作，使领导者知晓档案管理工作中存在的问题，并积极处理。企业需由相对固定专人负责管理合同档案，保证合同档案的连续性。
3.3 配备能胜任的合同档案管理员。在合同档案管理工作中，可以由专人对合同档案进行管理，同时制定严格的奖惩制度，若出现问题需给予必要的惩罚，以此改善管理人员合同档案管理意识薄弱的问题。其次加强合同档案管理人员培训，以此增强管理人员的工作责任意识，提高业务水平和综合素质。
3.4 增强合同档案管理制度的规范性。企业需根据档案相关规定，制定符合企业的档案管理制度，构建完善的档案管理制度，提高合同档案管理的规范性。合同档案管理制度需明确合同文本格式、所包含附件清单及合同编号原则，以方便合同档案的收集工作。
3.5 提高合同档案管理的网络化和信息化水平。在企业合同管理工作中，可采用先进的信息化技术，对合同的起草、审查、审批、签署和盖章、履行、变更和解除、纠纷处理、编号及档案管理工作进行在线管理，实现合同管理一体化，保证合同档案信息齐全、准确，同时方便合理开发和利用合同档案。
结语：在企业合同档案管理工作中，为了保证企业健康持续发展，需充分发挥出合同档案的作用。针对合同档案管理工作的问题，规范管理制度，合理实施网络信息化技术，并提高管理人员的业务水平和综合素质，以此促进企业的发展。
参考文献：
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