【摘要】近年来,我国很多高校增加了招生数量,建设规模逐步扩大,在日常教育、管理和科研等活动中形成大量档案资料,具备重要的保存与利用价值。当前,很多高校档案管理数字化建设缓慢,限制了档案资源的开发与利用。数字化档案能够突破时间与空间的限制,保证档案收集、整理、存储和利用更加高效,为高校建设与发展奠定了基础。本文将结合高校档案数字化管理现状,提出档案数字化建设的策略。 【关键词】高校档案;数字化;管理 高校档案是高校在人才培养、教育教学、科学研究、社会服务、对外交流与合作、综合管理等方面形成的历史记录,在高校建设与发展中占有举足轻重的地位。在国家现代化治理体系与能力建设新时代,全面促进高校档案工作的治理体系和治理能力现代化,一定程度上能够反映高校治理体系和治理能力水平。高校的发展已从过去的侧重于规模、数量等外在的发展向注重质量的内涵式发展转变,高校理应转变传统的档案管理理念,在信息化、数字化和网络化发展过程中,加强档案数字化管理工作,提升档案的科学化、现代化水平,服务于高校治理体系和治理能力现代化。 一、高校档案数字化管理的重要性 高校通过档案管理数字化建设,能够在数字媒介中存储文字、图纸和声像等信息资料,在网络技术与应用终端支持下,保证高校档案信息资源得到高效利用与共享,将更加便捷的档案信息服务提供给广大用户。高校档案数字化属于动态发展过程,借助信息技术对档案资源进行获取、处理、传输和应用,保证档案管理效益最大化提升,有利于共享档案资源。对此,高校要注重档案信息资源的数字化转变,充分考虑档案实体保管与利用的要求,实现档案信息数字化存储,使高校档案管理的数字化、规范化和网络化水平得以提升。此外,传统档案管理模式已经无法适应高校的发展,人工管理档案的模式已经疲于应付日益增多的档案,这迫切要求高校加快档案数字化建设步伐,这是提高档案管理、查询与利用等工作效率的必经途径。 二、高校档案数字化管理现状 (一)复合型档案管理人才缺乏。高校档案管理数字化建设是一项科技含量极高的工程,但很多档案管理人员不具备相应的专业技术,极大阻碍了高校档案管理数字化进程。在高校档案数字化建设过程中,对人才的要求越来越高,不仅要熟悉档案业务,更应该掌握自动化和网络化技术。然而现阶段高校缺乏足够的复合型人才,普遍现象是科班出身的专业人才很少,外行管档案的很多;档案工作人员新手较多,年龄偏大者较多,甚至有些档案工作人员系兼职。由于档案管理人员整体素质有待提升,很难适应高校档案数字化发展脚步,因而无法保证数字化档案管理工作的顺利开展,不利于发挥档案在高校建设与发展中的作用。 (二)数字资源共享程度不高。中国高校信息化迎来高速发展的契机,智慧校园、数字校园建设方兴未艾。高校内部各管理部门纷纷采购各类系统软件,建设起政务系统、教务系统、学生管理系统、财务系统、国有资产管理系统、档案系统等各种数据库。各类数据库系统标准不一,相互不兼容,系统与平台间存在数据壁垒,导致数据传输渠道不畅,信息之间难以互联互通。档案系统不能在线接收其他应用系统的数字信息,同样,档案数字信息不能为其他系统共享。这样信息交流范围与程度将受到限制,阻碍了高校档案数字化建设顺利进行。 (三)网络安全性保障不足。高校打造数字化档案管理平台,能够为档案信息保存与传输创造有利条件。不过在高校档案数字化管理过程中,网络攻击、网站篡改、信息窃取等仍然不断威胁着学校网络与信息安全,从而引起档案信息可能出现泄漏的问题。高校档案有着一定的保密性特点,而通过现代技术管理档案,难免出现人为非法篡改数据信息的情况,这样不能维护档案的真实性与可靠性。因此在无法彻底解决安全隐患前,大部分高校很少投入资金与精力,不愿意进行档案管理数字化建设,认为网络安全问题将影响档案的完整性與保密性,这样一来,无法保证档案管理工作效率与质量的提升。 (四)思想不重视,投入不到位。在高校档案数字化建设过程中,需要持续增加资金投入,所需设备设施价格不菲,这对高校来说是一个不小的难题。很多高校领导对档案的价值认识不到位,导致档案管理工作长期处于边缘化,无法发挥出珍贵档案资料的应有作用。此外,由于高校的工作重心长时间放在教学与科研等方面,很多重要的档案被闲置分散在不同的部门,档案管理人员缺乏足够重视,且少了必要的现代化设备,导致档案数字化管理工作无从谈起。 三、高校档案数字化管理的对策 (一)加强档案宣传,提高重视与支持。为提高高校领导对档案管理工作的关注度,在档案数字化工作方面增加资金投入,应做到如下几点:首先,档案部门要做好档案宣传工作,增强各级领导的档案意识,确保在档案数字化工作重要性上有正确认识。高校要做到档案工作发展与教学、科研等工作发展同步推进,统筹协调,与高校发展总体规划结合起来。其次,档案部门要主动作为,积极开发利用档案信息资源,为学校中心工作服务,发挥档案的经济价值和社会价值,为档案工作争取更多财力、物力与人力的支持,为档案管理数字化建设提供坚强有力的保障,推动档案数字化建设顺利进行。 (二)明确数字化档案管理标准与制度。提升高校档案管理工作的科学化与规范化水平,应该制定档案数字化管理标准,为推动数字化档案的规范化和标准化发展奠定良好基础。高校要结合实际情况与档案管理特点,不断对档案数字化管理流程进行优化,将各工作岗位制度明确下来,对档案数字化工作中的标准与工序交接程序进行细化。要将档案管理职责落实到个人,保证分工明确,责任到人,并结合纸质档案类型、介质种类以及年代等情况,在工作流程、工作岗位和技术指标等方面作出适当调整与设置,由专人进行指导和开展质量检查工作。对所有工序交接环节来说,应该将交接登记工作做到位,包括档案出库领用、预处理、数字化处理、质量检查、装卷归还和数字档案信息备份移交等,均应该做好交接登记手续。只有让工作制度与管理办法更加严格,将相应措施做到位,这样档案原件才更加安全,高校数字化档案质量才能提升。 (三)重视数字化档案安全管理。为了数字化档案更加安全,必须选择定期备份、信息加密以及访问控制等技术措施。在数字化档案备份的过程中,要在不同存储介质中备份至少两份完全相同的文件。高校在应用数字化档案管理系统过程中,应该结合相关技术标准开展建设工作,同时配置由国家有关部门认证的防火墙与杀毒软件。由于数字化档案密级不一样,要在不同的网络中使用,针对保密要求高的数字化档案,要在与外网隔断的专网内使用,各份数字化档案应结合保密级别设置不同密级标识,并做好技术认证与授权访问工作,并在数字化档案信息下载中加强控制。若是数字化档案安全开放,应该与校园网连接,让高校档案信息资源开发与利用获得良好条件。在使用档案数字化过程中,应该打造实名注册制度,应用查询管理系统,保证高校档案管理工作有据可查,能够追根溯源。 (四)实现档案资源共建共享。当前高校信息化建设取得一定成果,开放的办公自动化系统能够在网络中发布教学管理通知、文件以及规章制度等,确保高校师生能够借助网络查询的方式掌握相关教学信息,转变以往依赖于电话通知、张贴布告以及收发文件等传统管理模式。高校应该统筹全校信息化建设,将各个部门的信息化工程纳入一盘棋,打破档案管理系统与办公自动化系统、教学管理系统等各类系统的数据壁垒,实现各类数据信息在线电子归档。此外,高校档案部门要加快馆藏档案数字化扫描工作,提供电子档案全文存储和检索服务,实现电子档案信息在线共享。在数字化技术的支持下,高校档案才能真正实现共享,便于全校师生利用,避免出现档案闲置的情况,为高校教育教学活动的顺利开展打牢基础。 (五)加强档案管理人才建设。在高校档案数字化管理过程中,人员素质与能力将是重要影响因素。档案管理人员应该提高综合能力,才能为高校档案数字化建设奠定良好基础,因此需要尽快掌握现代化数字技术,能够利用计算机开展档案数字现代化管理与应用工作。针对这种情况,一方面,高校要运用多种方式做好在职档案管理人员继续教育工作,加强档案信息化知识的培训,让其知识结构与业务水平能够满足高校档案数字化建设与发展需要;另一方面,要吸收更多优秀的计算机科学与技术、网络工程、数字媒体技术等专业的学子加入档案队伍,充实档案数字化管理工作人才库,充分发挥各自专业优势,聚成合力,为高校档案工作提供可靠的人才保障,保证高校档案管理数字化建设稳步、顺利推进。当然,档案管理人员要意识到学习的重要性,要跟上新时期档案管理工作发展步伐,主动掌握数字化操作技術,才能更好地胜任岗位工作,保证高校档案数字化管理水平实现提升。 四、结语 总之,高校档案管理工作正逐步实现数字化,但由于很多高校起步较晚,滞后于当前教育信息化的整体趋势。由于档案具备较大的参考价值,能够为高校教育、管理及科研等活动的开展提供可靠依据,因此,加强高校档案管理工作显得尤为关键。针对高校的实际情况,应该加快档案数字化管理工作,切实增强档案管理工作人员创新意识,让他们掌握更多专业技能,提高网络安全意识。这样才能为数字化档案管理平台建设创造有利条件,助力教育服务供给模式升级和教育治理水平提升。 【项目来源:2019年度安徽高校人文社会科学研究项目——高校校史资源文化育人功能的统合性研究(项目编号:SK2019A0149)】 【参考文献】 [1]彭荟吉.高校档案数字化建设的常见问题及解决对策[J].城建档案,2020(02):31-33. [2]董金玲.大数据背景下高校档案管理研究[J].兰台内外,2020(03):63-64. [3]吕凤.高校档案管理数字化进程中的措施优化探讨[J].智库时代,2020(01):166-167. [4]李莹.浅谈高校档案资源数据库的建立与发展[J].中外企业家,2020(08):143.