如何优雅地拒绝你不想参加的会议

　　它出现在你的信箱了：有人邀请你参加一个你真的不想参加的会议。这也许是因为它挤占了你的日程表中所剩不多的一个空档。又或者你在这个时段已经有约，而你必须决定要拒绝它们中的一个。不管是什么理由，有时候你真的必须拒绝参加会议的邀请。
　　怎么决定应该拒绝参加会议？
　　你的第一个挑战，就是决定应该拒绝哪一些会议。此时加入些许的纪律，将会有长远的效益。你要建立一套标准，帮助你决定是否参加会议，并且要坚持你的标准。
　　评估这次会议的价值
　　首先，评估这次会议的价值。这次会议是否涉及了某些又重要，又及时，又值得的事项？它是否目的和议程都明确，让它能够成功？是否有什么背景资料能够提前提供给参与者？适当的人是否被邀请，让会议能够取得有意义的进展？如果邀请函上并没明确标示这次会议的价值，那么你在决定是否参加之前，先以一些开放式的问题回应：
　　＂可否提供关于议程的其它信息？＂
　　＂我们在这个问题上正处于决策过程的哪个阶段？＂
　　＂我应该如何为这次讨论做准备？＂
　　确定你是不是参加会议的正确人选
　　如果这次会议很明显是值得的话，你的下一道问题，就是你是不是参加会议的正确人选。这些课题是不是在你的岗位的管辖之内？你是否具有相关的专门知识来参与这次谈话？对于这次会议所要做的决定，你是否资历太高或是资历不足？如果你在质疑你被邀请的原因，就要向会议的主办人沟通，才来回应：
　　你想要我在这次会议中做出什么贡献？
　　我的部门还有谁会参加？
　　我将会代表什么人？
　　决定这次会议是不是你此时的优先考量
　　最后，如果你相信这次会议将会有价值，而你又能为其中的讨论做出贡献，你就要决定这次会议是不是你此时的优先考量。这次会议对你的职责有多重要？这个问题在你当前的其它职责当中处于什么位置？你的贡献将会有多独特？你的位置是否有更好的替代人选？
　　要是你不能符合以上三则标准当中的任何一则，那么，你就可以拒绝参加会议，但是你得谨慎行事。
　　如何优雅地拒绝？
　　即使你不参加她的会议，你还是要让她感到你有团队精神，而且也能积极地做出贡献。以下有几个选择可以参考：
　　我是否能够完全阻止这次会议？
　　要是你相信这次会议无法取得成功，从而违反了第一个标准，你就要花些时间与主办人讨论你的顾虑。那个人可能会驳斥你的话语，但是你也有可能引发以下两个正面结果的其中一个：这次会议要么能够得到更好的定位，要么被取消了。你可以试试以下的其中一个做法：
　　＂依照我们今年的优先事项，这是一个很有趣的话题。我不敢肯定我们准备好有效地讨论这个话题。我们可不可以先将这次会议延后，让工作团队取得多一点的进展，才来进行会议？＂
　　＂我很期待针对这一个课题做一些决定。按照会议的邀请函，生产部看起来没有参与这次会议。我想等到生产部的人愿意参与，要不然，我们就无法做出任何决定。＂
　　＂根据邀请函上的信息，这次会议似乎只是为了提供资料。我们是否可以发出一篇概要，而不是举行会议？＂
　　我能推荐另一个人吗？
　　如果这次会议很重要，却因为你不是这个任务的正确人选，从而违反了第二个标准，那么你可以试着推荐另一个人。记得要花些心思找出正确人选，这样才不会让你看起来是在推卸责任。你可以试着提出这些选择：
　　＂你对我的看法有兴趣，我实在荣幸。我不相信自己最有资格讨论这个课题。我查了一下，发现 Pat 似乎会有相关的背景。你会介意邀请 Pat 而不邀请我吗？＂
　　＂这是一项决策的会议，因此，我认为我们的团队由我的经理来代表，较为合适。＂
　　＂谢谢你邀请我参加这次会议。我认为我在这个时候没有必要参加这次会议。如果可以的话，我想提名 Jose 作为我的代表。＂
　　我能预先作出贡献吗？
　　如果这次会议违反了第三个标准（你认为这个课题很重要，而你又可以加入独特的价值，但是你的日程和优先事项无法容纳这次会议），你就有了机会预先作出贡献。先花几分钟整理一些笔记，再向主席或者一位合适的参与者做个简报。这么做比起参加整个会议更有效率。你可以对主办人这么回应：
　　＂这将会是一场重要的讨论。我虽然不能参加，但是我会找一些时间来分享我的想法，让你能够在讨论的时候提出来。＂
　　＂我很抱歉不能参加这次会议。要是我提前帮你做准备的话，不知道你能不能在会议上发表我的想法？＂
　　我能参加会议的一部分吗？
　　要是议程上的至少一个事项符合了你的三个标准，但其它事项却违反了至少一个标准，那么你可能可以选择只参加会议的一部分。你可以用以下的其中一个说法回应：
　　＂谢谢你的邀请。参与品牌重塑的讨论对我来说非常重要。我目前还有其它的一些优先考量，因此，这个事项完毕之后，我就得失陪了。＂
　　＂我们能不能将品牌重塑的讨论移到议程上的第一个事项？我无法参加整个会议，但是我很想针对那个事项作出贡献。＂
　　不管你做出什么选择，你是在试着做三件事。第一，为人们标榜出你在刻意地使用时间。第二，分享你不参与会议的原因，让会议主办人能够了解。第三，尝试去达到主办人的需求，尽管你采用的方式和他们所预期的方式不同。
　　这一开始可能会是一种文化冲击，但是那些一周内参加35小时的会议，忙得不可开交的人，很快就会佩服你的纪律。你只要记得，当你发出邀请函的时候，也要向拒绝你的邀请的人表现同样的礼貌！
　　本文作者丽恩·戴维（Liane Davey）是3COze Inc. 的联合创始人。她是《You First: Inspire Your Team to Grow Up, Get Along, and Get Stuff Done》的作者，也是《Leadership Solutions: The Pathway to Bridge the Leadership Gap》的合著者。