浅析如何加强高职院校档案管理工作
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【摘要】近年来，新兴产业崛起，科技时代到来，社会急需职业技能人才。在这一大背景下，国家大力扶植职业教育，高等职业教育规模进一步扩大。档案工作作为高职院校的一项重要基础工作，为高职院校办学提供参考依据，但是目前一些学院的档案管理存在严重漏洞，因此档案工作的实际效果并没有体现出来。为了提高高职院校档案管理工作水平，本文对如何加强当前高职院校档案管理工作进行了探讨。
【关键词】高职院校;档案管理
高职院校工作的方方面面都要涉及档案，档案管理工作是高职院校工作的重要组成部分。近年来，国家大力发展职业教育，高职院校迎来了高速发展。学院把主要精力都放在招生就业、教育教学、科学研究等工作上，忽视了档案管理工作，档案管理水平远远落后于自身发展。本文结合阳泉职业技术学院自身现状和问题，总结出一系列切实可行的高职院校档案管理建议。
一、高职院校档案管理的重要性
高职院校办学过程中产生的学生档案、教师档案、教学档案、学术科研档案、基建档案、会计档案、行政档案、党务档案等都是学院开展各项工作的依据和必要条件，这些档案的保存对高职院校的办学具有积极作用。然而，个别高职院校对于档案管理并不重视，甚至是敷衍了事，管理工作存在严重的漏洞，诸多要素严重影响着学院档案工作的实际效率。做好档案工作，才能使档案工作更好地为学院工作服务，促进高职院校稳定发展。
二、高职院校档案管理存在的问题
（一）档案管理信息化程度较低。高职院校配备了专门的档案室和计算机等基本办公设施。但案卷非接触扫描仪、高速文档扫描仪、电子装订机等高端设备大多都没有配备。档案工作还是处于传统的手工录入阶段，无法实现无纸化办公。传统纸质档案不易保存、容易损坏、修改困难、原始信息容易出错。随着互联网的发展，传统的纸质档案已经不能适应现代档案工作的要求，档案的信息化管理迫在眉睫。然而，大部分高职院校因为无法投入人力物力资源等，导致档案管理信息化水平很低，无法做到档案的数字化保存。我院档案室密集柜正在安装调试阶段，也配备了能够开展日常工作的计算机和打印机，但是缺乏可以开展信息化工作的高端设备。我院是由两所中职学校整合重组形成的高职院校，原两校纸质档案因年代久远、搬迁等原因，都出现损坏的情况，亟须将档案信息化，便于学院档案的保存和查找。
（二）档案管理重要性认识不足。高职院校档案管理工作不属于学院的核心业务，长期不被重视。当前高职院校中未设置独立档案馆的占大多数，大部分只将档案室列在学院办公室内。档案室专职档案工作人员不足，需要由其他工作人员来做兼职档案管理人员，这样就会造成无法及时归档立卷，使得资料大量积压而造成丢失，对档案工作顺利开展造成不良影响。以我院为例，我院是由两所中职学校整合重组形成的高职院校，因为学院校区还在建设中，没有专门的档案室，原两校档案人员严重不足，这些客观原因使得原两校档案在搬迁过程中无法及时整理、无法归档存放，以至于无法对原两校情况进行全面、系统的掌握，对我院的管理工作造成了严重影响。
（三）缺乏完善的档案管理制度。高职院校档案包括学生档案、教师档案、教学档案、学术科研档案、基建档案、会计档案、行政档案、党务档案等，这些档案涉及范围广，与学院各项管理工作密切相关，这就要求高职院校制定完善的管理制度，保证档案管理工作能更好地為学院工作服务。一些高职院缺少完善的档案管理制度，档案管理工作无法更好地服务学院工作。原来两所中职学校的档案管理制度已经无法适应高职院校的档案管理工作，亟待制定符合高职院校的档案管理制度。
（四）档案管理工作人员业务水平较低。高职院校缺少专业出身的档案管理人员，大部分档案管理人员是其他专业，有些是兼职从事档案管理工作，缺乏专业理论知识、缺乏档案工作时间，这使得档案管理人员在工作中经常力不从心。我院档案管理工作人员只有2名，其中1名为兼职人员，只能勉强完成日常档案管理工作，需要完成上级部门检查整改工作时，档案管理工作质量差、专职档案员匮乏的问题就凸显出来了。现有的档案管理人员无法满足处于高速发展阶段的学院的需要。
（五）档案信息未得到充分利用。高职院校档案管理思想较为传统，高职院校档案只为院内提供服务，没有将档案资源服务于社会，这就使得高职院校教学、科研等档案无法被充分利用。高职院校档案信息化程度低，年代较久的纸质档案不易保存，损坏程度高，档案人工查阅效率低，这些都极大降低了档案信息的利用率。我院目前没有专门的查借阅室，这使得我院查借阅档案非常不方便，影响了我院档案的利用效率。
三、加强高职院校档案管理工作的手段
（一）加强基础设施投入，提高信息化水平。高职院校的资金大多投入到校舍建设、购买教学实验设备、学院日常运营，像案卷非接触扫描仪、高速文档扫描仪、电子装订机等智能化的档案管理设备和档案信息化系统需要投入大量资金。学院应积极探索政府财政资金支持、引入社会资金等多种模式，加强档案基础设施投入，在档案管理的过程中，需要借助互联网技术，完善档案管理的信息化水平，在这种情况下，才能保障档案管理的严谨性。学院在目前设备缺乏的情况下，可以向专业公司购买服务，公司为学院提供档案信息化采集服务，完成学院纸质档案的电子化转化工作，建立学院档案信息化管理系统。档案信息化管理离不开信息化管理系统的建立，利用档案扫描设备将纸质档案转化成电子档案保存到数据库中，经过档案信息化管理系统的处理，形成可修改、可数字化查询的电子档案。档案信息化方便了档案管理人员的查询和维护，提高了档案工作的质量和效率。
（二）加强对档案管理工作的重视程度。档案管理工作的开展需要学院各方的重视，如果学院领导对档案管理工作不重视，就会导致档案管理工作无法顺利实施。学院领导要改变观念，加强对档案管理工作的重视程度，档案管理工作才能更好地为教育教学、学生管理等工作服务。学院重视档案管理工作，学院教职工才能了解档案工作的重要性，才能更好地配合档案管理人员做好档案工作。加强档案管理人员的配备，学院各处室系部都应该配备档案管理人员，这样才能及时对处室系部产生的档案进行收集、整理和保管，使档案管理工作有序开展。
（三）建立完善的档案管理制度。高职院校需要根据相关的法律法规制定适合学院工作的档案管理制度、档案整理制度、档案保管期限、档案查借阅制度等。高职院校从档案资料的收集、录入、归档、维护、后期查询、使用、借阅等环节建立详细流程，防止档案管理混乱或职责不清的情况发生，纠正档案管理中存在的不正确或不规范的方式，有效确定管理责任，进而提高档案管理效率。
（四）加强队伍建设。提高档案管理队伍素质，配备专业的档案管理人才。当前，档案管理工作人员缺乏专职、专业人员，因此，必须针对这一问题采取有效措施。高职院校领导应该为档案部门配备足够的专职档案管理员，各处室系部配备负责本部门的档案收集、整理工作人员。工作人员要有较高的思想觉悟、较强的专业技能和业务能力，最重要的是热爱档案工作，这样才能从根本上解决档案人员队伍缺乏这一问题。同时，还要定期对档案管理人员进行培训，和其他高校和各级档案馆联系组织专题讲座，互相交流经验，在交流学习中提高业务水平。鼓励档案管理人员继续深造，提高档案管理人员的综合素质。
（五）充分利用档案信息资源。档案工作发展的基础就是档案资源的建设，所以，高职院校必须对档案资源工作加强重视，不仅要收集学院档案资料，还要广泛收集社会的丰富资源。不断扩大档案资源后，才能为充分利用档案资源提供保障。学院可积极探索档案资源社會化服务，加强档案借阅室、数字化查询系统等基础设施建设。档案部门开辟社会服务窗口，不仅服务全院师生，还可以为所在地区服务。学院可以和所在地区档案馆、展览馆合作，定期举行档案展览活动，展览学院有特色、有意义的档案，这样可以充分发挥档案的宣传与教育作用，提高学院在所在地区的影响力。
高职院校的档案管理工作存在很多问题和不足，需要档案管理工作者在工作中不断探索，完善档案工作，更需要学院领导在工作中的大力支持。在国家政策支持下，在社会深化发展的现实背景下，高职院校具有十分广阔的发展前景，规模会不断发展和壮大，只有专业化的档案管理工作，才能保障档案实现科学管理和有效利用，进而使高职院校档案管理工作跟上高职院校的发展，为高职院校发展助力。
【参考文献】
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[2]俞娜.加强高职院校档案管理的措施探讨[J].商品与质量，2014.
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