关于县域重点项目档案管理重点难点的思考
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【摘要】随着经济的快速发展，县域重点项目建设数量日益增加，其中涉及的内容十分繁杂，为档案管理工作提出更高的要求。做好重点项目档案管理工作不仅为项目设计施工、竣工验收等提供参考与记录，而且可以为后续项目提供参考与借鉴，避免工作盲目与重复，进而提升重点建设项目的经济与社会效益。但是在实际管理中，由于种种因素的影响，县域重点项目管理还存在一些难点问题。针对此，本文从县域重点项目档案管理价值入手，探讨其管理重点与难点;结合实际工作提出优化管理措施，促进重点项目档案管理质量的提升。
【关键词】档案管理;重点项目;项目档案
随着经济的发展，县域内各种重点项目雨后春笋般立项，由此形成了数量巨大的项目档案。如何做好这些档案管理工作，并将之有效应用到项目日后使用与维护之中，是档案管理工作的重要方向。在此导向下，能够有效改变传统档案管理模式，让档案管理从理论走向实践，强化档案管理的应用。尤其是在信息化建设背景下，重点项目的档案管理工作更需要与时俱进，为县域经济发展与项目建设提供更多的参考。
一、县域重点项目档案管理的价值与意义
县域重点建设项目档案是项目立项、设计、施工建设以及竣工验收的真实记录，由于重点建设项目施工周期长、投资规模大，因此在建设过程中往往会产生数量巨大、种类很多的档案内容。在日常工作中做好这些档案管理，具有多方面的价值与意义。
首先，对于建设项目而言的价值，县域重点项目建设中产生的档案资料，是具有保存价值的历史记录，尤其是对于建设项目未来监督、管理与维护改造具有重要价值。在日常使用中可以有效避免国有資产流失，维护国家与建设单位的权益。另外重点建设项目大多附加值较高，这些档案内容对工程质量能够起到指导、保证作用，促进重点项目质量的提升。
其次，对于整个县域未来发展而言，重点建设项目档案管理同样具有重要价值。面对经济的发展和城市化进程的推进，县域重点建设项目往往也需要随之进行维护、扩建，这些档案为后续工作提供有效凭证。例如随着县域人口的增加，许多县市都需要对城市功能区域、结构等进行调整与优化，进而改善城市功能。在规划与设计中需要以重点工程项目档案为依据。因此从这个角度看，重点建设项目档案管理是城市发展规划科学、有效进行的重要内容，对于县域经济管理也具有重要价值。
二、县域重点项目档案管理重点与难点
县域经济发展与重点项目的推进离不开档案管理，这些档案即是项目建设过程的真实记录;也是县域经济发展的重要依据。但是实际工作中如何发挥档案管理作用，将之切实应用到项目建设管理与经济发展之中，是摆在档案管理工作者面前的重要课题。在日常工作中可以发现，重点项目档案管理还存在以下未能有效解决的重点与难点问题。
（一）县域重点项目档案管理特点。重点项目是县域经济发展的重要支撑，也是推动城市化进程的重要动力。因此在重点项目建设中其档案内容不仅数量多，而且还呈现出以下特点：一是成套性。重点建设项目施工周期长，每一次的档案都真实记录项目建设过程，包括施工的每个环节，环环相扣，进而构成整个建设项目的档案，因此整体性与连续性是重点项目档案的特点。二是专业技术性。是对项目建设技术活动的真实记录，每一份档案都符合相关技术规范要求。三是动态性。由于重点建设项目施工周期长而建设档案都产生于建设过程当中，因此档案一直处于变化之中，尤其是面对建设项目进行优化、调整时也需要对档案进行调整。所以动态性是重点项目建设档案管理的另外一个特点。
（二）县域重点项目档案管理难点。首先，在重点项目建设中由于原始文件材料的材质、质量等问题影响档案管理工作的有效开展。例如在重点项目日常指导与档案验收过程中，许多环节的第一手档案资料大多存在随意涂改、内容填写不全等现象;又如许多形成于建设过程中的档案，建设人员对项目施工进行调整后，文件资料更新，导致档案资料与项目实际不符。因此重点项目建设资料与文件对档案质量起到深远的影响。其次，由于重点建设项目档案具有专业技术性的特点，在档案归集与管理中由于缺少项目专业人才，对档案管理产生影响。例如在县域重点建设项目档案管理中，许多工作人员都是由建设单位人员兼任，很多人未参与过档案管理工作，专业性较差。另外则是在参与档案管理中，受到其他工作的影响，导致施工过程中形成的文件资料不能及时收集归档，在重点项目即将竣工时，进行突击补充整理，时间仓促且资料难以全面收集。加之项目收尾阶段，许多施工人员已经撤离，而留下的人员不仅专业技术欠缺而且档案业务也不熟练，严重影响档案管理工作的进行，对重点项目档案整体的真实性、完整性和准确性产生消极影响。
（三）重点项目电子信息档案管理不足。随着信息技术的发展，重点项目建设过程中大多采用计算机辅助设计与管理，由此产生许多电子文件，这些电子档案管理也是档案工作中需要面临的问题。例如在重点建设项目设计与建设中，经常会借助IBM软件对过程进行管理，保障建设质量。但是许多县域档案馆并没有这些专业性较强的软件，对于软件使用过程中所形成的电子信息档案管理不足，影响档案的全面性。
三、县域重点项目档案管理工作优化措施
在前文论述中主要结合实际情况，对县域重点建设项目档案管理的价值以及项目档案管理特点、不足进行深入的分析。可见受项目档案特点的影响，传统档案管理流程与模式难以满足重点项目档案管理需要，本节主要针对这些问题提出针对性的优化策略，促进档案管理工作成效的提升，具体可以从以下几个方面进行：
（一）做好重点项目资料归集，提升档案全面性。做好县域重点项目档案管理工作的前提，是做好各种资料归集。作为重点项目管理的重点，在档案管理中要做好资料归集工作，具体而言，可以分为三步进行：一是在项目建设立项之初，档案管理工作即可以提前介入，进而让档案管理覆盖项目建设的每个环节。二是在建设过程中要严格按照工程技术标准等对项目资料进行收集，让档案资料能够真实反映施工、竣工的全过程。三是档案管理要贯穿整个项目过程，真正做到布置施工任务与布置竣工文件编制、工程施工进展与竣工文件形成积累、工程验收与竣工文件验收同步进行，提升档案的全面性。在重点项目资料归集中要加强与项目施工企业的联系，确保档案资料的完整。例如县域许多重点项目从立项到建设周期很长，几乎都是跨年施工，如果资料整理与施工进度不一致就会严重影响到档案管理。因此在实际管理中，需要提前与建设部门进行联系，由建设部门及时提供项目审批清单，确保档案管理与工程建设处于同一进度，保障资料完整。
（二）重点项目档案进行集中管理、专人负责。在对重点项目档案进行收集后，也需要安排专人负责整理，全面进入档案管理与应用环节。首先，在档案收集与整理过程中，需要安排专人与设计、施工单位进行对接，尤其是针对技术性的内容要进行深入的沟通交流，切实保障技术性档案的专业化归类。例如在整理中可以按照档案资料的归属部门，由档案馆人员与建设方、设计单位、施工单位、监理单位等进行面对面交流、进行档案技术交底，确保各类资料符合档案管理要求。在这个过程中，既要加强对施工单位的技术交流，也需要通过培训提升档案馆与施工人员的档案能力与意识，达到优化重点项目档案管理质量的目的。其次，在档案归集后，也需要对所收集、整理的档案进行专人负责，将重点项目的档案管理落实到责任人肩上。尤其是针对重点项目档案过多的问题，需要在档案馆统一领导下实施分工协作，多方配合，将档案管理工作列入领导责任范围，实行集中管理，专人负责，这不仅有利于档案的完整，更能够确保重点项目档案的准确性与系统性。
（三）推进重点项目档案信息化，提升利用效率。针对重点项目信息化技术使用中，档案管理机制尚未全面进行信息化改造的问题，在档案管理中要严格按照＂存量数字化、增量电子化＂的原则积极对档案资料进行信息化处理。这不仅是提升档案管理质量、提高利用率的最佳途径，也是未来档案管理工作的最终发展方向与必经之路。第一，在建设项目立项后与各参建单位签订合同、协议时，要把＂纸质与电子档案必须同时移交＂写入协议之中，为加快档案信息化建设打下基础，同时能极大减少档案资料整理的工作强度。县域重点建设项目档案内容多、来源广、数量大、存量大、利用频繁，加快数字信息化建设，可以提高工作效率，提升服务质量，提高档案利用率，并能有效保护档案原件，延长其使用寿命与利用价值。第二，积极探索重点工程建设项目档案的信息化管理模式，明确规定所有的档案资料要制作成与纸质文件相同的电子版档案文件，同时其他档案资料也要进行数字化扫描，在计算机中进行电子化管理，或者以光盘的形式进行储存，为档案信息化建设奠定基础。第三，配备数字化管理设备，应用先进的档案管理软件，对重点工程建设项目档案进行信息化管理，维护档案信息的有效性和实时性。
四、结语
县域重点项目档案管理不仅仅是项目施工质量与未来使用的重要保障，也是县域城市经济发展的重要依据。面对重点项目管理中的不足與问题，必须进一步优化重点项目档案管理制度;提升档案管理的信息化建设步伐;采用提前介入、全程监控等具体措施对重点项目档案进行重点管理;强化重点项目档案应用，彻底改变传统档案管理中＂重项目管理，轻档案管理＂的工作模式，提升档案管理工作质量与成效。
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