智能化发展在档案管理中的应用

　　中图分类号：6271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2018）8-278-01
　　摘要 当前社会环境下，各行各业的发展产都在追求效率，只有效率的提升才能够满足现代人们的需要，档案管理工作也是如此。只有提升档案查找的效率，提升档案管理的效果才能够满足社会公众的需求。随着生活节奏的加快，人们对档案管理提出了更高的要求，为了能够适应时代发展的变化。档案管理人员需要智能化应用于档案管理当中。本文通过对比以往档案管理以及现代档案管理的不同效果，突出智能化管理的优势。
　　关键词 智能化 档案管理 应用
　　智能化的应用和普及为各个行业的发展带来了诸多的便利，不仅提升了工作效率，同时降低了工作中的失误率。档案管理是一项较为繁复的工作，智能化计算机应用之前，档案管理工作完全依靠人工进行管理，不仅工作量大，而且经常会出现失误，给档案管理工作带来诸多不变。智能化计算机应用于档案管理工：作中之后，档案管理的效率以及效果有了大幅度的提斤，由此可见，智能化计算机对档案管理工作质量的提升具有重要意义。
　　一、传统档案管理中存在的问题
　　（一）档案管理工作量大，效率低
　　传统档案管理需要档案管理人员一一对档案信息进行登记和记录，由于档案信息较多，档案管理人员的工作量较大。不仅如此由于所有的档案登记、查找工作都是由人工进行操作，因而导致档案管理效率相对较低。传统档案管理在没有先进的计算机设备应用之时，听有的工作只能靠工作人员来完成。
　　（二）档案管理安全性差
　　传统的档案管理通常是依靠管理人员进行档案资料的保管，由于档案资料众多，在管理的过程中应用由于管理人员的失误导致档案丢失，因而档案管理的安全性较低。除此之外，之前的档案通常是由纸质而成，在管理的过程中经常面临档案被雨水淋湿的风险，因而档案导致档案管理的安全性较差。
　　（三）档案信息查找困难
　　计算机技术应用于档案管理之前，所有的档案信息查询都是靠人工去完成，由于档案信息多，在查找的过程中往往浪费较多的时间。同时在查找的过程中还面临档案信息陈旧、破损等方面的问题，因而导致档案信息的查找极为困难。
　　二、智能化计算机在档案管理中的应用
　　（一）提升档案管理的效率
　　智能化计算机在档案管理中的应用大大提升了档案管理的效率，档案管理人员可以将档案信息输入到计算机当中，计算机可以对档案信息进行自动识别，并且会根据识别的结果对档案信息进行合理的分类。不仅如此智能化计算计的运用还可以一次性的处理所有的档案信息，大大提升了档案管理的效率，减轻了档案管理人员的负担。
　　（二）提升档案管理的安全性
　　智能化计算机的应用可以提升档案的安全性主要体现在以下几个方面，首先将档案信息输人计算机之后，计算机可以对档案进行自动备份。当纸质档案丢失或者损毁之后，仍然可以从计算机当中将档案调取出来。提升档案信息的安全性。不仅如此，电子版的档案信息还具有加密功能，在未经档案管理人员授权之时，任何人都无法浏览档案中的信息，智能计算机在档案管理中的应用提升了档案信息的保密性，增强了档案信息的安全性。除此之外，智能化计算机在档案管理中的应用可以避免纸质档案被雨水毁坏的几率，档案的安全性也随之提升。
　　（三）档案信息查找更方便
　　智能化计算机在档案管理中的应用，提高档案信息查找的便利性。人们可以根据档案信息中的关键词进行搜索，计算机会根据输人的关键词为其提供档案信息。如此可以减少人们翻阅查找的时间，提升档案信息查找的便利性。不仅如此智能化计算机在档案管理中的应用，打破了查阅地点的局限性。在此之前，人门若箱查阅关于档案信息中的内容，需要实际到档案管理处进行查询，而将档案信息录入到计算机系统之后，人们可以在任何地方查找所需的的档案信息。由此可见，计算机在档案管理的中的应用，使得人们在查找档案信息时变得更加灵活和方便。人们不再受时间和地点的限制。
　　三、结语
　　随着现代化技术的不断更新，人们对工作效率的追求也在逐渐提升。高效的工作效果不仅可以为人们解决大量的时间，同时还能够减轻工作人员的压力。而要做到提升工作质量以及工作效果，只依靠人为的力量是难以做到的。因而需要运用智能化计算机。计算机设备在档案管理中的应用，帮助档案管理人员解决了诸多难题，管理人员不需要丙担忧档案的保存以及安全性等问题，通过将档案信息录入到系统当中，就可以解決所有问题，不仅方面档案管理人员对档案的管理，同时方便人们进行档案信息的查阅。
　　参考文献：
　　[1]徐爱玲.智能化发展在高中档案管理中的应用[J].办公室业务，2016（18）：187+178.
　　[2]刘振艳.浅谈智能化在高中档案管理中的应用[J].商，2015（07）：46.
　　[3]黄光香.智能化档案管理的应用与推广[J].办公室业务，2014（07）：75.