关于提高档案管理工作效率的思考

　　中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2018）8-255-01
　　摘要 随着我国经济水平的不断提高，目前很多单位在进行档案管理的时候还是采用传统的方式，这样就会导致档案管理工作的效率比校低。本文主要分析了目前档案管理工作中存在的问题，并提出了相应的解决措施。
　　关键词 提高 档案管理 工作效率 思考
　　一、当前档案管理工作中存在的问题
　　（一）工作人员综合素质有待提升
　　很多单位的负责人没有认识到档案管理工作的重要性，因此也没有足够的重视。导致在招聘档案管理人员的时候没有对专业性做出要求，这些人员在进行档案管理的时候只是将其堆放在架子上或是放在档案盒里，没有对档案进行科学的整理和规划，导致在实际工作中不能充分发挥出档案的作用。一些档案管理人员的素质比较低，工作态度不认真，很难有效的对档案进行管理。单位发展的过程中涉及到的档案比较多，繁多的档案对管理人员提出了更高的要求，如果档案管理人员的综合素质比较低的话，那么就不能有效的解决档案管理过程中发生的各种问题，从而降低档案管理工作的效率。
　　（二）相关管理软件普砌变不高
　　随着科学技术的不断发展，很多单位在进行档案管理的时候都使用到了计算机技术。但是一些档案管理人员已经习惯了传统的档案管理方式，不能适应新的技术。这样就会导致一些单位仍然在使用传统的纸质档案，但是随着经济的不断发展，档案的数量越来越多，如果使用传统的纸质档案进行整理和查阅，十分不方便。
　　（三）利用率低及重复归档问题
　　很多单位在进行档案管理的时候使用的都是比较传统的管理制度，传统管理制度中进行借阅的的时候步骤比较多，比如借阅的时候首先应该填写档案借阅表，然后由主管部门领导审批，档案管理员复核之后才能进行借阅，一些人员想要查看档案的时候往往会由于借阅比较麻烦而放弃借阅，这样就使得档案的利用率大大降低，不能充分发挥出档案应有的价值。根据纸质档案相关管理办法，某些文件需要永久保管，这样一级单位和二级单位都会保存同一份文件，这样在若干年后进馆的时候就会出现重复归档的问题。
　　二、关于提升档案管理工作的思考
　　（一）提高档案管理人员的综合素质
　　要想保证档案管理工作效率有所提高，首先应该提高档案管理人员的综合素质。首先应该保证档案管理人员具有一定的专业性月卜目还要定期的对档案管理人员进行知识技能的培训，使得档案管理人员的技能水平不断提高。要让相关人员认识到档案管理工作具有一定的复杂性和重要性，使得档案管理人员的责任意识有所提高。同时还应该定期的对档案管理人员的专业技能进行考核，并實行一定的奖惩制度，激励档案管理人员的工作积极性。
　　（二）强化与档案管理工作有关软件的开发
　　目前很多单位的档案管理内容比较多，如果还使用传统的管理方式，就会使档案管理工作的效率降低。现在一些先进的计算机软件不仅可以实现档案的查阅，还可以高效的对档案进行管理，比如实现一些收集、分析等技术性的工作，充分发挥出计算机软件的作用。因此要大力加强计算机软件技术的使用，并且加大相关资金的投人力度，积极的开发出适合档案管理工作的计算机软件，使得档案管理工作的效率有所提高。
　　（三）提高档案的利用价值
　　随着时代的不断发展，传统的纸质档案也逐渐暴露出了很多的弊端，使用纸质档案需要浪费大量的纸张，不符合现在生态环保的理念，而且档案管理人员在进行档案整理以及存档的时候，经常需要花费大量的时间。一些人员需要借阅档案的时候会由于比较繁多的传统借阅流程而放弃借阅，这样也会使档案处于长期无人问津的状态，降低档案的利用价值。因此要加强对档案管理人员的计算机使用培训，逐步用电子档案代替纸质档案，这样进行档案整理和使用的时候只需要通过计算机就可以完成，充分发挥出档案的利用价值。
　　（四）完善档案管理相关制度
　　虽然很多单位已经意识到档案管理的重要性，并且也建立了一些档案管理制度。但是在实际的工作中，除了相关制度不完善之外，档案管理人员的执行力度比较低也是一个重要的问题。相关单位需要借鉴国内外比较先进的档案管理方式，将一些比较繁琐的方式进行精简，建立起比较高效完善的档案管理制度。因此在建立完善的档案管理制度前提下，要让档案管理人员学习相关的法律法规，学习其他单位先进的理念和好的做法，让档案管理人员能够懂得守法，并且进一步提高制度的执行力。
　　（五）加强档案管理的意识
　　目前很多单位的档案管理意识比较淡薄，使得档案管理工作不能有效的进行，因此要通过加强档案管理的管理意识来提高档案管理工作的效率。通过培训学习的方式让相关人员了解到档案管理对单位发展的重要性，并且除了提高单位管理者的意识外，还应该加强档案管理人员的相关意识，充分的发挥出档案的价值。
　　三、结语
　　档案管理工作影响着单位的正常运行，随着科技的不断发展，传统的档案管理工作已经不能满足办公自动化的需要。单位要加强对档案管理人员的专业培训，并且积极的使用一些先进的管理软件，使得档案管理工作的效率得到提高，充分发挥出档案的价值。
　　参考文献：
　　[1]刘淑仙.关于如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].人才资源开发，2015 （24）：158-158.