企业档案实体搬迁中应注意的问题

　　廖可佳++李帅++王辉
　　【摘要】随着档案数量的日益增加，旧档案库房逐渐无法满足公司档案部门的工作需求。档案库房的搬迁势在必行，然而有关实体档案搬迁过程的成果却十分有限。笔者在2017年1月参加了云南招标股份有限公司档案实体搬迁工作，结合本次实体档案搬迁的整个过程，对档案实体搬迁过程中应注意的问题进行分析讨论。
　　【关键词】档案搬迁；实体档案；企业档案
　　云南招标股份有限公司（以下简称＂云招＂）由于旧档案库房的租期到期且面积有限，无法满足云招档案部门放置档案的需要，因此租了新的档案库房。大量的档案需要从旧档案库房搬至新库房，主要包括招投标档案（科技档案、文书档案），还有一些配套的影像资料。云招对于档案搬迁工作提出了更高的要求，不仅要保证档案在搬迁过程中的完整与安全，还要充分做好应对突发事件的应急备案。云招本次的档案搬迁工作主要由三个阶段构成，即前期准备工作、中期搬迁工作、后期整理上架工作，本文主要讨论三个阶段中应注意的问题以及采取的措施，以期对今后界内的档案实体搬迁工作有所启示。
　　一、档案实体搬迁应注意的问题
　　（一）前期准备工作。云招档案部门所保存的档案具有招投标档案固有的特点，即数量庞大、档案附件多。除此之外，档案门类繁多，新老库房距离远等搬迁实况，也为云招档案实体搬迁工作带来了困难。为保证档案在搬迁过程中完整与安全，提高档案搬迁的效率，云招制定了周密的搬迁计划。
　　1.组建档案搬迁专门小组。成立专门的工作小组，对工作进行统一的筹划，才能避免出现工作局面混乱不堪、工作进度不明确等问题。档案搬迁专门小组要负责制定详细的搬迁计划，例如：搬迁的具体时间，具体路线、车辆安排；工作的进度安排；搬迁工作人员的雇用；突发事件应急备案等等问题。档案搬迁专门小组作为整个档案搬迁工作的最为核心的领导部分，一定要注意明确分工，确保每个环节都有专人负责，从而保证搬迁工作的顺利开展。
　　2.新档案库房功能筹划。云招在实现档案有效搬迁的同时，为满足云招档案归档、查询、借阅等多重工作需求，摒除旧档案库房布局弊端，对新的档案库房布局进行科学化的设计。根据对新档案库房的功能定位，＂云招＂相关部门将其划分为储存区、借阅区、业务整理区、办公区四个功能区。新库房功能的划分有利于确保今后档案信息工作的便利，以此确定了新库房运行的基本规划。
　　除此之外，还要确保新档案库房的卫生条件与温度条件，做好防灾准备。库房内还应配备专门的配套工具，便于档案现场清点、记录；档案柜上要提前贴好功能区标签，便于后期档案搬迁工作的有序进行。
　　3.相关工作人员培训。档案实体搬迁工作是一项繁重的体力工作，一般会雇请搬家劳务公司进行档案搬迁工作。但由于搬迁工人缺乏相应的专业知识，对搬迁流程不熟悉，容易造成档案的混乱与缺失，因此对相关工作人员的岗前培训至关重要。搬迁组一般定为四人一组，档案工作人员与搬迁工混组，每组安排一名组长对全组人员进行岗前培训，主要负责档案清点、出库、装车、搬迁、卸车、上架工作，形成一套完整的工作模式，确保指令、回馈都能及时传达。还应当填写专门的＂档案搬迁工作表＂，做到每车配一表，全方位监控搬迁进度。
　　4.做好檔案安全工作。档案搬迁过程中一定要做好安全措施，以防止档案失密或丢失。防泄、防窃、防失的意识要贯穿整个档案搬迁工作，要加强档案工作人员相关方面的意识教育。另外，在搬迁过程中，原有的监控设施应该维持正常运行，确保搬迁工作按照程序有条不紊地进行。
　　（二）中期搬迁工作。档案实体搬迁的中期搬迁工作主要由清点打包档案、搬迁档案以及卸车后统计核对档案三个步骤构成。中期搬迁工作是整个档案搬迁工作的重中之重，对于工作安排有特别高的要求。只有严控搬迁顺序，才能有效保证档案的系统分类，维系档案内在关系，促使搬迁工作尽快完成。云招牢牢抓住了三个工作的关键点，即详细落实清点、对账与装箱任务、统一安排搬迁程序、准确核对统计档案，保障了中期搬迁工作的有效运行。（见图1）
　　1.详细落实清点对账、装箱任务。档案清点对账工作是档案搬迁工作顺利实行的大前提，档案清点对账工作主要是要求档案工作人员对企业档案进行逐一核对，标上流水号，对于外借未归档案，要放置＂外借借条＂，并在清点名册上做好记录。在档案的清点过程中能够对档案进行再梳理，对于之前因为操作不当出现的错库、错架、错类、错号案卷进行错误纠正。之后就是对档案进行装箱。为了保护档案的安全，云招定制了防震搬迁专用箱，按照清点顺序进行装箱，每箱都配置一张＂档案装箱表＂，注明箱号、全宗号、目录号等信息，核对无误后由负责人签字，之后进行封箱，封箱时一定要封牢，以防在搬迁过程中散落给后期工作带来不便。其次，对于封箱处理的档案要做到专箱专放，不能与其他办公物品一起混放，同时杜绝火灾、腐蚀等情况的出现。最后，封箱打包现场混乱，涉工人员复杂，因此要做好防盗措施，以防损失。
　　2.统一安排搬迁程序。按照＂下架—打包—封装—搬迁—开封—解包—上架—排序＂的流程规范搬迁程序，确保环节无误，这是确保档案搬迁有序管理的关键，搬迁工作要紧紧依据安全原则进行，统一调动，精确分配每日工作量。除此之外，企业相关部门应当建立安全保障体制，对搬迁途中可能发生的突发事件进行备案处理，确保搬迁过程中，档案不会出现破损、遗漏、丢失、泄密等问题。
　　3.准确核对档案。当档案搬迁至新库房之后，档案工作人员应该按照清点名册，对标记有大流水号的档案箱进行逐一核对，并应根据核对的情况，对档案箱摆放位置标上记号，并编制＂档案存放位置表＂，以便于接下来的档案上架工作。
　　（三）后期上架工作。后期上架工作是档案实体搬迁工作最后一个步骤，这个步骤对档案的搬迁顺序要求同样极高，因此在中期搬迁工作后，要对卸车的档案进行二次清点。如果顺序没有差错，则按序上架，并编制＂档案上架情况表＂，给每个档案实现准确定位。为了确保档案后期上架工作准确无误地进行，企业主要应该在以下核心区域做到重点把握：
　　1.合理分布上架空间。档案库房上架空间的合理分布主要涉及两个方面，首先要对现存档案进行合理布局，按照年度分类对现有档案进行上架处理。除此之外，档案工作人员还应当充分考虑到档案库房剩余空间的承载量，对之前外借的档案，应该预留出相应的位置。虽然说这样做会给搬迁工作带来许多不便之处，但是如果因为一时的方便，将档案之间的内在联系打破，今后档案的管理容易造成混乱。因此档案工作人员要熟悉企业现存档案的具体情况，对档案上所需空间在宏观层面有整体的把握。
　　2.重新确定档案柜架标识。新旧档案库房在面积大小、功能区分布上存在显著差异，原有的各类档案都需要重新进行组合排列。新档案库房档案架需要就现存档案的实体长度以及存放空间进行测量，并预计出未来档案可能的发展空间。从而对档案库房的存储区进行合理划分。依据分布结果，应当事先在新库房的档案架上贴上新标识，以便清楚地指导工作。
　　3.档案上架后的调整工作。现存档案上架完毕后，还需要进行一定的调整工作。档案实体搬迁工作中难免会出现一些问题，以云招为例，因为在档案打包环节中档案捆绑不扎实，搬运工人在搬运过程中没有轻拿轻放，导致有些档案包散架，档案找不到匹配的流水号，成为无身份的＂僵尸档案＂。能否解决这些问题，直接关系到新档案库房何时才能投入运行。因此档案搬迁专门小组需要待现存档案上架完毕后，安排工作人员逐一核对，对于在上架过程中因为档案暂失而出现架标不一致又无法调整的情况，应按照现有顺序，给档案重新贴上位置标签，接着按重置的标签将档案位置信息录入数据库，以保证后续的检索查阅服务能够有序进行。
　　4.做好防火、防虫、防潮措施。全部档案上架完成，也意味着档案实体搬遷工作拉下帷幕。然而，档案多为纸制品，由于其独特的性质，要求我们对后续的防火、防虫、防潮工作一定要严肃对待。
　　二、结语
　　云南招标股份有限公司基本按计划无差错地完成了本次档案实体搬迁工作。由此可知，要想确保档案实体搬迁工作的有效完成，要事先成立档案搬迁专项小组，编制周全严谨的搬迁计划。其次，要注意工作人员之间的合理调配，使得工作分配明确，责任落实在人。最后，在搬迁环节和上架环节，要按照准则编制《档案登记表》，确保全程跟踪。
　　此外在整个搬迁过程中，云招没有停止对公司各部门提供档案借阅服务。云招事先编制了清点名册与档案登记表，面对查档需求，档案部门通过登记表进行索引，准确找到档案位置提供服务。对于出借的档案，档案工作人员会预留位置，使得搬迁工作与档案服务功能不发生矛盾。
　　当然，面对庞大繁琐的搬迁工作，再严谨的工作计划也会出现错误。譬如上文提到，因为档案捆绑不严，导致档案在搬运过程中散落，使得一些档案成为＂僵尸档案＂。又如，在清点档案时没有采用耐磨耐久的黑色马克笔，造成部分编号在搬运过程中因为磨损而模糊不清，给后期档案上架工作带来了不小的麻烦，拖延了搬迁进度，这些都是企业档案搬迁时需要特别注意的。
　　云南招标股份有限公司在本次档案实体搬迁工作中的优点与不足均为企业实体档案搬迁工作提供了宝贵经验，希望今后企业在组织档案实体搬迁工作时，能够以此为指导，受到一定启发。