向自然界学沟通法则

　　2008/10/9 来源：中人网
　　许多人都喜欢《帝企鹅日记》这部电影，观众会发现企鹅没有领导人。但这样的话，企鹅怎么知道自己要往哪里走呢？这正是人类团队和自然界团队之间的本质区别。答案是：没有哪一只企鹅知道要往哪里去，但当它们作为一个群体一起前进时，就知道要往哪里去了。这就是团队智慧，这也是生物团队的一个重要特征。
　　而人类则是唯一以＂领导智慧＂行事的物种。人们相信只有一小部分领导者才能更好地了解整个团体，人类团队管理是传统的命令和控制。对战争或者土木建造来说，这非常好，但是对于组织团队，尤其是对于分布的、机动的、半正式的、结构和边界都很模糊的团队来说，这一点就很糟糕。组织应该如何通过学习，变得像这些生物团队一样＂自组织＂呢？
　　规则一：将＂命令控制＂式的团队转变成分布式领导结构的＂自组织团队＂
　　生物团队不使用冗长或复杂的信息进行交流，他们使用简短的信息——蚂蚁使用化学信息（信息素），蜜蜂使用舞蹈。然而，我们在团队中采用的典型方式是：由领导主导、纷繁的电子邮件和附件，如果没有得到团队成员的回复，行动就要推迟。这种倾向极大地降低了团队的生产力和响应能力。与昆虫和动物王国相比，这种广泛的＂领导人智慧＂让我们忘记了自然界的＂通讯本能＂而习惯了＂文件本能＂。我们要重新点燃团队成员之间的通讯火花，用它来取代电子邮件和文件。换句话说，要放弃＂文件—评论—交谈＂的方式，改为＂通讯—交谈—文件＂的方式，让文件更简短一些，让成员行动的权力更大一些。
　　规则二：成员及时发出信息，而不是团队发出命令
　　自然界中的团队传递出＂信息位＂，希望收到的队员们及时采取适当行动。在自然界，关键的信息位有两种类型：机会信息位和危险信息位。前者例如蜜蜂发现了一个非常好的蜜源，就跳舞来告诉其他蜜蜂蜜源的位置。后者例如蚂蚁发现了抢他们食物的蚂蚁，会很快通知其他蚂蚁采取适当的进攻或者防御信息。机会信息位和危险信息位都具紧迫性。如果蜜蜂不赶快开采刚发现的蜜源，其他蜜蜂就会去；如果不很快对敌情做出反应，它们将会面临一场奇袭。
　　在这些情况下，自然界中的团队采用了一种简单的交流紧急信息的方式：广泛、快速地发出及时信息，让其他团队成员独立采取行动。为什么团队不发出命令呢？因为指令比一般信息具有更高的＂信息复杂性＂，更难快速地向队员们进行广播，而且指令常常更容易包含错误的信息，导致误解。对于企业组织来说，生物团队的这一＂经验＂意味着，必须培训队员接受信息而不是接受命令的能力，并且让他们快速地对信息作出响应。在一个完美运转的生物团队里，不存在发出命令的领导者，每个生物都会及时向其他成员广播相关信息，透明和清晰是这一切产生的前提条件。
　　规则三：每个人都需要广播
　　自然界的团队不发出命令，而是为团队成员提供及时信息。这些信息并不是由蚁后，而是由其他成员提供的。在蚁群中，蚁后的工作是繁殖，而不是去控制其他蚂蚁。一些蚁群的个体数量能超过3亿，而蚁后并不知道每只蚂蚁在某个时间里都在干什么。
　　人类的生物团队需要效仿自然界的团队，让每一个团队成员都知道，作为生物团队的成员，他们需要仔细留神那些及时的、对团队重要的信息。那么，如何确保团队成员准确地判断应该传递什么信息？如何防止他们不会经常被一些无关紧要的、琐碎的信息所骚扰？生物团队需要设计一个团队＂重要征兆＂的图表。
　　借鉴医学上对紧急情况的分析，我们可以区分哪些征兆是重要的，哪些是紧急的，哪些是两者兼备的。比如说，当心跳不规则的时候，胆固醇高是重要的，但不是紧急的。最简单的方法是让每个成员都辨别出哪些是需要注意的内外部情况。换句话说，需要经常监控那些关键内外部状态的改变。
　　规则四：单向通讯更好
　　当一只蚂蚁向另一只蚂蚁传递信息时，它不需要等待回应。如果要等待回应，没准自己已经被吃掉了，自然界中的团队是交流信息而不是命令，由此可以得知，它们的交流是一种广播式的而不是对话式的。这些信息不需要回应——它们是单向的，这带来了非常快速的团队反应。
　　再来看看我们的组织团队：人们总是希望得到广泛认同，总在等待别人的回应。这种工作方式彻底妨碍了团队的速度、灵活性和响应能力。这就意味着，如果有人没回应，或是有人没收到电子邮件，一切工作只能停止了。在当今组织团队中，加快速度和响应能力常常是我们面临的首要挑战。此时，采取单向通讯是一个很好的战略：要鼓励你的团队希望获得信息而不是命令，双向通讯只有在你需要明确的回应、或者事情真的很复杂、或是需要一个特殊的信息时，才能被使用。
　　规则五：规则行动，不要询问（许可授权）
　　为了避免个体决定对团队产生重大影响的风险，组织团队经常使用一种方法，我称之为＂许可结构＂。许可结构用来调节＂没有更高级的批准就不能采取行动＂这一点。自然界中的团队根据它们遗传的惯例来采取行动，行动之前不会去寻求更高级负责人的许可。而且，这些团队（通常是上千个体的团队）即使出现大量的个人错误，对最终结果的影响也不大。但在人类团队里面，个人所犯错误的影响可能会比较严重。你只要想一想，公司里面有一个很糟糕的药品推销员，或是医生队伍里面有一个很差劲的脑外科医生，影响会有多大？
　　一个有效的生物团队应该不断挑战自己现有的＂许可结构＂，还需要问问自己：控制的成本与未经许可就采取行动的潜在风险相比，哪个成本更大？