新时期档案管理信息化建设存在的问题和改进措施

　　尚雪蕾 骆南南
　　【摘要】在新时期，档案管理的信息化建设过程更强调高质量与高效率，同时也要符合新时期信息时代特征，走多元化的发展路径，这就需要正视档案信息化建设进程中所存在的问题。文中指出了新时期档案管理信息化建设可能存在的问题，并提出相关改进措施，加以例证。
　　【关键词】档案管理;信息化;新时期;存在问题;改进措施;农业环保站
　　传统档案管理工作存在诸多弊端，例如它的时间与空间限制就很严重，这间接加大了档案管理工作的难度与成本。而在新时期，档案管理信息化虽然大幅度优化了传统档案管理工作的内容与机制，但由于它的实践经验尚浅，依然还存在诸多问题有待改进。为了迎合新时期发展需要，档案管理工作还要做到基于信息化机制体系的全面优化调整，解决问题，实现创新突破。
　　一、新时期档案管理信息化建设的现实意义
　　在新时期，我国档案管理信息化建设工作已经步入正轨，它在各个行业领域都强调管理工作的专业性、实用性、时效性和人性化，它更强调对信息数据资源的有效共享与快捷服务过程，最终实现对档案的有效管理，提高档案资源的利用价值。实际上，档案信息化管理虽然改变了传统档案管理途径，但它的目的并没有变化，它只是希望通过将各个行业领域的档案管理带入信息化时代，走档案管理的信息化多元素综合发展之路，并提高档案信息的有效利用率，将档案本身所具备的社会服务功能最大化。
　　二、新时期档案管理信息化建设所存在的问题
　　新时期档案管理信息化建设由于刚刚步入正轨，还有许多不足之处，而由它们所形成的问题制约了档案管理信息化优化发展进程，必须首先指出并正视它们。
　　（一）档案管理制度不完善。当前很多单位、企业都存在档案管理制度不完善的问题，客观讲，围绕档案管理建设不但要建立合理明细的档案管理规章制度，还要对档案数据进行及时统计、管理规则优化变更、编研以及有效利用，确定规章制度的同时也要建立相对健全的考评制度。通过完善的档案管理制度来强化单位工作人员责任意识，提高他们的工作水平。就目前来看，许多单位在档案内容、范围、质量管理方面都有问题，经常出现档案归档内容与档案材料相互不符的情况，甚至出现了档案工作过程中工作人员相互推诿责任、无法明确档案信息利用及管理权限的问题。这些行为都严重影响了档案信息化管理的可利用范围和权责，让实际的档案管理工作过程失衡，甚至失去意义。
　　（二）档案信息资源利用程度低。当前有些单位在档案信息资源利用程度上偏低，它主要体现在档案信息资源的利用程度、存储模式与检索方式上不够健全，且档案信息化保存的持久性严重欠缺，这导致档案信息内容的阅读便捷性也大幅度降低。再一方面，由于某些传统档案数据才刚刚实施数字化转化，档案工作管理人员为了维护档案信息资源的完整性与安全性，拒绝档案信息的查阅与借阅，这也直接降低了档案信息资源的利用率。同时当前单位档案数据库检索利用率的偏低和检索功能不够完善也严重阻碍了档案的有效利用程度。
　　三、新时期档案管理信息化建设问题的改进措施
　　在新时期，各行各业都在不断优化自身的档案管理信息化建设发展进程，提出了针对固有问题解决的改进措施。本文以某农业环保站为例，提出针对新时期档案信息化建设进程的建议，旨在改进自身过去档案管理中所存在的管理制度不完善和档案利用率偏低问题。
　　（一）完善农业环保站档案管理的利用制度与归档制度。该农业环保站在档案管理的利用制度与归档制度完善方面下了很大功夫，希望最大限度发挥档案资源管理与利用的有效价值。首先是不断完善档案内容的利用制度，将档案资源内容合理利用与地方农村水利工程建设、建筑工程建设当中，根据档案所提供数据与过往农业建筑改造实践经验来提供相关环境数据，以前车之鉴来对新工程项目形成技术规范和约束，最大限度发挥档案资源的有效利用价值，同时保证了档案信息资源利用的延续性。再一点就是完善档案的归档制度，实施对档案的＂双轨归档＂管理。这一做法就旨在充分利用网络信息技术来实现对农业环保站内传统纸媒档案数据的整合、归档与再管理，同时也为档案建立完善的归档制度与管理标准，一方面满足电子档案的有效歸档，一方面促进了农业生态环保数据的实时更新与补充，让纸质档案信息内容能够做到准确录入，保证农业环保站中的传统纸质档案能够与最新转化的电子档案相得益彰，有序有效归档。
　　（二）完善农业环保站档案管理的资源利用效率。该农业环保站要完善自身档案管理的资源利用效率，首先就是要定制一套完善的档案数据库检索技术模式，提高档案检索的利用效率。具体来讲，就是要完善优化档案目录的检索准确度，有必要对农业环保站中的水利环保数据、林业环保数据、农田环保数据、农业设施数据进行分类建设，确立每一项目内容检索机制，实现农村农业管理者与农民的快捷检索过程。再者就是要统一档案信息化管理，例如对个人出资所开展的农业科技活动进行资源统一化管理，保证农业科研资源实现内容共享。为此，农业环保站还要为农业科研活动档案内容进行立卷归档责任制建设，为所有归档的科研文件材料实施审查，并完成档案内容的电子数字化转化，实现统一管理目的，提高档案的检索利用效率。
　　四、总结
　　像农业环保站这样重要的利国利民企业，一定要强调档案数据管理的创新性与服务性，要做到与时俱进，基于信息化时代发展趋势来实现档案的信息资源共享与优化建设，修正档案信息化管理建设的不利缺陷，促使档案管理工作进步。
　　【参考文献】
　　[1]梁德兰.新时期档案管理的信息化建设[J].信息化建设，2016（4）：273.
　　[2]舒琦艳.论农业科研单位档案信息化管理与创新[J].农业科技管理，2013（6）：52-54.