互联网时代下煤企档案保密工作思考
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【摘 要】新科技、新思维，互联网+时代下的煤炭企业，一边是＂去产能＂关闭退出还青山绿水于民的＂绿色＂考验;一边是＂生存＂与＂发展＂的转型危难关头。作为煤炭企业众多事务之一的档案管理工作＂边缘化＂＂轻视化＂的问题日益凸显，而处在档案管理工作闭合管理重要环节的保密工作境遇更是尴尬。本文着重针对煤企当前现状，结合笔者多年来档案管理工作的心得体会，谈一谈煤炭企业档案保密工作中的一些不足及一些思考。
【关键词】档案管理;保密工作;分析思考
＂保什么密？和我们有关吗……＂身处煤炭行业，与人聊及档案保密工作总会引起一串的问题，而这也反映出当下档案管理保密工作在煤炭企业员工的心里现状。兴许他们认为保密应是军队、政府、涉密较多的高精企业的事，作为挖煤、卖煤的煤炭行业，在和平的信息高速发展的互联网+时代谈保密工作纯粹多余。
可事实呢，却非如此。众所周知，1964年《中国画报》的一版封面因为记者的不够谨慎，报道审批制度的不严谨，一张大庆油田＂铁人＂王进喜的照片让日本的情报专家就此解开了大庆油田的秘密。
这就么一张看似普通的照片，不仅让日本人分析并掌握了许多大庆油田的秘密，还由此生产出了适合大庆油田开采用的石油设备，高价出售给我国，进而给我国造成了不必要的经济损失。作为一次用＂高＂价买来的深刻教训，这足以让我们在电子化、信息化飞速发展，互联网、移动通信广泛普及的今日引起高度的警觉。随着社会发展和科技的进步以及互联网+时代的到来，处于关闭退出、转型升级关键期的煤炭企业，极易档案信息泄漏。以笔者所在企业为例，有下例两种泄密现象：一是在抓淘汰落后产能、减少富余人员政策落实过程中，为稳定员工队伍，促进企业和谐，利用办公楼、矿井工业广场的LED屏开展形势教育活动时，没有意识到涉密信息的重要性，将行业寒冬，企业煤炭售价低、库存高，滞销严重等诸多困和盘托出，让＂有心＂的煤炭客户有了与企业买煤卖煤＂砍价抬价＂的底气和筹码。二是持续加大的到龄内退、取现走人的减员力度，加速了煤炭企业人员新老接替、工作衔接的断档，同时也造成档案管理人员＂青黄不接＂，企业档案资料管理混乱，出现档案移交出现失卷、漏卷现象，使得企业在处理人事、土地、林地、矿井越界开采等纠纷问题上，让企业处于被动状态。
分析原因，笔者认为煤炭企业档案保密存有以下几点不足：
1.保密意识淡化。在煤炭企业的＂黄金十年＂，煤企档案管理工作有了较大变化，但与其它工作，特别是安全生产工作相比来说，档案管理工作还是相对滞后的。这也就形成了在多元化、技术化的信息化時代，煤企干部、员工＂无密可保＂的思想共识，这既是对形势变化认识的不足，也是学习流于形势，不系统、不经常的一种体现。
2.风险防范不足。互联网的环境下，很多煤炭企业对保密制度没有与时俱进，依然传统的固守在对纸质材料上的规范。在新时期，对无纸办公的定秘的等级不准确，同时没有行之有效的保密监督管理制度，导致保密制度执行力不足，如同虚设，档案资料管理的抗风险能力明显不足。
3.管员能力弱化。随着煤炭企业改革步伐加速推进，精简人员、合并职能的大势已不可逆，老管员大量退出，新管员仓促上岗，缺乏专业系统的培训以及专业性研究，加之日常培训已然满足不了档案管理人员知识需求，档案管理保密工作呈现多任务、无头绪的混乱状态，业务能力急需进一步提升。
煤企关井退出、转型发展已成定势。针对煤企现状要在互联网+时代做好档案保密工作，笔者认为需从以下几点着手：
1.提升领导档案管理意识。煤企管理人员对该项工作的重视程度高低决定着该项工作的质量和效率。因此，抓住做好档案保密工作的关键少数——＂领导＂，把档案保密工作纳入企业年度工作，与绩效、追责、年度评先评优一同进行考核，才能让煤企的管理者们引起足够的重视，进而才能确保档案保密工作在煤企总体事务中的有得到效落实，以及资金支持。
2.建立有效档案管理制度。以《保密法》《档案法》为依据，结合企业现在及时代特色，重新制定行之有效的档案管理规章制度，主要包括：立卷归档、移交接收、保管利用、人员追责等档案管理制度。尤其是矿井关停后，要确保档案原件的完好无损，不因矿井关停、人员裁撤造成档案损坏、遗失、混乱。移交时要做到档案排列规范，有规可循，有目可查。杜绝因档案移交造成的遗失、失密、泄露，给煤企带来不必要的麻烦。同时，要结合煤企转型的关键期，总结一套便于操作性、流程规范的管理制度并加以完善。
3.加大档案保密宣传普法。不可否认，科技飞速发展的当今，保密工作逐渐淡出了人们视野，这是保密宣传不到位、力度不够所引起的。作为煤炭企业要依靠为数有限的档案管理人员做好档案保密工作几乎是不可完成任务。因此，要做好档案保密工作，必须要引导职工认识档案保密工作的重要性、必要性和危害性，张贴标语、制作宣传栏、举办普法知识讲座等普法宣传是不可少的。只有让煤企职工形成不该看的不看，不该听的不听，不该说的不说，不该传的不传良好风气，煤企档案保密风险才能降到最低。
4.组建精简专业管员队伍。就当前煤企而言，在谈充足的人力资源保障已不合时宜。所以，眼下的煤企需要建立＂1+N＂精简专业的档案管理队伍。所谓＂1+N＂就是在企业保留个别业务精、能力强的档案管理骨干，采取以老带新、师徒传帮、师徒结对等方式，让＂徒弟＂快速地掌握四种技能：①档案专业知识，②业务管理知识，③现代化设备操作技能。确实做到煤企转型发展、档案管理薪火相传、保密工作不断档。
5.强化档案监督管理工作。监督管理是提高档案保密工作效率的关键环节，煤企在进行档案监管工作中需要做好以下几个方面：①制度监督管理，煤企需要制定科学、完善的档案保密监管制度，例如审批制度，制定健全的审批手续，防止出现主观、随意借阅、处置、更改、删除档案。②人员监督管理，实行档案管理责任细化，遵循＂谁主管，谁负责＂的方式，如果出现问题，则追究相关负责人的责任;对档案访问、利用的范围、时间等进行明确的规定，对档案使用人员进行全面的监督，尤其是利用者离开时，需要对档案内容进行细致、全面的检查，避免出现档案使用人员损坏、删改档案内容;对于涉密档案，还需要和档案利用人员签订保密协议，做好涉密人员档案的备份、核查工作，如果出现涉密档案泄露的问题，需要依法追责。③借阅监督管理，煤企档案通常局限于档案室内，不外借阅。但是，为了保证档案利用效率、周转率，部分档案需要外借，为了保证档案的安全性、完整性，需要做好借阅监督管理，做好档案借阅人员的等级工作，如借阅人的基本信息、借阅档案的目的、借阅的数量、借阅的目录、借阅的天数等，借阅档案归还时，需要做好档案的清点工作，避免出现档案被损毁、撤换、涂改等情况。煤企档案管理工作人员需要定期或者不定期对档案的进行全面的检查，保证档案的真实性、完整性，为档案资源的利用、共享奠定坚实的基础。但是，如果发现档案被窃、丢失、删减、更改等现象，需要及时的向上级报告，并采取有效的补救策略，将损失程度降至最低。
综上所述，互联网+时代现代化高科技的普及应用，一方面给我们的生活与工作带来了很大的便利;另一方面，也给煤炭企业档案管理工作带来新的考验，其中最严峻的考验就是档案保密工作难度加大了。只有立足于以人为本的基础之上，完善制度建设，更新管理设备与手段，才能确保档案管理的保密万无一失。
【参考文献】
[1]刘付英. 大数据时代下的档案保密工作[J]. 城建档案， 2017（7）：88-89.
[2]郭晓慧. 新形势下煤炭企业档案管理工作的新思路[J]. 办公室业务， 2015（4）：71-71.