企业档案的规范化管理及其建议

　　摘要：目前在企业档案管理中还存在一些不科学、不规范的做法，这些已经成为制约企业发展的障碍。本文中，在当今社会，企业要发展就一定要加强档案的规范化管理，并针对当前企业档案管理中存在的问题提出了自己的建议和措施。
　　关键词：企业档案管理；规范化；建议
　　企业档案管理工作是优化企业管理和提高企业经济效益的一项服务性工作。随着企业的不断发展，档案数量、种类不断地增加，社会信息化进程的加快，对企业档案工作管理手段、管理方式提出了更高的要求。为此，作为一名企业档案管理人员，应结合档案管理工作现状，遵照档案管理的基本要求，以创新为中心，加快实现档案工作规范化、现代化、标准化和信息化的步伐，使档案为企业提供优质、高效、及时、准确的服务，创造出更丰厚的经济效益和社会效益。
　　一、当前企业档案规范化管理存在的問题
　　（一）档案意识薄弱
　　在企业，很多领导干部认为，经济建设是硬道理，而档案管理是软工程，是做给外人看的，可有可无。这些干部的思想落后，档案意识较差，体现在档案工作上就是管理松懈、规范性不强，有些企业没有正规的档案室、档案员；有些企业虽然建了档案室，但设施、设备等硬件条件差，使档案室的服务功能成了摆设。没有场所、人员做保障，档案工作也就无所谓规范化、标准化了。
　　（二）档案管理从业人员素质较低
　　很多企业档案管理人员文化程度较低，专业知识老化，知识面较窄，计算机及外语水平不高，思想观念和管理水平跟不上时代的发展，导致信息化的档案管理设备闲置。也有部分档案工作者对于自身工作所面临的巨大挑战认识不足，或者满足于自己已掌握的知识，在接受新的技能后不懂得如何将其应用于实际工作中，或者缺乏应用的动力，不愿花费时间和精力来整合提高新的技能。这一现状极大地制约了档案工作的创新与发展。
　　（三）档案管而不用现象严重
　　目前，很多企业建有档案室，也制定了档案管理制度，但是这些往往多流于形式，尤其是很多领导干部认为，档案工作相比于经济发展来说，显得不是那么重要，因此，很多企业的档案室就是个面子工程，仅仅是作为保管档案的地方，档案被束之高阁，没有被利用起来。少数档案室虽然建立了制度，但流于形式，档案利用、库房管理、档案检查等没有按制度落实，档案管理工作没有真正实施。
　　（四）档案管理的信息化水平较低
　　档案管理信息化既是推动档案管理规范化、统筹发展的必要举措。然而目前大多数企业仍然沿用传统的纸质版处理、档案材料，工作效率慢，成效低，对企业的发展以及档案管理水平造成不利影响。随着计算机在档案应用中日益成熟，而今的档案管理工作已经不能只局限于收集、整理、归档中，它需要现代科学管理手段来管理档案。
　　二、加强企业档案管理的相关措施
　　（一）建立健全档案管理制度
　　企业建立健全档案管理制度，完善管理体制，对档案事业及企业的发展具有重要意义。因此，企业应结合实际情况，建立具有实际性、可操作性的档案管理制度，使档案管理工作有章可循，并在具体实施中不断健全与完善。同时，本着标准化、规范化、现代化的企业档案管理目标，对已有的档案管理规章制度进行修订与完善，明确本企业的档案管理内容、范围及方法，补充相关管理内容。
　　（二）正确处理好档案保密与利用的关系
　　保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员应重视档案保密，工作尽心尽职，对档案管理专用计算机进行更新，定期维护复印机、打印机，加固档案室防盗门，添置防磁柜，为档案资源的安全保管提供保证。
　　（三）提高档案管理工作人员的综合素质
　　企业档案管理工作需要一批具有高素质、高专业水平、高管理能力的人才，这也是做好企业档案管理工作的根本保证。因此，企业应定时组织相关人员到档案管理行政部门进行学习与培训，以不断提高工作人员的综合素质水平。同时，组建一支档案管理队伍，并抽调一些具有档案专业知识的技术人员到队伍中来。而针对档案管理部门存在知识老化、新技术匮乏等现象，应不断对档案管理人员加强继续教育，并经常组织员工交流大会，让新、老员工彼此交流心得，互相学习，提高管理团队的整体管理水平。
　　（四）建立科学化档案管理体系
　　做好企业档案管理工作，必须构建档案可持续发展的科学管理体系，注重实际而非形式，加大信息化在档案管理中的应用，开发利用档案信息管理系统，加强日常管理。保证档案资料管理的连续性、安全性及保密性，做好档案资料的价值分析及经营决策，为企业发展提供正确的经营理念，进而达到企业发展的需求。此外，严格执行档案管理制度，对管理工作中存在的问题及时发现，并改进与完善，以提高档案管理效率。
　　（五）充分利用档案资源
　　传统的档案保密主要是将档案加固，甚至束之高阁，很多不去动，这种做法，在保护档案的同时，也使一些有价值的档案不能得到充分的利用，甚至变成废纸垃圾，这是档案资源的严重浪费。保而不用就失去了保的真正意义，也使档案失去了保护的价值，这不是档案保护的初衷。因此，应该对档案进行有效的利用，切不可失之偏颇。
　　三、结语
　　在企业管理中，档案管理也是其中的一个不可忽视的组成部分。科学合理的档案管理必须与时代同步，适应现代企业发展的需求，才能不断地提升企业管理水平，起到带动企业发展和促进社会进步的作用。如何改进现代的企业档案管理，以及如何合理地利用信息化技术，成为了现在提升企业竞争力的关键。
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