开展好办公室工作的几点认识

　　【摘要】辦公室工作涉及日常事务、政务调研、信息宣传、档案管理等，承担着综合协调、参谋助手、督导检查等职责，是保障机关正常运转的枢纽。本文就如何把握工作原则，处理好工作关系，做好办公室工作谈一些认识。
　　【关键词】办公室工作;原则;意识;能力
　　一、把握一个原则
　　办公室工作的根本宗旨是服务。办公室人员应把服务作为工作出发点和落脚点，把领导和部门满不满意作为衡量标准。一是为领导服务。要尊重领导、服从领导、给领导提建议，为领导工作创造便利条件，维护好领导形象。领导交办的工作要认真对待，尽快完成并回复，做到件件有回音，事事有着落，不折不扣地落实到位，让领导从日常琐事中脱身，有更多精力时间思考全局，抓战略大事。二是为单位服务。与人为善，乐于助人，对来办事的人热情周到、耐心细致，做好接待和引导工作，在领导、同事和部门之间架起一道桥梁，能办的事及时办，不能办的事请示汇报后说明理由，把握时机、条件、背景妥善处理，不让他人作难，及时沟通保持工作顺畅。
　　二、协调好两个关系
　　办公室工作范围广，涉及领域多，单位能否理顺关系高效运转，协调作用发挥得好坏很重要。一是处理好领导与辅助的关系。办公室许多事情由领导直接交办，可以直接向领导请示，办公室人员如果不认清自己的角色位置，不注意言行举止，就会影响工作大局。办公室人员是辅助领导完成工作的，要按领导意图和指示精神处理问题，超出职权的事不能擅自做主，属于领导拍板的事不能越俎代庖，更不能打着领导名义和办公室旗号任意妄为。二是协调好部门与同事关系。协调关系要做好环节对接，吃透上情、把握下情、了解外情，当上级要求与下级认识不一致时能找到融合点，部门同事看法不一致时能找到共同点，工作意见不一致时能找到切入点。对一些棘手事项，要谨言慎行，善于融洽各种关系，什么话能说、什么话不能说，什么事该做、什么事不该做，心中必须有数，说的不传谣，不说过头话，不做过头事，做的不偏差。
　　三、做到三个到位
　　办公室是单位枢纽，承担着沟通上下、联系左右、传递信息、协助处理日常事务等职能。因此应做到以下几个到位：
　　（一）政治到位。办公室人员要有坚定的政治立场、政治观点、政治态度，靠得住，站得稳，在任何时候、任何情况下与组织保持高度一致。只有不断提高政治素质，熟悉党和国家的理论、方针、政策，把握组织意图，维护组织权威，才能从实际出发，避免出现政策实施偏差，不折不扣地完成组织交给的任务。
　　（二）工作到位。办公室工作要做到爱岗敬业、细心周到、严谨务实。一是办好会务。会议是推进工作的重要手段，会务工作体现着办公室服务水准，直接影响到会议质量。要做到会前充分准备、合理安排，会中准确记录、服务到位，会后认真整理、分析总结。二是办好公文。公文是传达上级指示精神、安排工作的工具。要确保公文简明扼要、操作性强，切实把好法规政策关、文字格式关和程序流程关。起草文件，提供情况，打印文件，必须严格校对，仔细核实、反复推敲，不能粗枝大叶，不能形式主义，不做表面文章。三是办好事务。工作无小事，办事前要周密筹划，精心安排，稳扎稳打，不夸夸其谈，不惜力耍滑，不弄虚作假。一旦工作出现纰漏，一个通知没下好，一条信息没拟好，一点小疏忽、一个低级错误，都可能带来无法弥补的损失，造成难以挽回的局面。
　　（三）心态到位。办公室工作庞杂琐碎，时间不确定，有时候要占用下班时间，加班熬夜白天还得照常工作，工作疏漏犯错，被领导批评，被他人误解，受到埋怨都是正常的;有些工作看不见摸不着，不能直接产生利益，有些工作幕后开展，默默无闻。因此办公室人员要对工作怀有情怀，把工作当成事业来做。办公室人员要在工作实践中培养职业心理，学会认识社会环境、驾驭情绪，冷静对待各方面压力，听得起批评，经得起敲打，忍得住刺激，耐得住寂寞，经得起诱惑，受得了委屈，凡事不往名利方向看，锻炼坚韧的意志，强健体魄来充沛精力，保持最佳工作状态。
　　四、树立四种意识
　　办公室人员的素质直接影响着工作正常运转。合格的办公室人员应不断强化培养职业素养。
　　（一）大局意识。办公室人员必须树立大局意识，自觉把各项工作放到推动工作发展的大局中思考和把握。思考问题、谋划工作要紧紧围绕大局，做到同领导思维同步、思路同轨，保持一致，形成齐心协力干事业、团结协作谋发展、同舟共济求进步的良好工作局面。个人要培养完善的人格，加强自身修养，保持健康的生活情趣，把握好交往分寸，勤俭朴素，不攀不比，宁公而贫，不私而富，不该吃的不吃，不该拿的不拿，不该去的不去，随时随地维护好单位形象。
　　（二）责任意识。办公室要保持高度敬业精神，对任何一件经办的事，都要严谨细致，容不得半点敷衍。缺乏责任心，只想着工作是为了混口饭吃，大大咧咧、马马虎虎、丢三落四，对内可能耽误工作，对外可能损害单位利益。办公室人员应把工作作为历练的契机，＂事虽小，不为不成＂，凡是自己能办的事情就尽力而为，能今天办的事不拖到明天，不让工作和文件在自己手中延误、积压，靠责任心和踏实工作赢得领导和同事信任。办公室人员参加会议多，接触内部文件多，因此必须熟知保密纪律和知识，严格落实保密措施，工作中不能心存侥幸，不能擅自扩大文件知悉范围，公文未经审查同意不能在网站及媒体上刊载，未经审核落实的事项不能运行。
　　（三）效率意识。办公室汇集大量工作和信息，有的工作具有时效性，＂当其时，一语千金;过其时，一文不值＂，放一放可能忘事，拖一拖可能坏事，慢一慢可能误事，因此办公室人员要有＂时不我待、只争朝夕＂的时效观念。工作遵守程序、规范和保证质量的同时注重效率，协调好中心工作和日常工作，加快节奏，提高速度，努力实现高效服务。干事先后有序、主次分明、缓急适当、张驰有度，根据需求进行梳理过滤、编排加工，区分有用与没用，急用与缓用，重要与次要，分清轻重缓急，制定工作计划，急重工作投入较多精力，轻缓任务就以较少时间进行处理，把握好各任务时间节点，顺序完成。领导的指示命令立即传达，下级的请示报告即时呈送，办文办会办事雷厉风行，不等不靠，说办就办，不推诿扯皮、不懒散敷衍，文不过夜、事不隔天、会不超时，有事立办，急事急办，特事特办。
　　（四）團结意识。团结是做好工作的保证。办公室人员要掌握心理和情绪因素，彼此要感情上多沟通、思想上多交流、工作上多商量。对于工作中存在的问题，出现的纰漏，不苛求于人，多做自我批评，有问题先从自身找原因。与同事相处要心态平和，不搞亲亲疏疏，不人云亦云，不信流言蜚语，不拨弄是非。发生冲突时，大事讲原则、小事讲情谊，能容能让。在团队工作开展过程中勇于担责，相互信任支持、相互尊重理解、相互补台配合，不斤斤计较，不利于团结的话不说，不利于团结的事不做，不断增强个体向心力和团队凝聚力，形成良好的团队氛围，发挥团队整体功能。
　　五、提升五种能力
　　办公室态度作风不仅体现着个人修养素质，也反映了单位精神面貌。办公室人员应不断提升自身能力，形成与工作相适应的能力结构。
　　（一）知识更新能力。学习是提升个人能力，做好工作的前提。办公室人员必须挤出时间思考学习，学书本、学实践、学领导、学同事，学理论、学方法、学技巧、学谋事处事经验。坐得住冷板凳，平时广泛涉猎各种知识，书籍刊物、文件简报、网络资讯都要看，不断更新知识，多接受新事物，多结交有思想的朋友，多接触行业政策走向、发展前沿，下苦功夫精研业务，把握工作动态和重点，拓展理论高度、深度和视野，收集、整理和分析行业新思维、新观点和各种有价值的信息资料，分类留存，形成自己的资料检索体系便于查阅和使用。
　　（二）思考创新能力。多动脑思考，增强前瞻能力，把自己的思想与见解融会贯通，才能使思考始终走在形势发展前面。办公室人员平时要多留意从身边收集掌握情况，多与他人进行交流来共享信息资源，互相启迪、互相促进，把握新形势、运用新语言、掌握新观点。通过自身学习、实践和汲取别人的经验去积累认识问题、分析问题、解决问题的能力，归纳、总结、延伸、提炼有价值的内容，找出规律性、普遍性、苗头性的问题。独立思考，对工作作一些预测分析，及早提出可能出现的问题与预案，使得认识更具全面性，分析更具深入性，措施更具可实施性。
　　（三）参谋辅助能力。办公室的重要工作是为领导决策服务，办公室人员要想领导之所想，谋领导之所虑，供领导之所需，提供多样化建议。一是做好准备铺垫。领导在作出决策前，做好信息收集和处理工作，让领导及时全面准确了解情况，作出正确判断和决策;领导作出决策后，要拟制下发公文通知;决策执行中，要及时掌握工作进度，制作工作台账明确时限和责任分解，督察督办转化为具体有效的行动;执行后要收集反馈意见，为领导掌握执行效果提供帮助，成为领导观察工作得失、掌握发展态势的眼睛。二是辅助领导决策。领导决策，有的是长期思考调研之后提出的成熟方案，有的是关于一个点、一件事、一个方面、一个阶段的考虑，尚不成熟。对领导考虑成熟的事情要根据领导工作目标，细化具体工作措施方法。对不成熟的要善于把握领导决策瞬间，帮助提炼整理思路和丰富内容，把模糊的弄清楚，把片段的弄系统，把单一的弄全面，使决策系统化、条理化、明确化。三是信息整理分析。信息是正确决策的依据，及时准确全面地掌握信息才能占住工作先机。领导每天要处理大量工作，难以对信息进行逐一梳理。办公室人员应积极分析研究文件、会议、讲话精神，主动请示领导取得更多、更明确的指示，理解和把握领导意图和工作思路与需求，提高信息总结提炼能力，围绕领导工作重点和关注点，有意识地交流、收集、积累，有选择地筛选有价值和意义的观点、意见建议，将最需要的信息及时反馈给领导。
　　（四）文字写作能力。文字材料作为一项辅政工具，是领导决策指导、部署工作、报告情况、交流信息的载体。文字工作是一项严谨的工作，靠的是知识积累、潜心钻研和深入思考。办公室人员要把提高文字能力作为重要任务，认真对待、扎实底蕴，提高技巧。一是提高文字驾驭能力。掌握通知、请示、意见、讲话和调研报告等各种文体的写作技巧，准确把握行文方向和目标，字斟句酌，用心提炼，精益求精，不断提高文字质量。二是提高文稿水平。认真研究政策，反复推敲确定基本内容、框架结构和写作风格。内容上观点明确、表达准确，具有权威性和针对性;结构上按照提出问题、分析问题、解决问题的思路布局，具有说理性和逻辑性;风格上把握工作性质和领导特点，具有特色性和形象性。三是要勤于修改。写作中多推敲取舍，舍得作颠覆性删减并改动，同时能虚心请别人修改，敢于否定自己，不合要求就立即去改。忌急躁和粗心大意，写出来不检查有无遗漏和错误就匆匆交给领导。
　　（五）沟通协调能力。沟通能力既是人们社会生存和发展的重要能力，也影响到办公室桥梁纽带作用的发挥。做好协调工作需要注意方式方法，办公室人员应努力增长协调才干。一是要正确表达。要及时、准确地传达各方意思，汇报与交流时要简明扼要、有条有理，态度认真、抓住重点，分清主次，节约时间，避免产生误解和矛盾。各人所处位置不同，出发点不同，工作内容、思路、方法不相同，看法难免有差异。工作中发生推诿扯皮、相互脱节、相互干扰时，办公室人员要站在团结和谐的大局意识高度，必要时拿出鲜明态度，表现出担当魄力，协调处理好各种关系，发挥工作润滑剂和中枢管理作用。二是待人以诚。诚信是第一准则，能增进理解和信任。办公室人员与人交往最重要的是要讲诚信，诚心诚意地为领导、为单位、为他人服务，能帮的尽心帮，能做的尽心做，有功劳时不伸手，有苦劳时不计较，有疲劳时不抱怨，有过错时不推脱。承诺的事情在无法兑现时要及时说明，避免误解。三是平等尊重。人人都期望他人的尊重，沟通时要体现尊重与平等，注意措辞语气、注重礼仪，谦逊委婉能减少排斥心理，使工作变得轻松、愉快，促进建立良好关系。在工作中要善于观察，多了解他人的性格和处事原则，多考虑他人意见和建议，不乱开玩笑、不议论是非。因疏忽造成的小错误，要换位思考，理解容忍，切忌高高在上、颐指气使、盛气凌人。
　　【参考文献】
　　[1]习近平.秘书工作的风范——与地县办公室干部谈心[J].秘书工作，2014（4）.
　　[2]刘凤霞.新形势下做好办公室文秘工作的几点思考[J].办公室业务，2013（3）.
　　[3]吴燕.新形势下办公室工作基本职能研究[D].安徽大学， 2015（4）.
　　[4]陆瑜芳.秘书学概论[M].复旦大学出版社，2012（2）.
　　[5]王怀志，郭政.参谋助手论[M].西北大学出版社，1994（8）.