电力企业协同办公系统中档案管理工作分析
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摘要：协同办公系统是覆盖电力系统及基层单位的一体化综合办公管理平台，是电力系统推行集团化协同办公和＂无纸化＂计算机办公的重要途径；协同办公系统是一项促进办公方式转变，实现日常办公业务的标准化和规范化系统工作，是电力系统在创新工作手段，深化信息化应用，以工作的信息化促进管理的现代化，提高工作效率，实现办公室全部日常性、基础性业务全流程覆盖的管理系统。
关键词：电力企业；档案管理；应对措施
一、档案管理系统定义
档案管理系统是协同办公系统四大业务模块中一个，是电力系统对档案信息和档案实体进行辅助管理的计算机应用软件系统，是为推动电力系统数字档案馆早日建设，提高档案管理智能化和档案服务利用水平，促进档案工作科学发展的智能化办公管理系统。
二、协同办公系统中档案管理工作的利与弊
（一）协同办公系统档案管理工作优点
1.协同办公系统档案管理程序的应用，实现了公司档案数据共享，分级管理的机制，使各级人员分别对授权范围内的档案信息进行分级查询利用，确保了公司档案信息的及时、准确、安全。实现了非涉密档案信息资源网上查询和利用，节约了各种资源，起到了低碳环保的作用。档案管理软件将传统纸质档案转化为电子数据档案，将档案管理工作从静态转变为网络智能化、资源共享化的现代动态管理模式，最大限度发挥了档案的利用价值，在很大程度上促进了档案管理工作向网络信息化、智能化、规范化、便捷化迈进。延长了实体档案的保存时间，减少了人为损坏现象。
2.档案检索利用便捷。目前档案的检索可以实现如同＂百度＂一样的基本功能，比如：＂关于xxxxxx工程的通知＂，先查询＂通知＂出现1200条，然后再输入＂工程＂，会在检索到的1200条中按照＂工程＂再次过滤，直到完成需要的档案检索。
3.便捷的在线预约、查档功能，简化查阅手续，方便档案利用。用户登陆协同办公系统进入档案管理模块进行检索、借阅、归还等一系列操作，阅档者查阅档案，只要熟练掌握了工作流程，就很便捷、迅速的完成了查阅档案工作，无需前来档案室阅档，节省了时间。
4.档案整理记忆。针对档案整理工作周期较长的特点，系统会自动记录档案管理人员档案整理工作痕迹，通过最近整理功能可以快捷进入正在进行的档案整理工作。
（二）协同办公系统中档案管理工作弊端
1.档案人员的工作量相对增加。按照《国家档案局令第6号》第六条：＂电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档＂的规定，档案人员必须每天完成电子文件的逻辑归档。 传统档案管理工作模式是档案人员在次年一季度开始进行上一年的文件接收、整理、归档等一系列工作，档案管理系统运行后每天必须在整理、编目、归档移交来的纸质文件及其他各门类档案、资料的同时，还必须进行当年的电子公文逻辑实时归档工作及日常的档案利用工作，档案工作人员的工作量相比以往有所增加。
2.档案的齐全、完整要靠日常的收集、积累工作。协同办公系统中文件办理完毕，职能科室兼职档案员就直接进行逻辑归档了，当年又不打印纸质文件，势必造成文件材料收集不齐全现象发生，比如给上级各单位的各类上报材料、报表等直接上报，没有保存的意识，第二年一季度移交纸质文件时没有办理结果材料，使得本该长期保存的文件失去了保存价值。
3.职能科室兼职档案员变更频繁，工作流程不熟悉。协同办公系统收、发文以及归档工作熟练操作性比较强，兼职档案员在接收到联网分发的本单位内部文件后，必须把默认流程转换为院内收文，阅办完毕流程自动结束。
4.兼职档案员填写归档信息不完整。协同办公系统内上级单位对电子文件办理有时效性考核，各职能科室为了尽快在个人工作结点结束流程，在归档前大多数科室的兼职档案员不能正确填写归档部门、类目名称、保管期限、文件总页码等等信息，就发送给下一环节办理人员。档案人员在收到电子文件后必须对每份文件进行查看，并完善归档信息才能归档，使得档案人员工作量相对增加。
三、应对策略
要解决档案管理工作中存在的种种弊端，必须注意以下五个方面：一是各单位档案管理部门复合型高技能人才缺少，对档案工作人员的整体素质，单位领导要有明确的把握，需要聘用多技能、责任心强的工作人员；档案人员也要不断充实自己的专业知识，以便更好的适应工作岗位，满足工作需求。二是各级领导、各部门要把对档案工作的理解与支持落实在行动上，不能只看表面现象，给档案人员充足的时间、空间，使档案人员能静下心来做好本职工作。三是各部门要严格执行归档时间、归档内容和质量要求，按时移交、归档各门类档案、资料。四是各单位要尽快推进实施部门立卷工作。五是电子文件形成部门要作好平时纸质文件、资料的收集、积累、保管和整理工作，档案部门进行指导与监督。六是全员要增强档案意识和业务知识。档案工作不仅仅是档案部门和档案人员的事情，而是需要所有部门中所有人员共同参与才能取得成效的一项事业，提高各级领导对档案工作的重视度，增强兼职档案员工作责任心和业务素质，严格执行《文件材料归档工作考核办法》。
四、结束语
笔者相信在不久的将来，电力系统一定会率先建成中央企业首家智慧型档案馆，在服务＂一强三优＂现代公司建设中创造更大价值，一定会实现各单位档案信息资源共享；利用数字档案馆信息平台，实施非涉密档案数据信息的跨全宗移交、共享与管理，实现公司系统非涉密档案信息数据的授权查询利用。档案的完整、详尽不仅可以为企业领导对单位的制度和重大决策提供参考依据，也为维护企业利益起到了重要作用。