国企办公室秘书工作问题及对策

　　【摘要】国企办公室秘书具备多重角色，需要协助领导处理日常工作发挥参谋作用，上传下达发挥桥梁纽带作用，居中协调发挥中枢作用，对秘书人员的思想和能力水平要求较高，探索相应对策，做好秘书工作，具有现实意义。
　　【关键词】办公室;秘书工作;问题;对策
　　一、国企办公室秘书工作的特点
　　国企办公室秘书通常数量不多，一位秘书常常负责多位领导，工作横跨办文、办会、办事领域，呈现全局性、综合性、复杂性、高频性的特点。一方面要求秘书具备高站位宽视野、在状态有激情、高标准严要求、快节奏重落实、敢创新有底线等素质，另一方面又常常面对年轻秘书人员理想、信念、情怀不够高，使命感、责任感不够强，能力、素质不过硬的现实困境，需要针对问题，综合施策，做好工作。
　　二、国企办公室秘书工作的问题
　　（一）客观问题。1.步子跟不紧。一是跟不紧形势发展，对大政方针和形势变化不敏感，对很多政策的认知还停留在纸面上、最顶层，向下细分则云里雾里、看不明、说不清，用以指导工作、挖掘红利则更加困难、难切实际。二是跟不紧领导要求，很多业务工作停留在OA系统上、电子邮件里，处理时有一种就事论事、按章办事的僵硬感、机械感。没有融入业务主动帮助领导思考问题、解决问题，在服务上少了如影随形的密切、如臂使指的自如、如汤沃雪的洞见。2.基础不扎实。一是认知基础不扎实，对规定、办法、文件学习理解不够系统全面、深刻透彻、知行合一，只是匆匆忙忙、走马观花、粗枝大叶，常常一提有印象，一说说不全，一用就重学。二是能力基础不扎实，很多工作按部就班地开展，缺乏深度参与，缺少总结提炼、优化完善，较少形成固化的模块模板。3.三类问题多。由于综合业务的复杂性和高频性，一些秘书不能很好地做到十指弹钢琴，很多事情会忙中出错，还会发生低层次问题、重复性问题、人为责任问题三类问题。
　　（二）主观问题。1.淡忘初心的＂盲＂者思维。随着时间的消磨，一些秘书逐渐丧失工作激情，变得像一个业务机器，来事就办，但缺少理想、信念、情怀、使命感和责任感，缺少激情干劲，年与时驰，意与日去，在工作上随波逐流，距离冲锋在前做事业的要求渐行渐远。2.精神懈怠的＂疲＂者思维。新常态下，业务工作多了，但工作质量没上去，有时还有所下滑。一方面是快节奏导致偶尔疲于应付，但更多的时候是秘书没有主动适应新常态，缺少勇猛精进的精神状态。每天逡巡于各种杂务中，面对工作貌合神离，存在想要赶紧干完了账的想法，少了扎扎实实尽善尽美的执着。工作虽然在做，但是不走心。形式上重落实、实质上轻落实。3.闭门造车的＂困＂者思维。很多秘书久坐办公室，会不自然地自囿于一方小天地，干事容易停留于文件字面，而不是主动到现场调研探索;容易自耕自种，而不是开放合作，容易导致视野变窄，工作片面的问题。
　　三、解决问题的对策
　　（一）主观对策。1.从工作中找事业。没有理想、信念、情怀、使命感的支撑，内在动力不足，秘书责任感再强，能力再大，也难以突破个人极限，需要找到企业经营发展需求与秘书事业目标的共同点，把企业工作转变为个人事业，借用内生动力，让自己做事情的时候用心一些，多做一些，做好一些。2.从过程中找获得。很多秘书重结果轻过程，工作中容易忽视很多东西，丢掉很多获得感。尤其是管理服务工作，结果常常是隐性的，获得感较低。秘书更应系统全面地看待手头工作，强化对业务工作的元认知，形成自己与业务工作的正向激励而不是鞭笞，形成获得感的积累而不是消耗。从过程中找到获得感，并以好的状态进一步优化、做好业务工作。3.从责任中找存在。新常态下容易工作覆盖个人，秘书找不到存在感，缺少做好事情的主体。丧失责任主体，工作质量也难以保障。建议秘书在工作中找准自身定位，明白自身责任。用责任压住自己，不要飘起来、到处晃，而是扎好根、好好长，把手头工作做好，与企业共同发展。
　　（二）客观对策。1.系统策划。一是做好业务策划，留足余量，提前想，提前做，降低忙中出错的概率，以时间前移换取质量空间。二是做好人力策划，留足余量。秘书工作压力大、成长快，需要随时关注人员培养与补充，加大AB角训练，确保有足够能力做好领导交办的工作，既输出工作质量，也输出业务熟手。2.三化改善。一是高频工作流程化，将频率较高的办文办会等常规业务工作进一步提炼，简化为不易出错的模板，优化为一做就会的流程，避免不必要的主观创新，导致基础工作参差不齐。二是复杂工作模块化，全面梳理重大接待、会议、活动等多人协同配合的工作，形成相对固定的基础模块集合，细化模块业务条目，让参与人员尤其是生手可以按图索骥，避开口口相传导致的理解偏差和执行偏差。三是长效工作智能化，借助办公系统及办公软件，把一些需要长期坚持、定期开展的数据报送、基层检查等工作纳入系统提醒执行、纳入软件简化执行，让系统、软件替代人开展基础性、大业务量工作，减轻工作量及错误率。3.日清日高。一是做到公文不过夜，二是做到任务不超时，三是每日总结改进。尽量做好提醒、总结、复查、自省等工作，推动秘书关注工作质量，减少质量问题。
　　四、结语
　　办公室秘书工作繁芜复杂，要求较高，尤其是当前的新时代提出新要求，新常态呼唤新状态，国企办公室秘书人员在面对新机遇的同时，还需要面临新挑战，必须综合施策，提升秘书工作能力水平，不断满足新要求，焕发新状态，助推企业向前發展。