浅谈高职院校档案管理人员职业前景
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【摘要】本文论述了高职院校档案管理人员职业前景的重要性；高职院校档案管理人员的工作状态及职业发展现状；规划高职院校档案管理人员职业前景的思路。
【关键词】高职院校；档案管理人员；职业前景
高职院校的档案工作是促进学校全面健康发展的基础性工作，为高职院校发展提供全方位档案信息服务，高职院校档案管理人员的工作状态和档案职业发展的质量对高职院校的档案工作具有正比例影响。如何在静默的档案工作中使档案管理人员找到自己的位置和归属，充分发挥档案专业技能，实现自我价值，进而为高职校园建设作贡献，这是值得所有维度参与者深深思考的问题。
一、关注高职院校档案管理人员职业前景的重要性
（一）高职院校档案人才结构转型的需要。信息时代高职院校的档案工作需要的是高学历、多技能、高素质的人才进行高效的档案管理工作。但在现实工作中，高职院校的档案管理人员多身兼数职，学历不高、业务素质也较低，然而学校又难以在短时间内招聘到足够的档案高级人才补充档案人员的人才结构。因此，为了高职院校全面的健康发展，高职院校需要建立一套适应学校发展的职业前景规划体系，促进部分档案管理人员在职称、职务、业务技能等方面的提升和提高，进而满足档案馆现代管理的人才需求。
（二）健全档案人才队伍的有力手段。高职院校的档案人员在学校中的地位一直不高，存在着工作量大，收入低的问题，因此很难留住高学历、高素质的专业人才，高职院校档案管理人才流失严重。关注高职院校档案管理人员的职业前景，改善档案人员的工作环境和发展前途，可以作为吸引人才、留住人才的有力手段，推动和健全高职院校档案人才队伍的建设。
（三）調动档案人员工作热情，提高档案人员的工作效率。高职院校档案人员的职业前景规划会使档案工作变得更为明确、具体和富有挑战性，这样就可以大大提高档案管理人员的工作热情，主动性和积极性的提升自然而然也就提高了档案人员的工作效率，从而促进和推动了高职院校整体工作的进步和发展。
二、高职院校档案管理人员的工作状态及职业发展现状
从国家角度，2008年8月20日教育部、国家档案局根据档案法和有关规定制定了《高等学校档案管理办法》（第27号令），这是高校档案工作的纲领性文件。2014年5月5日中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，国家针对档案工作和档案队伍建设提出了指导性意见，展现出我国加强档案工作的决心。但是在实际工作中，由于档案自身价值的滞后性和封闭性，导致高职院校档案工作一直处在学校教学、科研、管理的边缘地带，很难得到学校重视。档案管理人员的自身价值得不到发挥，职业前景渺茫，主要表现以下几个方面：
（一）高职院校档案管理部门人员少，任务多。目前的高职院校中虽有不少学校建立了档案馆，但多数是下设在学校办公室或与办公室合署办公，档案管理人员多数配备在1-2人。档案管理人员不仅肩负档案工作的重担，与此同时还需为办公室工作随时补台，一身扮演着综合统计员、外事干事、机要员、会议接待等多种角色。名为档案专职人员，实为档案兼职人员。面对负荷越来越重的档案工作，还要应付各种事务性工作的档案人员，很容易感觉到力不从心，更无暇顾及个人的职业前景发展。
（二）高职院校档案管理人员职业发展上升空间小。很多高职院校的档案工作是游离在学校教学、科研等中心工作周围的边缘角落，对于档案人员的职务晋升，更由于职数原因，只有极少数人才能够实现。在档案职称晋升过程中，从助理馆员到馆员相对比较容易实现，但是从馆员到副研究馆员、研究馆员的高级职称就很难了。要实现副高的晋升，要有指标、学历、成果等种种限制，可谓困难重重，因此晋升的人数也较少。可以说档案管理人员职业发展上升的空间小，档案人员难以找到自我价值，工作中会缺少成就感。
（三）高职院校档案部门在校内地位较低，乏于重视。高职院校档案馆是学校信息资源服务的重要部门，也是学校全面发展的重要基础。但在现实工作中，档案部门是围绕在学校教学、科研、管理之外的边缘部门，在学校各部门中的地位较低，不受领导重视。档案管理人员开展工作缺少足够的支持，因此高职院校的档案工作发展比较缓慢、落后。
（四）高职院校档案部门规模小，难以吸收高素质人才。目前的高职院校人才招聘工作，大多数是倾向研究生及以上学历的人员，招聘档案管理人员时也是倾向档案专业研究生，较少招聘档案专业本科生。虽然招聘的人员学历提升了，但是由于高职院校档案馆规模不大，学术科研平台也比较狭小，加之日常工作繁杂琐碎，导致很难吸引高层次高素质人才的眼球。
（五）高职院校档案管理人员外出学习、培训、交流的机会少，工作缺乏积极性。由于高职院校档案馆得不到领导足够重视，用于档案工作的专项经费不足，除保障正常工作运转外，档案管理人员鲜有机会外出进修和培训。这样的结果就是致使高职院校的档案管理人员业务水平难以提高，不能及时吸收和学习领先的工作方法和新鲜的工作理念，工作热情下降，工作缺少积极性和主动性，这些都影响了高职档案整体工作的发展。
三、规划高职院校档案管理人员职业前景的思路
高职院校的档案工作主要是以学校教学工作为中心，为学校教学、科研、管理等开展全方位的档案信息资源服务，档案工作属于学校基础保障性工作。但由于传统档案工作封闭性的惯性认知，以及档案价值实现本身具有选择性和滞后性的特点，致使高职院校的档案工作一直处在学校管理活动的边缘，难以得到学校的重视。作为历史沉淀的档案工作，其公益性显著，没有功利可言，如何让公务繁忙的领导真正感受到档案工作的重要性，从而重视档案工作难度是非常大的。因此，由于种种原因，高职院校档案管理人员一直缺失职业存在感和职业荣誉感。社会档案意识不强，加之档案职业竞争力弱，这就需要高职院校的档案管理人员必须立足档案工作岗位，找准自我定位，规划好档案职业前景，不仅要促进高职院校档案工作的发展，改变对档案职业的偏见，还要实现档案管理人员自我价值的升华。
为了有效提高高职院校档案管理人员的生命质量，笔者试从社会环境、领导关怀和个人意识等三个方面提出改善档案管理人员职业发展前景的思路。
（一）社会环境角度。从社会环境方面，高职院校档案人员要加强对档案法律法规、档案工作及其作用的宣传力度，提高档案工作的社会认知度。可以通过办展览、挂标语、广播宣传、网络宣传等多种形式宣传档案法律法规；通过办讲座、校园公告等渠道，把档案是什么、档案有什么作用，怎么利用档案等档案常识向广大师生普及，从而加强全体师生档案意识的培养，争取获得学校大环境的关心和支持。在学校环境中，毕业学生的学籍档案利用率最高，也是最能具体体现档案价值、最具说服力的例子，在学生就业、升学、移民等事件中档案发挥了重要作用。通过宣传这些具体的价值体现和效益发挥的实例，既能体现档案价值，又能反映出高职院校学校档案存在的重要意义。
（二）领导关怀角度。所谓领导关怀，就是指高职院校的领导层面要重视档案工作，了解档案工作的重要性，侧重对档案工作及档案管理人员的关怀。在进行学校工作计划、工作要点的规划时，将档案工作纳入其中。学校应全面部署和落实档案工作的各个管理环节，按照档案工作的业务规范对档案工作进行科学规范管理。
在学校政策导向方面，学校应尽可能平衡教学、科研等多种管理活动，使档案人员也有职务晋升、职称评定、薪资待遇提高的机会，尽量营造一个公平的环境，建立公平的利益分配机制。学校领导应该改变对档案工作的偏见，改变档案人员在学校里弱势群体的现状。
在档案人员岗位职责方面，学校领导也应给予明确。只有明确岗位职责，才能最大限度地发挥人力才能，保证工作质量和效率。现在多数高职院校档案专职人员还肩负着办公室中多项事务，因此，学校领导应该重视这一问题，合理调配办公室人员结构，重新明确办公室业务分工，界定档案管理人员的岗位职责，使高职院校的档案管理人员能够全身心投入档案工作，有精力和时间在档案科研、编撰等方面有所作为，充分发挥档案工作的基本职能。
高职档案工作需要强有力的资金支持以维持档案管理工作正常进行。硬件环境方面，根据档案法律法规的要求，档案馆应做到档案库房、阅档室、办公室的三室分开；档案库房做到＂八防＂；档案信息化建设需要配备电脑、打印机、扫描仪、复印机、网络布线，另外还需购置档案管理软件等。软件环境方面，学校应关心档案管理人员的业务提升需求，提供业务学习、参观交流、座谈经验等各种提高档案人员自身素质的平台，并且在校园内与其他部门之间建立良好的人际关系，促进和鼓励和谐的工作关系，互相尊重、互相信任，使高职院校档案管理人员的工作效能、工作热情得以提升。
（三）个人意识方面。从个人层次角度讲，高职院校档案管理人员必须转变职业观念，要对自己的档案职业进行科学合理的规划管理。抓住机会不断进修和学习，提高自己的综合素质。对于档案管理人员而言，丰富自己的业余生活，培养和修炼健康的工作心态和情趣也很重要。
高职院校的档案管理人员必须转变职业观念，从新入职开始，档案管理人员就要对自己的档案职业做出合理的科学规划。档案管理人员的职业前景规划应该详细具体，层次清晰，按照计划开展工作可以达到比较好的效果。高职档案管理人员要积极学习，加强各种培训，坚持不断地提高自身的业务素质和工作技能，为自我职业规划的实现打下坚实基础。同时，要根据自己的兴趣、特长和优势，结合自身不足，不断争取外出进修、挂职锻炼和学习的机会，增强档案职业的认同感。档案管理人员应该将枯燥、单调的档案工作活化，使之变成一项具备生动和挑战性质的工作，能够展现个人价值的工作。另外，档案职业规划的具体性也非常重要，档案管理人员应该了解学习和掌握哪些知识技能更有利于自己的职业发展，可以通过哪些途径提高自我综合业务能力，还需要弄清楚采取哪种工作方法更利于提高档案工作的效率等等。档案管理人员要对自己的职业努力方向清楚明确，同时，随着教育体制的不断变革，档案管理人员还需要随时注意对自己的职业前景规划作出适当调整和及时修正，保证档案职业规划的正确和有效实施。
总之，高职院校的档案事业的健康发展，离不开档案管理人员的努力和付出，学校各个维度的参与者都要积极参与到提高档案管理人员职业前景规划中，切实发挥各方面的积极作用，使档案管理人员的自我潜能充分发挥出来，为高职院校的全面发展作出贡献。
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