我国档案信息化建设中存在的问题及对策探讨

　　【摘要】由于受到多种因素的影响，我国档案信息化建设中仍然存在很多问题，这是我国档案信息化建设的影响因素。本文重点分析了我国档案信息化建设中存在的问题，并提出了科学的解决对策。
　　【关键词】档案信息化;问题与对策;处理
　　随着计算机技术以及信息技术的不断发展，我国档案信息化水平不断提高，这对我国档案信息化管理、运行模式以及方法等产生了很大的影响，为我国档案工作提供了机遇和挑战。我国对档案信息化管理一直非常重视，但是在信息化建设的过程中，仍然存在一些问题需要解决，我们要结合我国档案管理的实际，不断促进我国档案信息化建设水平的提高。
　　一、档案信息化建设的重要性
　　档案信息化建设是我国档案工作的必然，这对我国档案管理水平的提高具有十分重大的意义。长期以来，我国档案工作延续传统的人力工作，效率以及准确性都非常低，对我国档案工作的长期发展不利，为了不断促进我国档案管理工作的开展，我们要综合考虑档案管理工作存在的问题，紧跟时代潮流，提高档案管理的信息化水平。
　　（一）信息化建设有效促进档案工作精确性的提高。我国传统的档案工作主要是采用人力方式进行处理，由于档案工作繁杂，导致档案管理水平一直比较低。虽然人力处理能够及时解决档案管理工作中存在的各种机制性问题，但是无法精确处理每一个环节的工作，最终因为工作量的增加而降低了档案管理的水平。档案信息化建设可以将繁杂的档案工作化繁为简，同时计算机工作的精确性对档案管理工作具有非常大的作用。档案信息化建设对我国档案管理工作精确性的提高有非常重要的意义，其所具有的信息检索功能，可以及时查找档案管理库中所有的信息，大大减小了工作量。
　　（二）满足信息化时代的发展需要。21世纪是现代信息世纪，是大数据时代，知识以及信息对经济发展具有非常重要的意义，在国民经济中发挥着重大的作用。近两年我国计算机技术以及网络技术有了长足的进步，这对我国档案信息化建设发挥着重要的推动作用。档案工作是一个国家信息业的重要组成部分，在信息化时代，我国档案管理工作面临着重大的机遇和挑战。档案信息化建设是我国信息化时代的发展要求，是充分发挥信息技术作用的重要表现。采用各种信息化手段处理档案能够不断提高我国档案管理水平，比如计算机云计算、移动存储以及人工智能的应用，这对档案管理具有非常重大的意义，也是满足我国信息化时代发展的重要措施。
　　（三）应对电子文件的必要措施。随着我国经济的不断发展，大量的电子文件逐渐出现。许多社会活动以及科技生产活动等都要借助电子文件进行记录，传统的人力管理模式逐渐被代替，这对我国档案管理提出了较高的要求。电子文件的大量出现，传统人力处理模式已无法满足我国档案管理工作的需要，它对传统的纸质模式的管理原则以及管理模式带来了很大的挑战，为了适应电子文件大量出现的现状，档案信息化建设在所难免。
　　（四）发挥档案资源作用的必要措施。21世纪，信息是社会运行的重要资源，要促进社会发展水平的不断提高，我们就要充分发挥档案信息资源的重要作用，信息化建設对档案信息资源优势的发挥起着良好的促进作用。档案是一个国家十分重要的信息资源，是社会信息系统的重要组成部分。随着我国信息技术的不断发展与提高，档案所具有的信息资源的优势得到充分发挥。而档案信息化建设简化了档案工作的主要程序，对这种作用的发挥起着良好的促进作用。
　　二、我国档案信息化建设存在的问题
　　（一）规划不够健全。目前，我国档案信息化建设工作虽然取得了一定的成就，但是仍然存在一定的问题，这是我国档案信息化建设的一大难题。综合分析我国档案管理工作全局，档案信息化建设存在各自为政、分散性，没有进行统筹安排的局面，很多档案管理信息化建设目标不够鲜明，无论长期还是近期目标都不够明确。在档案信息化建设中，没有指定统一的管理准则，只是单纯地处理信息化建设中的具体问题，这对档案信息化建设整体存在很大的阻碍作用。由于没有建立统一的信息规则，档案库的检索功能就无法充分展开，最终影响我国档案信息化建设水平的提高及利用。
　　（二）信息化建设资金缺乏。档案部门一般由财政拨款，其收入来源非常单一，这是影响我国档案信息化建设水平的基础因素。要提高档案信息化建设水平，首先就要配备一定的设施，需要配备先进的计算机、存储设备以及高速扫描仪等，这些设施的费用比较高，运行与日常维护需要较高的技术及费用进行支持。这对档案部门提出了较高的经济要求。目前，我国大部分档案管理部门资金收入比较低，无法承担信息化建设的高额费用，档案信息化建设存在很大的困难。
　　（三）基础设施无法满足档案信息化建设的需要。信息化基础设施是进行档案信息化建设的关键因素，为了促进我国档案管理水平的不断提高，就要不断提升信息化基础设施的技术水平。但目前我国档案管理部门的信息化设施不够完善，在信息化配置上无法满足各种建设的需求，对信息化建设水平产生了很大的阻碍因素。另外部分档案管理部门配置的信息化设施不符合本单位建设实际，设施的运维成本比较高，单位无法承担这部分费用，最终影响了信息化建设水平的提高。
　　（四）档案信息网站建设、管理不科学。档案网站是档案信息化建设的一个重要组成部分，但是目前我国档案管理部门对档案信息网站建设的重视程度不够，管理不到位。档案网站是以网络技术为基础的档案信息资源库，档案网站要以网络为平台，将我国档案信息进行充分整合。我国档案网站虽然已经初见规模，但是仍然存在很大的不足。首先网站的页面设计非常简单，内容过于粗糙，更新周期较慢，有效信息较少，其次网站运维管理不够科学，导致人们无法在档案网站中获得及时准确的档案信息。
　　三、如何提高我国档案信息化建设水平
　　（一）制定科学合理的规划。进行档案信息化建设，要综合考虑档案建设管理存在的各种问题，制定统一的信息化建设准则以及统一的管理规范。所用的档案管理部门要按照这个统一的规范管理档案，及时沟通协调档案管理中存在的各种问题。建立具有整体性的信息检索体系，确保档案信息能够在系统中得到体现及利用。
　　（二）提供充分的资金保障。可以说，资金是影响信息化建设的重要因素之一，要提高我国档案信息化水平就要努力获取财政部门的支持，与政府领导进行积极协商，将档案信息化建设作为政府重点建设工程。另外，档案部门还要不断扩大财政收入，为信息化建设不断筹集资金。重点需注意的是，在设施采购的过程中，一定要结合本单位的实际，而不是单纯地追求设备的先进性。在使用过程中，要做好设备维护工作，尽量减少设备维修的成本。
　　（三）提高基础设施的水平。基础设施的水平对信息化建设有着重大的影响，目前我国档案部门的基础设施水平无法满足信息化建设的需求。要综合考虑我国档案信息化建设的重点，采用合适的基础设施开展信息化建设。完善各类基础设施以及辅助设施的建设，保证这些设施的作用能够得到充分发挥和利用。
　　（四）促进档案网站水平的提高。整合档案信息，并以网络为平台建设科学完善的档案网站是我国进行档案信息化建设的重要措施。档案部门要提高对网络建设的重视程度，根据本单位档案管理情况建设档案网站，定时更新网站信息，多发布与群众生活、工作密切相关的信息，同时及时更新档案网络的内容，多推广、宣传档案信息的重要性，让广大群众充分了解档案，以提高档案网站的水平。另外，网站建设完成后，还要进行综合管理，及时解决网站建设中存在的各种问题，做好网络防护工作，防止不良人员的侵入，更好地提升档案信息的利用率。
　　四、结束语
　　档案是一个社会重要的信息资源，要充分发挥档案信息资源的作用，需要综合考虑我国档案建设存在的问题，并采取积极的措施解决这些问题。档案信息化建设是一个系统性的工作，要协调处理各个方面的关系，争取得到政府部门以及广大群众的重视，在得到充分的支持后，借助先进的信息化设施提高信息化建设水平。
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