论公务即时信息归档管理的必要性
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周璐 王媛
【摘要】近年来，新媒体因其网络性、便捷性、实时性等特点，成为政府、企事业单位等机构开展工作、服务社会的重要工具，公务即时信息正是依托新媒体产生的一种信息。论文在界定公务即时信息概念的基础上，明确了公务即时信息具有数字性、即时性、全面性、多样性、可靠性的特点，并从保存社会记忆等3方面分析了公务即时信息归档管理的必要性。
【关键词】公务即时信息;新媒体信息;归档;档案管理;必要性
随着信息技术的飞速发展，信息化进程的不断加快，档案工作也面临着巨大的挑战。从传统的纸质档案，到20世纪以来数量庞大、种类繁多的电子档案，再到如今各类机构通过各种新兴技术和手段产生的急需归档的信息，档案工作在面临挑战的同时，也面临着顺应社会发展趋势，服务国家与社会发展的一大机遇。其中，网络和社交媒体因其交互性、实时性、精准性等特点，成为了政府、企事业单位等各类机构开展工作、服务社会的重要工具。
近年来，我国已开始逐步重视网页和社交媒体信息的归档问题。国内档案学界在电子文件归档相关主题研究的基础上，开始对这类新信息的归档管理进行探讨。《全国档案事业发展
＂十三五＂规划纲要》中提出要加快提升电子档案管理水平，其中明确指出要研究制定重要网页资源的采集和社交媒体文件的归档管理办法。网页和社交媒体信息的归档，不仅仅是档案学界关注的话题之一，也成为我国档案事业发展的题中之义。
一、公务即时信息的概念界定
随着信息技术的发展，信息传播的方式也发生了翻天覆地的变化。各类机构利用信息技术和手段呈现自己的发展情况和脉络成为一种主流的方式。上世纪90年代，网页诞生。各类机构通过管理自己的网站和网页，向大众介绍机构的构成、宗旨、结构和新闻等信息。网页成为大众了解机构的一个窗口，也是机构展现自我发展、履行机构职能的一种方式。21世纪初，社交媒体成为了互联网的一大趋势，微博、微信、博客等新兴的方式逐渐被各领域所关注，由于它们所具有的交互性、精准性、实时性等特点，更为用户所接受和使用，因此成为各类机构对外服务的另一窗口。公务即时信息，即是国家机构或社会组织基于互联网和信息技术的发展，运用网页、微信、微博等新媒体手段，向公众即时传递机构公务活动的信息。对于公务即时信息的理解需要厘清以下几个概念：
（一）公务即时信息不等同于新媒体信息。新媒体信息指利用数字技术，通过计算机网络、无线通信网等渠道，以及电脑、手机等终端，向用户提供信息和服务的传播形态，包括网络媒体、手机媒体、网络电视等。相对来说，公务即时信息属于新媒体信息的一部分，它强调信息内容应反映的是各类机构（包括政府机关、企事业单位等）在公务活动中的情况，同时还强调信息产生和传递的即时性。
（二）公务即时信息不同于电子文件。电子文件是指各类机构在电子政务、电子商务及其他各类电子化业务中形成的信息记录。而公务即时信息不仅限于电子化业务，它的关联对象不是电子业务的双方，而是机构与公众，它的受众更广;它的形式不仅限于政务或商务的标准文件格式，它可以有图文结合、音频视频结合等多样化的形式，可以更生动地呈现机构公务活动的原貌;它的响应速度更快，能及时、甚至实时地反映机构的工作动态。
（三）公务即时信息不同于网络新闻。它直接产生于公务活动中，不仅限于机构发布的新闻，还包括机构通过各类网络渠道向公众全面、即时、可靠地展现本机构、组织工作概况和发展脉络的信息，如法律法规、工作动态、简报声明、财务状态等等，详见＂图1＂。
基于公务即时信息的定义，公务即时信息档案可定义为：国家机构或社会组织在运作过程中，基于互联网和信息技术的发展，运用网页、微信、微博等新媒体手段，即时向公众传递机构公务活动情况的具有保存价值的历史记录。
二、公务即时信息的特点
（一）数字性。公务即时信息的传播依赖于网络，是以二进制数字代码形式记录和表示的信息。它可以是单一的文字形式，也可以是图片、声音、影像等复合的形式。
（二）即时性。从传递速度来看，公务即时信息的一大特点是即时性。这可以从两方面来理解：其一，公务即时信息的产生和传播都依托于计算机和网络技术，当产生者确定发布公务即时信息时，它很快会呈现出来，传递的过程是即时的。其二，公务即时信息是机构对外展现工作轨迹和发展历程的信息，它是公众了解机构工作情况的首要途径，因此，对于机构本身来说，公务即时信息能即时反映最新的工作动态，从这两方面来看，它具有即时性。
（三）全面性。从公务即时信息反映的内容来看，它具有全面性。公务即时信息包含了机构工作动态、管理制度、简报声明、财务状态等方面的内容。在社会号召政务公开的大背景下，公务即时信息的全面性特点更为突出。机构只有及时更新媒体信息，及时发布公务即时信息，才能实时地反映机构工作动态，为机构树立良好的形象，同时也能更好地满足公众对机构的信息获取及舆论监督。
（四）多样性。从传递内容的途径来看，它具有多样性。根据信息传递载体的更新变化，公务即时信息的传播也可有多种途径。目前，使用较为便利且效果较好的途径包括官方网页、微信公众平台、官方微博等。
（五）可靠性。公务即时信息作为机构反映工作动态的信息，可真实反映当下机构发展的情况，而且部分为图文结合，生动且具有可靠性。可从以下两方面理解：一方面，它所反映的内容，从时间、地点、内容、资金等方面均为准确数据;另一方面，它的内容在发布前需经过机构相关部门和负责人审核，语言措辞、核心信息均多方斟酌，内容可靠。
三、公务即时信息归档的必要性
（一）归档公务即时信息，能促进机构完整记忆的保存，使所收集的档案能全面展现机构发展的情况。档案本身是＂记录＂的产物，档案馆则是对这种记录物进行保存和公共利用的社会设施。早在1950年，时任国际档案理事会主席、法国国家档案局局长夏尔·布莱邦（C·Braibant）在第一届国际档案大会上发言指出：＂档案是一个国家、省、行政机关的记忆＂。这是最早提及档案与记忆关系的论述。2004年，在奥地利召开的第十五届国际档案大会上，各国参会者围绕＂档案、记忆与知识＂进行了广泛深入的讨论，并达成了如下共识：＂档案在文化记忆、个人记忆和基因记忆的遗忘、构建、重构和恢复中具有重要的社会功能，是寻找遗忘记忆和发现过去记忆事实真相的重要载体……是保护过去、记录现在和联系未来的桥梁。把档案看成文件库的传统认识正在为记忆库和知识库的认识所取代。＂2013年，加拿大著名档案学家特里·库克（Terry Cook）在《证据、记忆、认同和社区：档案学四种转变范式》（Evidence，Memory，Identity，and Community：Four Shifting Archival Paradigms）中详细分析了档案的记忆属性及记忆与证据的关系，他提到，在国家的文件数量爆炸式增长的背景下，档案鉴定更为重要，档案人员有意识地构建公共记憶也更为关键。随着时代的发展，档案由原有的证据作用，拓展为记忆、社会认同作用。因此，档案工作者在档案管理工作过程中不仅仅是被动的保管者，更应该是积极的中介人，社会活动家;不仅关注核心的、主流的档案收集，更应该关注非主流的、甚至是边缘的社会资源型档案。这有助于我们积极地迎接数字时代的新挑战，避免为了传统而死守传统，沦为缺乏时代感的资料保管员。
公务即时信息具有更新快、受众广、及时反映机构工作动态等特点。依托于网页和社交媒体技术的优势，公众几乎可以在任何有网络的地方获得最新的所关注机构的官方信息。公务即时信息作为机构服务公众的一类信息，成为构建机构记忆的一个非常重要的部分。因此，从构建和完善机构记忆的角度来说，对公务即时信息的抓取、筛选、归档、保管和利用，是档案工作者的责任意识的体现，是档案部门坚守档案社会观、档案记忆观的一次积极尝试，也是信息社会档案工作迎接挑战必须面临和解决的一个重要课题。
（二）归档公务即时信息，是新形势下档案部门革新档案工作理念，服务政府职能转变的有益实践。党的十九大报告提出，要转变政府职能，深化简政放权，创新监管方式，增强政府公信力和执行力，建设人民满意的服务型政府。服务型政府具有高效、廉洁、公正、法治、透明、责任等特点。核心价值是＂人本精神、责任意识和服务理念＂，其中，人本精神是服务型政府的灵魂，凸显政府服务意识，强化政府服务职能是服务型政府最为显著的特征。新形势下的档案工作是建立服务型政府的重要方面。长期以来，档案工作的服务性是档案工作赖以生存与发展的基础。习总书记在考察浙江省档案局时也提到，档案部门＂要及时向领导机关、向社会提供有价值的信息，为经济建设、社会发展服务＂。那么，新形势下档案工作如何更好地做好服务工作呢？非常重要的一点就是适应社会的发展，转变档案管理的理念，用开阔的思维，积极思考现代社会中档案工作的方式与地位。信息社会中，档案工作已不能将自己局限在证据型文件的收集、整理及保存，而应该＂想方设法把自我满足的封闭的档案界转变成与当代社会同步、对社会有益、并具有活力的档案界，否则的话，我们就会在数字时代变成毫无用处的化石＂。正如加拿大档案理论家休·泰勒（Hugh Taylor）所说的，＂只有无限探索和拓展，触碰整个档案行业的局限，……我们才能逃脱死水一潭的状态＂。
公务即时信息广泛存在于政务机构、企事业单位中。只要机构是社会中的机构，必然会产生这类信息。它往往是机构在相关业务活动结束后对活动内容的准确记录，或是机构对外发布有关本机构内部信息的可靠信息。公务即时信息的归档，正是档案部门革新档案工作理念，从机构记忆角度出发，保存本机构发展历史的一次有益尝试。在档案学界开始用档案社会观思考档案工作的大背景下，公务即时信息归档从小的社会单元出发，以小见大，为政务信息资源的管理提供实践经验，公务即时信息归档后的开发与利用，能更好地服务国家与社会。
（三）归档公务即时信息，是新媒体普及背景下，档案部门应对机构工作方式拓展的必然之举。2010年发布的《中国新媒体发布报告》指出，我国已成为全球新媒体用户第一大国。新媒体的普及，使社会公众获取信息的途径和渠道由以往完全依赖期刊、报纸、广播、电视转向更多地依靠互联网和手机等移动设备，多数人通过新媒体获取新闻、动态的社会热点信息和个人生活资讯。机构可运用新媒体，为公众提供更高效和便捷的公共信息服务。但是，值得警醒的问题也出现了：由于管理理念和工作的滞后，在依赖新媒体的公务即时信息井喷式产生的同时，大量有关机构发展的信息无法得到长期、可靠的保存和管理。一方面，由于新媒体依赖于网络和计算机技术，公务即时信息可以被瞬间删除和修改;另一方面，公务即时信息的产生和传播部分需要依靠机构外部的第三方平台，如果第三方平台停止运营，这部分信息将会面临消失和不可长久利用的危险。
探讨公务即时信息的归档及存在的法律性、证据性等问题，根据机构工作的特点，设计出公务即时信息档案归档管理系统，并配套制定了相关的管理办法，是档案（下转第89页）
（上接第62页）部门及时响应社会形势变化，应对机构工作方式拓展的必然之举。
四、结束语
综上所述，在每天都有大量公务即时信息产生的情况下，及时探讨和研究公务即时信息的归档工作，具有必要性，而且有迫切性。档案部门只有及时革新理念，跟上时代的脚步，才能更好地保存机构记忆，服务国家和社会的发展。
【基金项目：本文系2017年国家档案局科技项目＂公务即时信息单套制归档制度与方法研究＂（编号：2017-X-05）的研究成果之一】
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