试论如何改进办公室档案管理工作

　　【摘要】办公室是一个单位中的重要组成部分，办公室档案管理工作的不断改进，直接影响着员工的工作效率，可见办公室在单位中发挥着不可替代的作用。因此，对档案管理工作进行不断的改进，成为办公室提高工作效率的有效措施。怎样改进、怎样简化办公室档案管理工作？笔者将从办公室档案的管理工作须提高效率进行论述，并提出相对可行的策略。
　　【关键词】办公室;档案管理;工作效率;提高策略
　　近年来，单位部门不断细化员工的工作，使得员工分工明确，工作效率也随之提高，当然，办公室的功能和职责也愈发清晰、明了，而办公室的工作性质也要求员工要具备一定的素质，并且要在工作中不断提高。
　　一、办公室档案管理存在的问题
　　（一）办公室工作人员没有较强的档案管理意识，管理方式也存在缺陷。随着社会的不断进步和发展，单位都需要有管理档案的专业人员，才能不断提高员工的工作效率。因此，我国档案管理专业人才的培养显得愈发重要。但是，大多数单位中的档案管理人员都并非专业人士，很多是单位中的工作人员，这直接说明现代办公室没有较强的档案管理意识。而且，很多单位的档案管理方法仍然采取的是传统的模式，并没有走在时代的前端，也没有跟上时代的发展，更没有将信息技术完全引入办公室的档案管理工作中去，尤其是一些欠发达地区，在办公室档案管理工作方面的管理方式更加落后，极度缺乏对档案管理重要性的认识和了解。
　　（二）办公室档案管理工作人员的素质有待进一步提高。由于专业档案管理人才的缺乏，很多单位的办公室档案管理工作人员并不是专业人士，他们大多是兼职从事档案管理工作，因此，这就致使档案管理工作人员缺乏专业的管理知识。第一，工作人员水平不够，这也是办公室档案管理工作中面临的一个难题。在办公室档案进行管理的工作人员大多没有相关专业的知识与技能。第二，现在科技发达，各种技术日益更新，办公室的档案管理工作，也要跟进发展，不断学习。最后一点，现在是互联网时代，公室档案管理的工作人员最基本要求是能熟练使用OFFICE等办公软件。这样在进行档案登记、管理时才能更快完成，这就要求办公室档案工作人员要积极学习办公软件的使用。对此，为了培训现代办公室档案管理人员学习专业技能，而且能够熟练使用现代办公软件，单位必须认真对待办公室档案管理工作人员的素质问题，这也在一定程度上有助于办公室档案管理工作效率的提高。
　　二、改进办公室档案管理工作，提高工作效率
　　为了跟上时代发展的步伐，现代办公室的档案管理工作显得特别重要，主要是因为在日常工作的开展中，离不开办公室档案管理工作，它能为各项工作提供资料与切实依据，密不可分。因此，要想一个单位提高工作效率，首先得从办公室档案管理工作的效率抓起，它直接关系到下一步工作是否顺利进行。因此，为了提高单位工作人员的工作效率，办公室要不断加强对办公室档案的管理工作。但是，如何改进办公室的档案管理工作呢？这就需要从以下几个方面加以改进：
　　（一）不断完善现代办公室档案管理体系。众所周知，办公室的档案管理和文件管理是紧密联系在一起的，所以，办公室的档案管理工作人员可以将其结合在一起进行管理，这就有效提高了管理效率。因此，在文件管理工作的前期，档案管理工作人员也要参与到管理中去，这要对文件有一定的了解，简化了后期工作的繁杂度，提前熟悉文件管理工作，对工作中出现的问题也能提早避免，减少损失，对建立一个更加完善的单位档案管理系统也有很大的帮助作用。除此之外，在不断实践过程中，应该对单位的档案管理制度进行改进，确保工作良好完成。
　　（二）不断更新现代办公室档案管理理念。现阶段，由于缺乏办公室档案管理意识，我国办公室档案管理理念也较为传统，因此，导致我国档案管理工作的效率低下。因此，为了有效地增强单位档案管理的意识，这就需要不断更新现代办公室的档案管理制度。首先，要使办公室档案管理工作不断规范化和标准化，并根据我国办公室档案管理的发展現状，从而设定一个合理的目标，并坚持＂以人为本＂的办公室档案管理理念，不断建立和完善适应现代社会发展的办公室档案管理体系。
　　（三）不断加强办公室档案管理工作人员的培训。因为大部分办公室档案管理工作人员并非专业的。所以，他们缺乏专业的档案管理技能也是在所难免的。因此，单位要不断加强办公室档案管理工作人员的培训工作，并通过不同的方式对其进行培训，做到因材施教，认真对待自己的工作，不断提高自己的工作效率，为单位谋利益，谋发展。所以，要不断提高办公室档案管理工作人员的专业技能，才能有效地提高单位工作人员的工作效率。
　　三、结语
　　总而言之，要根据我国档案管理工作的现状，不断强化办公室档案管理工作人员的专业技能，从而提高单位的工作效率。并且要不断规范办公室档案管理工作，使得办公室档案管理工作不断专业化和标准化，并为单位的建设贡献力量。
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