论高校档案工作在信息化时代背景下的创新
⇨⇦
【摘要】高校档案全面、系统地记载和保存着学校及师生的重要信息和资料。创新管理方法，优化管理模式，是许多高校档案管理工作的建设目标。随着网络信息化时代的到来，为高校档案管理工作的创新与发展创造了机遇，但也带来了新的挑战。高校档案管理工作在信息化的时代背景下如何发展与创新，是现阶段高校档案工作所面临的重要课题。本文以分析高校档案信息化建设的原则为出发点，对当前信息化时代背景下，创新与发展高校档案工作提出了相应措施。
【关键词】高校档案工作；信息化时代
高校档案准确、客观、全面、系统地记载着学校发展历程中的重大事件、办学特色和辉煌历史等重要信息，为学校各项工作的发展提供着信息服务保障。当前，网络信息化技术的飞速发展，使高校档案管理模式从实体化管理向信息化管理的转变成为了必然趋势，为高校档案工作的创新与发展提供了重要机遇。这就需要高校管理者要转变思想观念，积极引入先进的信息化管理模式，提升档案工作水平，更好地服务于广大师生和学校各项事业的发展。
一、高校建设档案信息化管理模式的原则
在信息化时代背景下，高校转变传统的档案管理方式并非一蹴而就，而要在全面剖析并解决信息化管理模式中面临问题的基础上，遵循档案信息化管理的相关原则，才能得以实现。高校在档案信息化管理模式建设中，应该遵循以下原则：
（一）坚持切实可行原则。高校档案工作的信息化建设受多方面客观条件的影响，在建设时要以学校的实际情况为主，量力而行。一是要首先考虑高校的经费状况。由于档案工作的信息化建设要以大量硬件和资金的投入为前提，这就需要在制定信息化建设方案时充分结合学校的财政预算，使投入的资金实现最佳利用率。二是要考虑档案管理人员的能力素质。管理人员业务能力强、素质高是实现高校档案信息化建设的基础，管理人员素质低、专业技能差根本无法实现档案信息化管理。所以，高校的档案工作的信息化建设要从学校的经费、人员等基本条件出发，制定切实可行的建设方案。
（二）坚持服务用户原则。高校档案建设的目标就是为学校和师生提供优质的服务保障。因此，高校档案工作信息化建设要以服务用户最大化为原则。在制定方案过程中要以用户的需求和轻重缓急为标准，不断优化建设方案和员工考核机制，充分激发档案管理人员工作的积极性和创造性，从根本上促进信息化建设，适应学校的发展需求。
（三）坚持安全保密原则。随着网络技术的飞速发展，病毒、黑客等潜在危险因素给高校档案工作信息化建设带来了不利影响。这就需要学校强化档案数字化管理的安全维护工作，避免出现信息丢失、泄密等问题。学校应该通过设置系统密码、访问权限、访问规则等方式，加强对档案数据系统的安全维护工作。
二、创新高校档案工作信息化建设的措施
（一）实现高校文本类档案系统的数字化管理。所谓数字化管理模式就是在计算机网络技术的支持下，把文本类档案运用扫描等技术手段进行数据采集，通过服务器将分散采集的数据整合为信息资源，便于信息管理和利用。近年来，这一模式被广泛使用，它能够用先进的计算机智能管理系统完全代替复杂的人工管理模式，从而实现文本类档案应用和管理的信息化。这种创新的信息化管理模式，有利于实现学校各类档案信息资源的整合、共享和利用。
（二）创新管理方法，促进档案信息建设一体化。在完成装档和登记材料时，档案管理人员要及时更新各类档案的变动信息，以确保档案信息准确无误。充分利用计算机技术进行高效的管理工作，在全面调研学校档案资源利用率的基础上，充分发挥计算机网络信息技术的作用，实现信息渠道一体化的建设，为用户方便、快捷地提供全方位的数据资源。同时，还要对传统的工作流程进行优化，在数据库技术和软件技术的支持下，优化档案工作信息化建设的各个环节，充分履行档案管理工作的服务保障职能。
（三）创新档案自动化、信息化管理模式，提升档案管理水平。我国当前处于信息飞速发展的时代，先进的信息化档案管理模式与传统模式相比较而言，在服务方式和服务质量方面都发生了巨大变化，面临广阔的发展前景。加强对档案数据管理自动化和智能化系统的建設，使计算机系统能够在智能监控调配系统的帮助下自动运转，既有利于优化档案管理数据库房的工作环境，又降低了人为错误操作和干扰的风险，减轻了管理人员的工作量。信息化管理模式便于档案信息资源的自动更新，使高校档案工作适应学校的发展建设，提高档案工作服务水平。这就要求所有的档案管理者，要敢于面对信息化建设所带来的挑战，积极学习网络知识和计算机技术，通过自身工作能力和水平的提高，推进高校档案管理工作的健康、可持续发展。
总而言之，加强信息化建设、创新管理模式，已成为信息化时代背景下高校档案工作的发展趋势，但这一发展历程仍需较长时间去摸索和实践。因此，作为高校管理者要紧跟时代步伐，不断加强对档案信息化建设的探索和研究，实现高校档案管理工作的创新与发展，从而推动档案管理工作和学校各项事业的健康发展。
【参考文献】
[1]王萍.信息化时代推动高校档案管理信息化建设的路径分析[J]，办公室业务，2013（09）.