航天企业设备光盘文件归档的实践与思考

　　潘景璐 原月 熊瑶
　　【摘要】光盘作为电子档案的载体，在航天企业设备仪器归档文件中占据着重要地位。本文立足航天企业设备仪器档案系统有序管理、规范分而治之的整体思路，经过光盘文件归档、光盘档案读取、光盘贴制作的具体实践，引发对电子档案长期保存和借阅利用的深层思考。实践表明，技术、管理等多手段的综合利用仍是当前实现电子档案有效管理的主要途径。
　　【关键词】航天企业;设备仪器档案;电子档案
　　作为固定资产投资项目竣工验收的基础环节，航天企业历来重视固定资产投资项目档案的验收工作，层层把关、评分考核，不断提升项目档案的规范管理水平。在项目建设过程中，设备部分为反映其全面性发挥了重要作用，国家《关于支持中央单位深入参与所在区域全面创新改革试验的通知》，更是突出了中央单位军民大型国防科研设备仪器整合共享的改革方向。新时期，面对建设项目文件材料须进行数字化转换的必然趋势，航天企业设备仪器档案管理工作怎样取得突破，值得深思。本文以航天企业设备仪器光盘文件归档整理的实践为着墨点，由点及面、引发思考，探索电子档案系统化、全流程管理的新思路。
　　一、整体思路
　　（一）系统有序管理。构成航天企业设备仪器档案文件材料的主要内容如研制合同、外贸合同、购置开发合同，技术协议书、购置代理协议、招标委托协议，报价单、报价表，商务谈判记录与谈判纪要，进口货物报关单，货运清单、进出口货物征免税证明，运费发票、商业发票，原产地证明及确认函，质量合格证书、质量和数量证明，制造商授权书、经销授权协议、代理销售授权证明、授权许可说明或信息，许可证证明书、最终用户许可协议，企业资质材料，装箱清单，工艺设备开箱验收单、设备开箱资料确认表，产品合格证明、检测证明或说明、检测验收报告单、终检测试与考核记录表，安装说明、安装指南、安装部署手册，测试大纲、测试结果验收报告，调试源代码、安装调试报告、工艺设备安装调试记录表，验收评审结论、工艺设备验收单、工艺设备验收总结报告，培训计划、培训手册、培训记录、工艺设备培训签到表等，其文件无论载体类别是纸质还是光盘、是由机关部门还是由设计部门归档，均应遵循集中统一、时间逻辑的原则实施系统、有序的管理。
　　（二）规范分而治之。采用＂分而治之＂的方法进行管理，就是将所有归档的设备仪器相关文件进行有意义的分类划分，又进一步将不同的管理模式映射到分类，以在实现统一档号编制、确保有机联系的基础上作出更为有效和针对性的管理行动。＂分而治之＂的基本过程，关键是分类遵循互斥、完全穷尽的原则，能够有效把握核心与方法，按照管理对象的不同属性将其分别归入相应的类别中，做到不重叠、不遗漏。根据正交、完备、粒度均匀的分类原则，航天企业设备仪器档案立卷常用的分类方法是：综合、项目相互独立，纸质、光盘物理分开，其中纸质档案的工作流程主要包括纸质文件归档、模板制作放置、案卷审核及排序、外文翻译及书写、卷内文件编页及整理，目录录入及打印等步骤;光盘档案的工作流程则主要包括光盘文件归档、光盘档案读取，以及光盘贴制作等步骤。
　　二、归档实施
　　（一）光盘文件归档。在航天企业，固定资产投资项目档案工作主要包括对基建和设备仪器两大门类档案的管理。顾名思义，建设单位与参建单位在各阶段工作中形成的相应文件材料，除通用的综合性文件材料之外，一般以独立项目为预立卷进行归档。文件移交人员与档案管理人员根据由档案管理部门制式、文件移交人员填写的《文件移交清单》确认、核对项目名称、文件题名，页数、责任者、编制单位、归档日期等文件移交信息履行文件移交手续，载体类别属于纸质或光盘填写时在备注格统一进行标注。《文件移交清单》一式两份，并作为备查依据随预立卷一起进行归档。
　　（二）光盘档案读取。由于很多用户资料、License文件等是以光盘电子版的方式進行移交，而简要的盘面信息又不足以充分地体现光盘的主要内容，因此有必要按照项目名称、文件题名信息对光盘的内容列出明细清单，并同时读取光盘档案的具体内容。航天企业对信息技术设备实行集中管理，严格控制技术文件输入、输出的流程轨迹，首先须借用带U盘或移动硬盘、具备光盘读取功能的便携式计算机，然后通过信息化部门对存储介质中的信息进行摆渡作业，才能将外来光盘中的档案内容导入计算机本地。
　　（三）光盘贴制作。考量不同样式光盘包装的统一性和美观性，加上光盘文件归档的数量一般接近整个工程项目归档文件数量的20%，归档文件越多光盘档案也就越多，采取批量的方式制作光盘贴因而成为设备仪器光盘档案规范化整理的最佳选择。由于归档的光盘贴上需要反映档号、案卷题名（即项目名称）、文件题名和光盘主要内容等信息，整合光盘档案读取信息与档案管理系统目录信息也就成为完整提取光盘贴上信息的关键一环。首先汇总光盘档案读取信息，末尾新增＂辅助列＂，选用COUNTIF函数为每一行的＂文件题名＂编上不同的号码，然后在开始插入新列，合并＂文件题名＂与＂辅助列＂字段，这样光盘档案读取信息文件就有了唯一的识别项＂合并字段＂，按照同样的方法在导出的档案管理系统目录文件中也添加识别项＂合并字段＂，最后就可选用VLOOKUP函数将档案管理系统目录参数工作表中的档号、案卷题名信息精确匹配、呈现至光盘档案读取信息数据工作表。
　　三、实践后思考
　　（一）电子档案的长期保存。航天企业一般采用离线光盘方式进行电子档案的接收，基于长期保存的需要，根据国家和行业统一管理、便于利用的原则，有必要将接收光盘中的电子档案数据进行迁移转换，所有光盘读取出来的数据内容上传至档案管理系统并进行网络服务器备份。同时，应建立电子档案保管与备份制度，电子档案的数据按照相关规范要求至少要保存两套实体，根据数据内容重要性程度，以及封存保管、查阅利用的需要，择采用在线、离线、异质或分级存储等技术、方式进行备份，记录备份日志和台账，并采取相应措施以确保其有效性，定期对电子档案的准确性、完整性、可用性、安全性、载体外观及其软、硬件环境进行检验、检测、检查，适时进行维护与拷贝。
　　（二）电子档案的借阅利用。航天企业按照相关技术规范要求对设备仪器项目的文件材料进行数字化迁移转换，是电子档案借阅利用的前提条件。目前办理电子档案的借阅预订业务，航天企业用户只需提交借阅申请、经过借阅审批，就可以在档案管理业务接待处进行实体借阅，直接在档案管理系统Web端进行电子借阅，按照借阅申请的期限，实体借阅的档案须于期限内归还，超过期限的电子档案原文浏览权限则会自动收回。作者认为，后续航天企业的档案管理系统可在提供树形视图、多维视图、模糊检索、快速检索等多种查询方式的基础上，实现对设定的主题进行信息的聚类，致力打造集合智能搜索、档案借阅、编研利用于一体的电子档案利用功能架构。
　　四、结语
　　综上所述，航天企业设备仪器光盘文件的归档整理，基本遵循在整个项目档案系统有序管理、规范分而治之的条件下，进行光盘文件归档、光盘档案读取、光盘贴制作的工作流程。然而，设备仪器光盘文件的归档整理，可以说只是航天企业固定资产投资项目档案数字化资源建设的全豹一斑，在数字档案馆工程的快速推进过程中，电子档案的长期保存、安全利用问题应当引起我们的足够重视。由于电子档案没有永久的存储介质，可能很快就无法读取，又缺少实体展现形式，不仅需要定期关注和照料，而且在其形成之时就应规划如何保存。
　　【参考文献】
　　[1]韩英.浅谈电子文件信息安全与保障措施[J].档案管理，2014（4）.
　　[2]徐秀英.完善电子档案管理的策略[J].黑龙江档案，2016（3）.