人事档案管理信息化过程中的问题及对策

　　郄波　王兆欣
　　【摘要】本文从基层人才交流服务中心档案管理的实际情况出发，分析了档案管理信息化的优势，阐述了人事档案管理信息化建设过程中遇到的几个问题，并提出了建议和措施。
　　【关键词】人事档案；管理；信息化；问题；对策
　　当前社会各个行业都在提倡信息化，人事档案管理也不例外。早在2002年，《全国档案信息化建设实施纲要》中就指出：把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局。档案管理信息化，指得是充分利用现代信息技术、网络技术，对档案资源进行存储、管理、开发等，达到为社会发展提供服务的目的，主要包括档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化。与纸质档案相比，档案管理实现信息化的优势在于：减轻档案管理工作人员的劳动强度，提高工作效率；检索简便，准确率高，便于档案的远程管理查询，更高效地实现人才的开发和利用；使用扫描仪等设备对原文进行扫描，保持了档案文件的历史原貌，同时也避免了由于自然灾害等原因造成的纸质档案的损毁或丢失。人事档案信息化管理能够为用人单位提供及时、准确、高效的信息依据，是新形势下档案管理工作的一项重要内容。
　　一、 档案管理信息化过程中出现的问题
　　人事档案信息化管理成为信息时代各级人才交流中心实现可持续发展的必然选择，档案管理信息化建设可以间接带来长远而巨大的经济和社会效益。但也暴露出一些问题：
　　（一）档案存储数量大，数据录入工作艰巨。档案管理信息化的前提是档案的数据化，人才交流中心存储着大量用人单位委托存放的个人档案，数据录入将是一项庞大而艰巨的工程。档案数据录入不仅需要对计算机设备的熟练使用，更要求数据的正确、完整和规范，基层人才交流服务中心人手的不足和专业的限制是影响数据录入工作的瓶颈。
　　（二）资金缺口大，软、硬件配备不足。许多基层人才交流服务中心没有足够的资金购置性能优越的基础设备，计算机硬件设备落后，档案管理软件不到位，甚至许多服务中心都没有联网，计算机仅仅用于档案的检索与查询，即便是已经开展了档案管理信息化，计算机及其输入设备（扫描仪、数码相机等）型号各异，档次参差不齐，数据、图片格式没有统一的标准与规范；使用的软件系统五花八门，功能单一，致使数据不完整，这些都直接影响着档案信息化建设的进程。
　　（三）工作人员技术陈旧，专业人才缺乏。基层人才交流服务中心档案管理人员普遍缺乏专业背景，甚至有一些是兼职或临时工。他们对传统的档案管理模式＂轻车熟路＂，对信息化建设并不热衷，甚至从心底里难以接受，产生抵触心理。目前的状况是软件开发、硬件维护及档案管理人员是互不相干的人在操作，对于计算机信息技术和档案管理均能精通的人员更是少之又少，这在很大程度上严重地制约了档案管理信息化建设的质量和速度。
　　（四）信息安全问题。档案管理的信息化使我们使用和调动档案更加便利，但同时也增加了档案安全工作的难度。人们在工作变动时只需要登陆管理系统，提交档案转移申请，人才交流中心的工作人员就可以在网上将个人档案调入新单位，用人单位也可以进入管理系统查询员工的档案信息，这也增加了个人信息泄露的危险。另外，非法登陆、篡改数据、电脑病毒、黑客攻击等因素，也给档案信息安全带来了严重威胁。
　　二、建议与措施
　　（一）初期录入工作分流，后续变动实行动态性管理。针对数据量巨大的前期录入工作，部分人才交流中心采取的方法是把工作下发到各个存档单位人事部门，录入完成后核对无误再提交。初期录入完成后，每年还会有新的考核材料、工资调整或培训经历等资料的变动，对于这些后续变动要实行动态性管理，及时收集和添加，并定期对档案进行审核，去除无保存价值的内容，实现个人档案内容的及时更新，为用人单位提供更准确翔实的资料。
　　（二）完善相关政策及标准，增加资金投入。加大人事档案信息化管理的宣传力度，以引起各基层单位领导的重视和支持，促进相关政策、标准的尽快完善，可通过政府拨款、社会专项基金、自筹等渠道筹集资金，资金充足、标准一致是档案管理实现信息化的前提和有力保证。可首先建立一个区（县）范围的人事档案管理信息库，随着条件的成熟，逐步扩大至市级、省级，再建立全国性的管理系统，实现跨地域的档案流通与共享。
　　（三）组织培训与引进人才并行。人才交流中心设置专门的信息中心，负责技术指导和支持工作。通过讲座、研讨等方式，组织开展设备维护、软件开发、数据库建立等多种培训课程对现有工作人员进行信息技术的培训，促进他们知识结构的更新与调整；提高薪酬待遇，引进既精通信息技术软、硬件又熟悉档案管理工作的复合型人才。
　　（四）明确责任，确保信息安全。遵循安全性原则，保证档案信息存储安全和利用安全。使用性能稳定的服务器和有安全保障的软件系统，安装防火墙和入侵防御系统，采用加密技术，及时消除计算机系统中的安全隐患，避免系统漏洞和黑客攻击。对于工作人员制定严格的管理制度，明确责任，提高他们的责任心，培养敏锐的安全意识，防止非法用户登陆和数据篡改；对存档人员和单位实行授权和分等级开放，这些措施都能大大提高档案信息存储和使用的安全性。
　　三、 结束语
　　计算机和互联网络的迅速发展为档案管理提供了更为广阔的发展空间，科学的信息化档案管理必然会取代复杂、繁琐的人工式管理，它作为一个新生事物，需要我们每一个基层档案工作者积极探索、研究，积累经验，找出问题，改正不足，推進档案管理工作的可持续发展。只有这样才能做好新时期新形势下人才交流服务中心的管理工作，实现对人才充分的开发和选拔，促进我国人才交流中心档案管理水平的提升，更好地向社会提供更为有效的服务。
　　【参考文献】
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