现行文件开放条件下高校信息公开平台的建立
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【摘要】本文以高校为调查对象，通过调查在现行文件开放条件下高校信息公开平台的建设情况，总结出当前各高校在信息公开平台建设方面所存在的信息公开建设所属部门不专业、信息公开形式和范围不统一、信息公开网站建设不健全等问题。
【关键词】高校;信息公开;档案馆;面对面服务;网站建设
校务公开是指高校行政机构将其履行职责过程中所形成的与行政或者教学运作有关的各种信息，通过多种形式为公民提供服务利用，即除按法律、法规规定必须保密的事项外，包括学校重大决策、重大事项、教学管理、财务后勤、职称评定、评模选优、住房分配等校内事务公开和收费、招生等政策与规定、学生入学与录取等校外事务的公开。在现行文件开放条件下，我国政务公开平台正在飞速发展，紧随着时代的脚步，我国高校的信息公开平台应运而生。
一、当前高校信息公开平台的现状
（一）高校信息公开平台法律法规建设现状。信息公开平台法律法规建设以电子文件法规体系构建为主。2010年7月，中共中央办公厅发布的《电子文件管理暂行办法》更加明确了电子文件管理办法，电子文件管理机构的职责，电子文件形成、归档、移交等工作规范，相关人员奖惩细则，为电子文件的全程管理提供导航。上述相关法律法规的确立，为电子文件法规体系构建搭建了理论基础平台。
（二）高校信息公开平台＂面对面服务＂的现状。笔者走访了一些高校，根据笔者的走访调查发现，很多高校对于＂面对面服务＂平台的建设环节相对薄弱，对信息公开平台重视程度不高，在信息公开平台建设上的专业性也很低。
（三）高校信息公开平台网站建设的现状。本文所指的高校信息公开平台网站主要是指高等学校官方网站上开通的信息公开专题或者信息公开专栏。笔者通过网络调查了一些高校信息公开网站建设情况，发现各大高校对于信息公开网站的建设呈现两极化现象。有部分高校官方网站首页根本找不到关于信息公开平台的窗口，而有的高校信息公开网站建设相对完善，所公布的信息比较齐全。但是这些高校所公布的信息基本都是校内事务，一些比如说学生入学与录取情况等校外事务基本都没有公布在网站上，这对于非本校人员的利用造成极大的不便。
二、当前高校信息公开平台存在的问题
（一）信息分散不集中，所属部门不专业。从调查中我们可以看出，当前很多高校都没有设立专门的信息公开平台，除了学校网站上有一个信息公开专题或者信息公开窗口外，在实际的学校部门建设上，信息公开主要是由学校办公室负责的，甚至有部分高校仅仅只是建立一个信息公开小组来负责，并没有专业的人员指导。
（二）信息公开范围和形式不统一。由于大部分高校的信息公开平台是由高校的办公室负责建设的，而办公室的非专业性使得学校各个部门的信息公开没有一个统一的信息公开范围和形式。因此，导致有的部门信息公开主要以实物公开为主;有的部门信息公开主要是把相关的发文发布到网站上。
（三）信息公开网站不健全。经过笔者网络调查发现，有部分高校并没有设立信息公开专栏或者信息公開专题;有部分高校虽然设有信息公开专栏，但是里面的内容十分简单，也没有按部门或者合理的分类方法分类，而仅仅是把所要公开的信息发布出去而已;有的部分高校信息公开网站建设比较完善，但是还是缺乏互动环节，没有建立类似于投诉或者咨询之类的交流窗口。
三、把高校档案馆作为高校信息公开平台的依据
（一）档案馆作为高校信息公开平台的理论依据。文件生命周期理论的核心思想就是文件的运动和管理过程是整体性的、联系性的，文件从其最初产生到最终归宿是一个完整的运动过程，要得到全面有效的控制。高校现行文件产生于高校机构运行的整个过程中，失去现行效用后有价值的文件归入高校档案馆，这两个过程不是脱节的，而是不管在管理方式、工作程序上都是相似、交叉、统一的。
（二）档案馆作为高校信息公开平台的优势。档案馆保管着学校各个机关部处在日常工作活动中产生的有价值的信息文件，拥有足够的库房空间以供存放。而且库房里有专业的密集架、除湿、防潮、防虫害等设备，把库房温湿度控制在最适宜的范围，为档案文件的保存创造一个良好的存放环境。因此，把档案馆最为高校信息公开平台，不仅可以节约资金，还可以合理有效地利用学校的空间资源。档案馆具有的专业人才和设备条件，为高校信息公开平台的建立打下了良好的基础。
高校档案馆应该制定一个合理的档案利用流程，需要利用档案或拟了解学校校务的社会人士可根据流程办理档案利用手续。高校档案馆负责制作整理归档的文件目录，为各部门在日后的工作中需要查找利用档案提供了方便。
为了校务公开的高效性与透明性，高校档案馆还应完善校务公开网站建设，及时更新网页，在网站上与利用者进行互动，把能通过网络平台解决的问题尽量解决，这样可以大大提高档案人员的工作效率。其次要重视电子文件的收集与管理，根据实际情况制定一整套完整的电子文件管理办法，并把电子文件通过校务公开平台为利用者提供利用。
【参考文献】
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[3]冯惠玲，张辑哲主编.档案学概论[M].中国人民大学出版社，2001.