优化房地产档案管理的策略分析

　　【摘要】本文从房地产档案管理的概述入手，对当前房地产档案管理中存在的问题进行分析，从制度建设、管理信息化以及强化档案建设等方面，提出房地产档案管理的优化策略。
　　【关键词】房地产;档案管理;策略
　　在我国建筑行业中，房地产行业是基础性产业之一，在房地产业发展过程中，房地产档案管理工作是非常重要的，它是房地产业务的真实记录，其能够在房地产争议纠纷中进行直接参与，能够对国家、集体、个人的房屋所有权益进行保护，它是房管部的核心工作之一。因此，怎样使房地产档案管理工作更加优化，使其能够为区域经济发展提供最佳的服务，使社会需求得到满足，将便捷的服务向群众进行提供，使房地产档案管理水平不断提升，成为当前一项重要课题。
　　一、房地产档案管理相关概述
　　所谓房地产档案管理就是房地产管理部门收集、分类、归档、保护以及开发利用对国家和社会有保存价值的一系列历史记录，这些历史记录的形式是多种多样的，可以是文字、图像，也可以是声像等等。它能够对房地产产权的设立、变更、转让等进行反映，从本质上来看，它就是对房地产产权状态进行管理。对于房地产档案来说，主要有三种：一是房地产权属登记档案，二是房地产建设工程档案，三是房地产使用管理档案。房地产档案管理的特点主要有四个方面：一是房地档案具有政策性，二是房地产档案具有专业性，三是房地产档案具有地域性，四是房地产档案具有一定的时效性。房地产档案管理，能够将第一手信息向城市规划设计进行提供，能够将基础信息向政府宏观经济决策进行提供，能够使民生和社会公平得到保证，它是房产交易的基础和依据。
　　二、当前房地产档案管理中存在的问题
　　（一）管理体制与发展需求不相符。首先，房地产管理机构分设，大多数省市的房地产管理机构都是由住建部门和国土部门分别管理的，前者主要对＂房＂进行管理，后者重点对＂地＂进行管理，这和土地与房地产的紧密相连关系是不符合的。其次，房地产行业管理混乱，政府、事业、企业之间分不清，房地产交易登记管理业务人员大多是社会招聘人员，其主要以行政事业收费来维持其发展，这种情况对房地产市场发展有一定的影响。再次，房管部门职能分属多部门，因为房地产开发、产权登记、交易以及物业管理等工作的管理，是由住建局下设部门来完成的，不同部门之间的业务衔接不畅，使得问题频发。最后，房屋管理体现与市场发展不相符，房地产市场改革前，其建设、登记、维修等工作都是主管部门或建设单位来负责的，就算是上市交易后，其管理也没有进行变革，使得问题不断发生。
　　（二）专业人员水平和素质不高。首先，专业人员素质有待提升。房地产档案管理工作的特点，具有一定的复杂性、专业性和时效性，同时房地产档案信息与个人隐私密切相关，其必须要有较高的职业素养，以及一定的保密意识，而且他们与公众、部门以及机构等直接接触，将房地产档案信息服务进行提供，必须对当前房地产管理法律规定等掌握，还要具有房产测绘以及法律方面的知识，可是当前的人员素质与这些要求相差甚远。此外，房地产档案管理人员的专业培训缺失，因为房地产登记业务种类特别多，业务流程不简单，想要全方位对相关知识进行掌握，一般都要有几年的时间，而当前专业人员的培训不足，使得其能力有待提升。此外，在档案数字信息化的作用下，当前档案管理人员专业知识、技能有待提升，房地产档案馆和登记、交易等其它房管业务部门，在业务工作过程中存在协调意识不强的现象，沟通和协调欠缺，使得信息共享不佳，数据格式不兼容等情况，使得档案不能向档案馆进行移交，使得档案交接之间有时间差，对交易查证以及接收查封件产生影响。
　　（三）房地产档案信息建设工作有待强化。首先，信息收集面单一，因为房地产市场发展迅速，使得房地产登记业务类型不断增加，复杂性不断增加，现阶段档案信息的收集大多是以房地产业务主管单位为主，其在工作过程中来对房地产档案信息进行收集，没有与登记前后的业务流程联系起来。其次，对纸质档案之外的载体重视度不足。由于信息化技术的不断深入，档案载体形式越来越多，有图像、声像等等。而当前档案信息的收集还是以紙质档案管理和电子扫描信息为主，对于预售时的房产总平面矢量图、分户矢量图等电子测绘信息的保存不当。最后，房地产档案鉴定工作不到位。因为在房地产档案保管期限方面，房地产主管部门尚未出台统一的规定，使得很多房地产档案都是永久保存的，使得一些已经失效的档案没有及时销毁，同时，对档案鉴定工作不重视，对于重复提交资料以及提交不需要资料的情况很多，也没有理清房地产档案鉴定的责任和内容，使得鉴定工作不具规范化。
　　三、房地产档案管理的优化策略
　　（一）推进管理体制变革。首先，结合＂不动产统一登记＂来使管理体制进行变革。利用不动产统一登记制度，使权利登记以地理信息为依托，在宗地管理体系中进行统一，使四项使用权以及一项所有权都在宗地中进行落实，通过不动产登记唯一编码来对业务确权属性信息进行登记，同时，可以结合这一规定，再与不同类型的不动产登记业务实际结合，将专门的法律法规进行制定，使不同业务操作层面都有一定的指导。其次，制定房地产档案信息管理规范，对档案信息管理经验进行总结，制定与地区档案信息管理工作实际相适应的房地产档案管理规范，使其与地区实际相结合，使其可行性、可操作性提升。此外，还可以和其它行业的档案管理联系起来，为房产管理、档案管理工作等提供相应的借鉴。
　　（二）提升房管人员素质以及信息化管理水平。首先，使房地产档案管理人员素质得以提升。一是使房地产档案管理人员的思想素质提升，将档案管理工作放在首位，使档案信息实体、信息以及利用安全得以保证。二是提供其业务素质，他们要对登记业务流程以及各个环节的内容进行全面的了解和掌握，对档案资料的作用以及归档要求了如指掌，对房地产行业以及档案管理的相关规定熟悉，同时使自身的知识范围不断拓展。其次，使房地产档案管理系统得以完善。利用大数据、云计算技术，使档案信息化查询得以提升，使房地产档案信息网络建设加快，使业务和网络有机联系起来，通过网上档案馆、三维档案馆以及虚拟技术等，使信息化服务水平不断提升。
　　（三）强化档案建设和管理。首先，房地产档案信息收集整理规范化。想要使房地产档案向规范化方向发展，可以将相应的资料归入房地产档案内，比如房地产权利人证明文件、土地登记确权信息、权属情况证明文件等等。其次，房地产档案载体形式不断拓展，利用信息化技术来使信息价值充分发展，将多种形式载体进行应用，例如可以将照片、声像资料等作为项目建设期的档案，使不同电子载体得以共享，使成本得以降低，使房产状况得以有效体现。最后，强化房地产鉴定工作。结合具体的房地产档案工作，将与本地区相适宜的地方性规范化文件进行制定，将档案归档范围、保存期限以及立卷上架等进行明确，使房地产档案鉴定工作得以顺利进行，从而使房地产档案管理工作更加规范。
　　四、结语
　　在房地产行政管理、产权交易工作中，房地产档案管理的作用是非常关键的，由于房地产市场越来越活跃，使得对房地产档案管理的要求也在不断提升。现阶段，国内正在进行不动产登记工作，房地产档案管理必须从管理体制变革、提升房管人员素质、信息化管理水平以及强化档案建设和管理等方面，将更多的房地产档案信息产品、服务进行提升，使档案管理人员的素质和能力得以提升，使房地产档案管理质量不断提升，从而为人民更好地服务。
　　【参考文献】
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