浅议高校会计档案管理
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张秀丽 张倩
【摘要】高校会计档案是高校档案的重要组成部分，高校会计档案中的会计资料是高校制定计划、进行决策、组织经济活动、开展财务工作的重要依据;各层级的政府主管部门与监管机构也是这些会计资料的使用者，这些会计资料为报表使用者展现了高校的财务状况和各项预算资金运用的合规性、合法性。尽管新《管理办法》的实施规范了会计档案管理工作，提高了会计档案现代化管理水平，但近些年，随着高校规模不断扩大，资金量不断增加，会计档案数量不断扩大，高校会计档案管理工作仍存在不少的局限和挑战。
【关键词】高校;会计档案管理;局限和挑战;措施
高校会计档案的管理工作是高校财务管理工作的重要一环，在学校开展绩效评估、编制预算决算、实施全面审计中起着重要作用，扮演着非常重要的角色，高质量的高校会计档案是当今教育产业反腐的有力武器。目前，外部审计越来越频繁，也越来越深入，对高校会计档案管理水平要求也越来越高，笔者作为一名在高校从事财务工作的高级会计师，随着学校各项审计和巡视工作的深入和发展，针对高校的会计档案管理，提出自己的一点拙见。
近年来，随着我国经济社会的快速发展以及信息技术的广泛应用，会计档案的内容范围、承载形式、管理手段、利用方式等均发生了较大变化，为更好地适应经济社会发展需要，财政部、国家档案局对原《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号，以下简称原《管理办法》）进行了修订，财政部、国家档案局令第79号发布了新的《会计档案管理办法》（以下简称新《管理办法》），并于2016年1月1日起施行。
新《管理办法》第三条对会计档案进行了定义：会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
新《管理办法》中的会计档案的定义同样适用于高校，高校会计档案是高校档案的重要组成部分，高校会计档案中的会计资料是高校制定计划、进行决策、组织经济活动、开展财务工作的重要依据;各层级的政府主管部门与监管机构也是这些会计资料的使用者，这些会计资料为报表使用者展现了高校的财务状况和各项预算资金运用的合规性、合法性。尽管新《管理办法》的实施规范了会计档案管理工作，提高了会计档案现代化管理水平，但近些年，随着高校规模不断扩大，资金量不断增加，会计档案数量不断扩大，高校会计档案管理工作仍存在不少的局限和挑战。
一、存在的问题
（一）学校领导层不够重视。领导重视是高校会计档案管理工作的关键。虽然近年来档案管理工作在学校中越来越被重视，但在实际工作中，受传统教育理念和专业背景的影响，学校领导的工作重心一般放在教学、科研上，对档案管理仍有许多高校领导不够重视，没有指定校级领导亲自负责学校的档案管理工作，更别提会计档案管理工作了，而是由有关部门的领导组织、协调，导致该项工作缺乏系统性和权威性。
（二）学校职能部门对会计档案管理工作认识不到位。长期以来，大家存在着一种错误认识，认为档案管理工作悠闲清净，进档案部门工作就是去养老，任何人都能胜任。财务部门也没有针对会计档案管理设置专岗，岗位由其他会计人员兼任，一旦忙不过来，就会造成会计凭证等原始资料不能及时整理并装订成册，现在频繁的审计、巡视、检查等等很容易遗失会计资料。
（三）高校会计档案管理制度构建缺乏针对性，会计制度规范体系不够细致。新《管理办法》第十三条规定，单位应当严格按照相关制度利用会计档案，在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续，严禁篡改和损坏。单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。但有些高校尚未按照新《管理办法》的规定制定具体的会计档案管理实施细则;没有指定专人负责会计档案管理，会计档案分散在不同业务的具体经办人手中，这些经办人基本上没有受过专业的档案管理培训，整理的会计档案也非常不规范、不完整;没有建立严格的会计档案查阅、复制登记审批流程，会计档案查阅手续太过简单，学校财务处的内部人员（不管是哪个岗位的财务人员）可以自行查阅（笔者觉得这严重违反了内控制度），对于财务处以外的人员，由财务处的兼职档案员带到学校档案馆自己查阅，有的登记，有的不登记，致使会计信息保密性得不到保证;会计档案的销毁是会计档案管理的重要环节，由于原《管理办法》规定了会计档案销毁的具体程序，要求＂单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见＂但未明确销毁前的鉴定工作和有关责任，这在一定程度上将销毁的主要责任归于单位负责人，虽然新《管理办法》增加了鉴定销毁环节，要求＂单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定档案鉴定意见书;对保管期满，确无保存價值的会计档案，可以销毁。＂但在实际工作中，为避免可能发生的风险，对于远远超过最低保管期限且符合销毁条件的会计档案，一些高校的负责人一般也不愿意销毁，大量已失去保存价值的会计档案占据了储存空间，造成了资源浪费。
（四）高校会计档案管理专业人员配备缺失。高校会计档案管理人员不仅需具备优秀的职业道德素质，也要具备一定的会计从业知识，对会计的基本流程和要素具有职业敏感性。出于对会计档案管理的重要性和专业性的考虑，高校应配备技术能力强的专业人员从事会计档案保管工作，然而在实际工作中，由于经费紧张等诸多原因，有的高校并没有针对档案管理设置专岗，岗位由其他财务人员兼任，也很少开展相关业务的技能培训。
二、解决措施
（一）领导重视是搞好高校会计档案管理工作的关键。会计档案不但可为制定工作计划、总结工作经验和宏观经济决策提供可靠的资料，而且能给处理行政诉讼事项，解决有关经济纠纷和考核提拔使用干部提供翔实的依据。我们知道，不管什么事只要领导一重视就容易解决了，会计档案工作作为一项基础性工作，领导是否重视是做好此项工作的先决条件。
（二）高校应按照新《管理办法》构建完善的会计档案管理制度体系。高校应根据新《管理办法》，结合学校的实际情况严把会计档案归档范围，及时收集、分类、整理及时立卷，无论是会计档案的查阅、复制，还是移交、销毁等等各个环节，都要统一口径，要用制度来规范。
（三）队伍建设是搞好高校会计档案管理工作的重要基础，而提升现有会计档案管理人员素质是基础中的基础。高校在选拔培养会计档案管理人员时，要注重强调德才、专业素质、奉献精神、开拓进取精神，注重把政治素质好，业务素质强的人员陆续选配到会计档案管理岗位上来，并创造机会，采取多种形式，多种渠道，提高会计档案管理人员的专业素质，且高标准、严要求，使之适应快速发展的会计档案管理工作的需求。要严格会计档案管理人员的入职资质，不要把档案部门当成高校解决高层次人才家属和教工子女的＂收容站＂，不能把会计档案管理人员当成图书管理员的角色。在短期无法引进高层次会计档案管理人员的情况下，加强对现有会计档案管理人员的培训，对会计档案管理队伍加强建设无疑是短、平、快的选择。建议高校能增设会计档案管理人员素质提升专项经费，专款用于教育培训和对理论研究成果突出、专业技术创新的会计档案管理人员进行奖励，从而激发会计档案管理人员的工作热情。
（四）加强信息化建设——提供技术支撑。近年来，党中央、国务院积极推动＂互联网+＂行动和＂大众创业万众创新＂，我国基于互联网的新业态、新模式蓬勃兴起。新《管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力，电子凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子管理化管理，将大大推动电子凭证的在线传递和线上应用，为互联网创新经济发展提供了有力的政策支持;党的十八大报告强调，要着力推进绿色发展、循环发展、低碳发展，形成节约资源和保护环境的空间格局、产业结构、生产方式、生活方式;党的十八届三中全会进一步提出要加快建立生态文明制度。新《管理办法》允许符合条件的会计凭证、账簿等会计资料不再打印纸质归档保存，同时要求建立会计档案鉴定销毁制度，完善销毁流程，推动会计档案工作有序开展。这些新的规定将节约大量纸质会计资料的打印、传递、整理成本以及归档后的保管成本，减少资源耗费，推动节能减排，有利于形成绿色环保的生产方式。国家治理体系和治理能力现代化需要大数据的支撑，需要通过广度信息聚合、深度数据挖掘、扁平网络传递，实现决策科学化、管理精细化。电子会计档案是电子会计资料的归属，新《管理办法》明确将电子会计档案纳入会计档案范圍，将大力推动电子数据的深度开发和有效利用，为政府决策和管理提供更多维度、更具参考价值的会计信息。随着信息技术的迅猛发展，尤其是互联网、大数据和云技术的广泛运用，过去那种会计档案管理模式已不适应高等教育发展的需要，为了顺应信息化建设的大趋势，高校也要加强电子会计信息档案入库规范化，需要建立健全规范高效的信息技术平台，实现档案从初始分类整理到最终查阅使用的一体化流程，建设高水平信息化平台，由以往的＂人治、人管、人控＂转变为以技术＂管人、管事、管行为、管风险＂，从而提高高校会计档案管理工作效率。