浅谈办公室档案管理工作规范化

　　【摘要】办公室档案管理效率对整个单位效率产生直接影响，并发挥着重要作用。办公室档案工作是一项繁琐且复杂的工作，需大量人力，随着大数据时代的到来，档案管理工作变得越来越规范化。基于此，文章在档案管理特点的基础上，对其重要性进行了分析，并对办公室档案管理工作规范化策略进行了研究。
　　【关键词】办公室;档案;规范化
　　办公室是一个核心部门，复杂的工作需全面有效地进行。档案工作作为办公室管理的关键方面，要规范化管理，以提升管理效率。但从实际分析，在档案管理工作中，仍出现一些问题，对档案管理质量和效率产生一定影响。档案管理具有系统性、专业性特点，规范化管理不但提升管理质量，还能提升管理效率。文章立足档案实际，对档案规范化管理工作进行了探究。
　　一、档案管理的特点
　　（一）对资料进行收集和保存。档案管理工作具有一定复杂性，大部分时间用于真实材料收集和对历史的记载。因此，在对资料进行收集的时候，工作人员要确保资料的完整性，这就需要资料涉及广泛领域。然后按照归类的方式，存入档案室，并做好管理工作。
　　（二）较大比重的文书档案。在档案中，占据较大比重的是文书档案。它是由收集、分類、承办等方面共同组成的，有时结合相关内容，还会增加一些鉴定、检索等环节，文书和档案管理是相辅相成的。
　　（三）丰富的档案种类。办公室档案管理种类繁多，具有多样性的特点，如会计、行政、法律等。另外，办公室管理的档案形式比较多，如视频、录音和文字等。
　　二、重要性分析
　　（一）提升办公效率。办公室档案管理工作占据重要地位，工作量大，因此，高效的工作机制，是规范化管理的内在需求。旨在优化管理流程，提高效率，转变滞后问题。首先，完善传统管理模式和流程，满足档案管理工作的实际需求。其次，提升效率，是规范化管理的基础，以高效的工作模式，实现档案的收集、归档和整理。所以，规范化管理可以节约不必要的消耗，并提升管理工作效率和管理水平。
　　（二）提高档案工作人员专业素质。在对档案进行规范化管理的同时，还要将更多注意力投入到对人才的培养方面，想要规范化管理档案，工作人员素质不容忽略。档案工作性质对工作人员能力产生直接影响，规范化的档案管理不同于传统人工操作，现在已转为计算机操作。工作方式的转变要求管理人员要熟练掌握计算机操作技能，这样便提升了档案人员专业素质和工作能力。
　　（三）提高了管理方式。随着社会的发展，大数据时代早已来临，对于庞大的信息系统，档案管理人员要借助高科技软件，对这些繁杂的工作进行处理。而信息化管理已成了档案工作的主要发展方向，并要求落实规范化管理。在改革过程中，依托规范化管理进程，推动信息化建设的实现。
　　三、办公室档案规范化管理的对策
　　（一）建立网络管理体系。当前，计算机技术已应用在各行各业中，随着电子技术的普及，网络也得到推广。对于存储档案工作来说，相关部门要引进高科技，通过专业方法对庞大信息进行整理，并结合档案材料性质，通过网络化管理方式，对档案进行存储。另外，结合不同材料，通过不同方法，针对性对档案进行管理。
　　（二）增强信息的真实性。在档案规范化管理中，要确保档案管理的高效性和材料的真实性。对档案管理工作进行规范，不仅仅是提升速度，更重要的是转变质量，在信息时代，真假信息充斥，降低档案整理的错误率。另外，转变档案管理人员工作态度，鼓励档案人员积极投入工作中，并与其他部门保持联系，这样有助于档案人员掌握第一手材料，增加信息的真实性。选拔有责任心的人员进行档案工作，这样有利于提升档案工作质量。
　　（三）提高管理人员素质。在对办公室档案规范化管理的时候，我们要充分认识到档案管理人员素质的重要作用，并为档案人员提供广阔平台和学习机会，传授更多专业知识。使档案人员熟练掌握工作中的每个环节，并具有解决突发事件的能力。此外，还要定期向档案管理人员提出意见，确保各部门员工都能互相交流，一同进步。另外，还要多鼓励档案人员学习计算机操作技能，这些都是提升档案管理效率的办法。
　　（四）信息化档案管理，满足时代需求。在信息时代，信息化档案管理是实现规范化发展方向。第一，推进档案信息化管理进程，结合信息平台，依托现代信息方法，实现档案规范化管理。对档案管理工作进行重视，增强信息化建设，确保全面实现信息化管理。第二，传统人工档案管理方式，很难适应时代发展需求，这就需加大数字化档案建设，转变传统纸质档案效率低的缺点，以更好适应时代需求。因此，在构建信息系统过程中，优化信息管理功能，满足档案规范化管理实际需求。
　　（五）建立档案信息共享。档案管理的目的是通过数据资料，提供准确数据，提高办公室工作整体管理水平。但是，落后的管理技术阻碍档案管理工作的发展，其应用和创新价值需采用高科技管理技术，实现档案资源的更新共享，从本质上实现管理目标，满足社会发展所需。还能够有效促进各部门间的交流，使内部了解档案资源，提升工作效率。并引入互联网技术，方便网络之间的互动和信息共享，有助于提升档案规范化管理工作。
　　四、结束语
　　综上，办公室档案管理工作具有重要作用，推动着未来档案管理工作进程。文章在对档案管理特点进行分析的基础上，结合档案管理工作量大的现状，为了减少在信息时代采取传统管理方法，我们要对办公室档案采取规范化管理，降低传统档案繁琐的管理方式，提升档案管理工作的效率。
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