防范加班管理常见风险
⇨⇦
企业控制用人成本的切入点有很多，如薪酬福利设计、加班管理、用工模式选择等。其中，加班管理已经成为管控用工成本必不可少的组成部分。实际操作中，很多用人单位会通过多种途径进行加班管理，这些操作是否安全可靠？如何防止因加班而产生的劳动争议呢？
本期嘉宾
上海圆通速递有限公司 人事经理 舒 芬
普元信息技术股份有限公司 人事主管 陈 凌
上海神开石油设备有限公司 人事经理 王 渊
点评专家
劳达集团咨询中心 高级咨询顾问 沈海燕
案例一：
上海某机械制造企业，因全年订单较多且不均衡，无法执行标准工时制，经劳动行政部门批准，对部分工段员工实行以年度为周期的综合计算工时制。2012年，公司安排压铸工段员工实行综合计算工时制，每天工作10小时以上，除春节统一放假一周外，其他时间一直未安排员工休息休假。2014年年初，压铸工段全体员工联名要求公司安排调休并支付2012年以来的加班工资。但该企业却告知：该工段已实行综合工时制，公司可以根据工作量自主安排员工作息，在未完成工作任务前，公司可以不安排员工休息。此外，公司每月都根据员工出勤正常发放工资，所以对于员工的要求未予理会。
话题一：特殊工时可以＂弹掉＂加班费吗
舒芬：我们公司与本案例中的企业有很多相似之处，但我们并未申请实行不定时工时制。就本案而言，我的观点是：首先，该企业对综合工时制的理解存在偏差。综合工时制，并不意味着企业可以随意或是无限制地安排员工工作，法律对于周期内的工作时间是有严格限制的；其次，综合工时制下，对于节假日安排工作的，同样存在加班的问题，仍需支付加班费；最后，综合工时制不可以＂弹掉＂员工的休息权，不论是综合工时制还是不定时工时制，企业都需要确保员工的正常休息和休假。
陈凌：对于综合工时制，法律上对周期内的工作时间是有限制的，不可以无限制地安排工作，同时要
保证劳动者合理合法的休息及休假权益。该公司的人力资源部有必要研究一下各类工时制度，并向企业负责人或生产部门领导进行解释说明，如按现在的理解进行操作，很容易激发矛盾，引起纠纷。
王渊：在综合工时制下，每周工作时间为40小时，即一周工作5天，每天8小时。如果超过40小时安排工作，应该按照1.5倍的标准来计发加班费；在国家法定假日安排工作的，则需要以3倍标准计算。综合工时制下不存在2倍计发加班工资的说法。
对于案例所描述的现象，员工一周工作时间在70小时左右，工作强度远远超出常人所能承受的范畴，很容易引发员工不满，而且在综合工时制下更加需要合理安排员工的休息或休假。所以，这些员工的主张比较合理。
此外，加班管理是企业经营管理的一环，并非单纯地选择工时制度和如何运用的问题，需要通过选择适用的特殊工时制，制定出一整套科学合理的加班管理办法，实现对加班的有效管控。
沈海燕：对于综合工时制，大多数企业的理解都比较准确。综合工时制之所以存在，正是基于企业不能在标准工时制下实现有效安排工作、完成生产任务，而可以通过在某个周期内的合理安排来实现。对于综合工时制，这里做如下说明：
第一，综合工时制是有法定周期的，以周、月、季度、年为周期。一般来说以年为周期的，在审批上需要向市级相关机构申请，审批也较为严格。刚刚大家都提及周期内的工作时间，实际是怎么规定的呢？如果是以周为周期，每周不得超过40小时；若以月为周期，则每月不得超过166.64小时，即20.83×8，一般我们会直接取整为167小时；如果以季度为周期，是500小时；若以年为周期，则在2000小时左右。
第二，关于综合工时制下的加班和加班费的问题。超过规定工作时间的，如果是工作日或休息日，按1.5倍计发；若为法定节假日，则按3倍计算。实际操作中，有些企业对加班时间感到困惑。标准工时制下，要求每月加班不得超过36小时，综合工时制也是如此。这里的36小时不仅包含工作日、休息日，法定节假日也包含其中。
第三，加班的管理。加班可能导致两个风险，一个是成本风险，另一个则是法律风险，即有可能引发员工的不满，导致员工向相关劳动部门举报或者直接发生劳动纠纷。那么在加班管理上要如何应对呢？首先，就工时制度的规定，人力资源部应与其他部门多多交流，避免不当操作；其次，评估成本，即比较加班费的支出与用工成本，从而确定最有利的用工方式；最后，根据工作特性申请特殊工时制。
第四，对特殊工时制下员工工作时间的管理，企业更多关注的是不定时工作制下的工作时间管控。一般而言，在考勤上，对于不定时工作制的员工是比较难管理的。实际操作中往往通过控制其工作结果实现员工管理。比如是否完成了相应的工作内容，如果没有完成，则通过绩效考核、不胜任等角度进行处理。此外，有两点要提醒企业注意：一是对于不定时工作制员工的工作时间管理，企业可以通过设置核心工作时间来实现；二是对于企业管理层使用不定时工作制的操作，经理级别以上的职位方可使用，且仅通过公司制度规定适用还不够，还需通过相应的行政审批，个别地区有特殊规定的除外。
案例二：
王某是某公司项目开发人员，因工作岗位特殊，且公司尚未顺利审批下不定时工时制，于是在王某入职时与其签订了一份工资协议，约定基本工资为每月5000元，其他按照实际情况确定。并约定凡是为了完
成工作所需要的加班，无论是法定节假日还是平日，都没有加班费。自王某入职以来，经常出差、加班，也从未拿到过加班工资，只在一些项目结束后会得到一笔额外的奖金。于是王某与公司进行交涉，要求按照自己上年度的平均工资作为加班费计算基数计发加班费，包括出差时间。公司人力资源部却告知：根据工资协议，王某所谓的加班和出差都是为了完成本职工作，不存在计发加班费的问题，且公司在其完成相应项目后都会发放一笔不低的项目奖金，远远高于加班费，所以不同意支付。endprint
话题二：如何计发加班费
舒芬：我先谈谈我的观点。首先，本案例中该公司的主张有问题，原因有三：一是协议签订的内容不能违反相关法律法规，二是申请的不定时工时制是否能顺利审批下来，三是实际存在加班的，应该按照相关规定计发加班费。其次，关于加班的管理。公司的制度应规定加班审批制度，否则在加班管理上会比较混乱。再次，关于加班费基数，这基本是没有争议的。除了之前涉及的加班费外，其他包括补贴等在内都需计入加班费计算基数，而以＂加班津贴＂代替＂加班费＂，这是不可行的。最后，在工资结构上，需要重新设计。比如将员工的工资进行划分，如基本工资+加班费，同时将基本工资设置较低，将打包加班费最大化。就出差途中的加班问题，也是需要按照加班计算的。因为员工是因工出差，故出差的整个过程，包括往返途中时间，都需要按照加班来处理。
陈凌：我们公司实际实行的是不定时工时制，但基于部分员工工作时间较长，公司会支付一部分补贴，我们定性为误餐补贴，但员工普遍认为是加班费，这给公司造成一定困惑，我们该如何向员工解释这些＂补贴＂呢？
王渊：案例中员工主张按照其平均工资作为加班费计算基数，我认为奖金作为不固定、风险性的收入，是可以排除在外的。但一些比较固定的福利性收入，是否也可以剔除呢？就本案例，我认为该公司的主张合理但不合法。原因有二：一是该公司与员工签订过书面协议，员工也签字认可，法律上规定有约定从约定，所以约定原则上应该是可以适用，这是公司主张的合理之处；二是该公司与员工的约定排除加班，协议内容与法律法规冲突，此时应依照法律规定进行处理，这是公司主张的不合法之处。
沈海燕：就本案例，可从以下几个方面进行分析：
第一，该公司的主张是不合理的。该公司未申请不定时工时制，只通过劳动合同等协议约定适用特殊工时制是无效的（若当地有特殊规定的除外）；协议中约定排除加班，与法律强制性规定冲突，同样无效。
第二，关于打包加班费的问题。并非绝对合法或不合法，需要根据员工的工作时间比照打包加班费后确定。如实际加班时间超过了预付所对应的加班时间，需要补差；如预付费用高于实际加班费用，超过部分则视为给员工的奖金。
第三，关于加班费计算基数的问题。根据《上海市企业工资支付办法》的规定，对于加班费的计算基数，只要双方有约定的，则按照约定的月工资计算。对此＂有约定＂目前仍有争议。建议企业在劳动合同上约定一个加班费计算基数，从而严格控制加班成本。此外，根据2010年上海市法院《关于劳动争议若干问题的解答》规定，如果双方对月工资有过约定，则应当按照正常工作时间所对应的月工资作为计算加班费的基数；若无约定，则根据其所有当月的工资收入扣除一些非常规性的奖金以及福利性和风险性的收入来确定。所以，若企业想控制加班费基数，可以从工资构成角度入手，但如员工有证据证明企业存在恶意行为，实践中将参考实际收入的70%作为标准。
第四，关于出差时间的加班界定问题，实践中同样存在争议。有人认为：出差途中的时间应当认定为加班；有人则认为加班是指工作时间的延长，即应当是有工作内容的，出差途中并不涉及工作内容，所以不应计入。我认为，从合理性的角度出发，全部视为加班是最佳选择，同时在管理制度中就加班的定义予以明确。
第五，关于加班津贴和加班费的问题。加班津贴不能替代加班费，即便公司支付了加班津贴，如果员工主张加班费，且实际存在加班的，仍会被裁判机关支持。在工资单上，建议明确标明＂加班费＂一栏，切勿用＂加班补贴＂等称谓替代。在没有注明＂加班费＂的情况下，用人单位要通过倒推等方式来证明已经向员工支付加班费，在无法证明的情况下，将被认为没有支付。
案例三：
李某于2013年3月入职上海某公司任电工。约定月薪5000元，每周工作六天，每天正常上班时间为上午9点至下午5点，公司每个月安排李某值班一次，时间为下午5点至次日上午5点，在晚上10点后可以在值班室休息并补休半天。李某的日常工作是负责维修、保养和安装制冷、照明等设备，而在值班时间主要是应对突发事件。自入职以来，公司每月都按照5000元的标准发放李某工资，但没有补休。李某与公司沟通加班费事宜，公司却声称：值班并非加班，且每天工作时间中有1.5小时为午餐休息时间（没有书面规定），所以不予理会。于是李某以公司拖欠工资为由提出辞职，要求该公司按照双倍标准支付周六的加班工资及每个月值班期间的加班工资，并支付拖欠工资的25%的赔偿费用。
话题三：如何管理休息日加班与值班
王渊：我觉得李某的大部分主张被支持的可能性较大。因为该公司明显存在拖欠工资行为，员工可以据此解除劳动关系，并可主张经济补偿。至于要求公司按照双倍标准支付加班费以及25%的赔偿金，在上海已经不再适用了。值班按照加班来计发加班工资的做法是否合理，我觉得需要根据公司制度规定以及实际证据来判断。
陈凌：就加班通过调休来应对的办法，这需要看实际是否有相应的制度规定。根据相关规定，周末加班和正常工作日延长工作时间的，可以进行调休，但在法定节假日加班的，则必须支付加班费。至于周六的工作时间，案例中，如果每周并没有超过40小时，也就不存在加班费的计发问题。
舒芬：我觉得该员工要求值班期间加班工资的主张不一定会被支持。原因有二：一是值班不是加班，不能直接按照加班来处理；二是值班期间可以休息，且事后可以调休。但对于值班的待遇问题，我也有一点困惑。我觉得企业是否安排补休应该是本案例的关键点。如果企业实际安排补休，也就不存在争议了。如果没有补休，是否直接按照加班处理，这个我不是很确定。
沈海燕：首先，案例中员工每天的正常上班时间是上午9点到下午5点，即9小时/天。公司主张每天有1.5小时系用餐休息时间，但没有书面证明。原则上，正常上班时间即为工作时间，即被认为每天工作9小时的可能性极大。因此建议企业，将上下午的工作时间分开规定。
其次，关于加班和值班的问题。值班并非加班，两者是有区别的。在上海，对于值班有这样的规定：企业安排员工在非工作时间工作，工作的内容系非本职工作，比如像企业安全、消防或者节假日需要有人联系等非本职的工作，或者是从事与本职有关的工作，但期间是可以休息的，这两种情况下，按照值班来处理。此时，相关待遇可以通过劳动合同或者规章制度进行规定，当然如果能在劳动合同中约定效果最佳。就本案例而言，因公司安排的每月一次值班非李某的本职工作，所以这部分的加班费不会被支持。
再次，加班加点是否都可以调休？只有休息日的加班才可以调休，正常工作日和法定节假日的加班是不能以调休替代加班费的。
第四，对于工作时间的管理，一是把上下午的工作时间分开规定；二是对于员工的加班，需建立严格的审批制度。且员工申请加班被批准后，公司需要对考勤记录进行核实，确定员工加班的事实，避免出现员工申请但实际并未加班的情况。
还有很多用人单位会比较关注＂泡加班＂的问题，对于这种情况，我们建议通过与部门绩效结合的途径来有效控制。 责编/寇斌