个让老板绝对安心的沟通原则

　　文：Bryan丨专案管理生活思维（微信公众号：projectup）
　　大部分人进入职场后，只要不要太笨，通常很快就会发现一件事：好好把事情做好当然重要，可是若能透过正确的沟通让老板了解你的努力、或是避免偶尔的犯错在老板心底留下负面的印象，这其实跟工作能力一样重要的！
　　可是要透过沟通让老板放心，聪明的上班族到底该做些什么呢？
　　我建议大家该做这几件事：
　　1.了解老板的沟通习惯
　　每个人都有自己习惯的沟通模式。 比方说有的老板喜欢亲力亲为走动式管理，晃到你身边时跟你讨论工作状况。 也有的老板习惯远程遥控，希望透过Email或是简讯随时知道最新状况。 也有老板习惯开会，平时你发一堆Email他根本不会看，非要等开会时才会细细倾听。 也有老板希望能在电脑的管理系统上主动检视工作或专案的进度状况。 既然大家习惯都不同，我们就该以他习惯的方式来跟他沟通。
　　这其实不单单只是习惯配合而已，而是每个人有各自擅长的资讯接收模式。 在我与Bryan之前合着的〈没了名片，你还剩下什么？ 32个上班族增加自我筹码的方法〉这本书中，其中一个章节（3-3向上管理的五个原则）有提到：「每个人性格与成长环境不同，培养出跟世界接触的核心技能会不同。 有人会仰赖视觉取得资讯（在思考时把资讯转回视觉讯息）、有人仰赖听觉思考…。 这造成同样是文字、图形资讯、话语、或是数字资讯，每个人接受的程度都有落差。 你不用他习惯的方法沟通，他可能根本听不懂。」（Page104)
　　所以我们应该要尽快摸清楚自己主管习惯怎么样的沟通模式。 选择正确的方法，才能确保我们想传达的讯息能在讯息干扰最小的状况下传递出去。 毕竟语言文字这东西，已经不能百分百传递我们的思想了，要是还因为对方不善于某种接收方法而造成进一步的折损，不就可惜了吗？
　　2. 让沟通是一种固定的习惯
　　要让老板安心的另一个重点，就是让他减少「意外感」。 所谓意外感，就是会让对方产生非预期反应的因子，这包含时间上的意外感、状况上的意外感、还是模式上的意外感。
　　如果可以时间最好固定。 要回报工作进度，都是特定每周的某一天的某个时段。 慢慢的当时间一到，老板就会开始预期你会提供相关的资料。 每次都看到、每次都能让他轻易理解状况，自然会开始累积对我们的信任与安心感。
　　此外，模式最好也固定。 一旦找出老板最习惯的沟通模式，就请尽量固定以那个方式来回报最重要的事情。 不要有些事情写Email、有些事情传简讯、有些事情又在会议上报告，太繁杂的沟通模式让对方无所适从外，有时候紧急要找资料找不到（翻遍了Email才发现你是用Line回报的），这火气也会出到我们头上的。
　　3. 有问题尽快主动沟通
　　工作上很多纷争，其实来自于资讯不透明。 老板把一份工作交给你，两周过去什么进展都没听说，他有可能感到焦虑。 找你进来问话时脾气可能就不太好，一听进展又不顺，很可能就勃然大怒。 若你平时都主动让他知道进度，甚至主动告知坏消息，状况可能反而会大不相同。
　　这有点反直觉，是吧？
　　很多人是看到老板就躲，老板若没问，尽量不让他知道目前工作的进度。 要是工作有问题，更是尽量不说。 因为心里会想说：「老板平时忙，不会注意到自己，就尽量别引起他注意。 反正问题早讲一定也会被骂，那还不如尽量掩盖，等到哪天包不住再说。 每天被骂，还不如最后被大骂一次就好。」 所以很多人工作出小问题时都不讲，等到真的救不回来或是实在来不及，才出面认罪。
　　老板这时候通常吃惊又生气。 虽然他因为头已经洗了一半，没办法真的拿我们怎么样，就算骂也真的就骂这一次。 可是我们其实没有赚到什么，因为长期而言，我们在他心中的信用可能也消耗光了，日后要说服他、影响他的筹码可能也都没了。
　　比较好的方式，反而是过程中有碰到什么状况，尽快让他知道。 虽然他一开始可能会不高兴，但若你能把问题摆平，老板会觉得你很不错。 就算问题没有办法消弭，他也不会因为「突然的惊吓」而爆怒。 或许最后这工作还是不如预期，但最少不会失去他对自己的信任。 这可能才是最好的沟通形式。
　　4. 提供全貌但不啰唆
　　虽然我鼓励大家提供目前手上工作进展的全貌，可是并不是要你每天花几小时钜细靡遗的把每件事情的来龙去脉都交代清楚。 主管通常都很忙，也未必有兴趣了解每个小细节。 我们定期跟他沟通目前工作的进展必须要尽量讲重点。 如果是口头回报，尽量在两三分钟内交代清楚。 如果是文字回报，尽量不要超过500字。 写的讲的太长了，他可能没耐心全部看完听完，最后等于还是什么都没被他接收到。 那这沟通还是等于没有进行。
　　而且这也是对我们整个沟通能力的训练。 本来我们就该尽量让复杂状况能简化描述，而不是得花三十分钟交代前因后果来龙去脉。 把复杂事情能简化，也能让别人更觉得我们专业！ 所以尽量提供状况的回报，但不要让主管不耐烦、也尽量把不必要的细节作些删减。 只讲重点，也仅提供关键资讯！ 毕竟如果老板真想知道细节，他一定会再来问我们的！
　　5. 不要只是讲理与辩论
　　另一个会在某些人身上看到的错误，是花太多力气讲理与辩论。 什么意思呢？ 就是有时候工作犯了错误，会先花很多力气去想藉口。 等到老板找我们讨论时，会慌忙连珠炮的解释：「这不是我的错，我是照着你之前的指令做」、或是「我尽力了，都是隔壁部门的XXX不配合...」。 换句话说，我们可能担心老板会责怪我们，所以赶快想好理由，并在他还来不及骂我们前，赶快把藉口丢出来。 甚至尽量要理直气壮，才显得我们的无辜与努力。
　　这方法未必一定不好，毕竟有时候在大公司中，我们的直属主管不是直接经营者，你有个好藉口给他，他也好跟他上面的主管回报。 但我得说，在80％的情境下，讲太多藉口，反而可能让听的人心烦。 主管可能只是想找自己一起谋求解决方案，但自己太害怕了，花太多时间争执藉口，反而让主管生气。
　　所以我其实建议，当有问题发生时，先不要急忙的撇清责任讲一堆藉口。 因为也可能老板更重视怎么把问题排除，怎么把事情作对。 你如果能把问题处理好，之后很可能也不用花心思谈藉口。 但若我们最终无法把问题解掉，就算丢出一堆藉口，老板可能还是对我们失去信任。 既然如此，何必花力气作这种吃力不讨好的事情？
　　总结
　　对上沟通的原则其实不难，就在于了解你主管习惯的模式，尽量减少让他遭受惊吓，常态的让他知道自己工作的状况，尤其有任何问题发生尽早让他知道，这样万一事情变的严重，他也才不会突然得知而感到意外。 而且当问题发生早期，若能说服他提供协助，通常问题都还好处理。 千万不要想说提早讲会被骂，就自己掩盖起来偷偷处理。 或许偷偷处理有机会解决，但万一解决不了最后爆发出来，赔上的可是我们自己信用。
　　最后，不要花太多心思想藉口，毕竟主管其实对于藉口大多是没兴趣的。 真有问题，好好帮忙想解决方案，问题若真能解决，那还有机会将功折罪，但若解决不了，讲一堆藉口，也只是让主管烦心罢了。
　　讲的更简单，就是坦然揭露资讯，好好投入工作，尽量提升透明度，这大概是对上沟通最关键的几件事了！
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