如何让会议开得更高效

　　幻灯片成灾!
　　120分钟的打瞌睡时光!
　　没有结论的结论!
　　我们都知道开会能变成什么样。
　　在我们个人效率系列的第五场，
　　MFS投资管理名誉主席兼哈佛商学院高级讲师 Bob Pozen, 向《哈佛商业评论》的Justin Fox 讲述了如何规划会议从而不浪费所有人的时间。
　　JF: 你的会议原则是什么？
　　首先，几乎所有会议都可以在一小时内、或顶多90分钟内开完。到了90分钟，人们都倦怠了——他们累了，没法集中精神。如果你试图把会议延长至超过90分钟，报酬递减法则（diminishing returns)就会阻碍你。
　　第二，你应该在会议的前一天或前一晚把会议资料email出去。所有的材料应该有个一页的执行摘要，你的设想应该是所有人在会议前至少读过了摘要部分。
　　有太多的会议主持者只是慢慢的过二三十张幻灯片。但是他们已经提前把这个材料发给与会者了，所以这严重的耽误时间。我的观点是，主持会议的人应该用五到十分钟作个简介，提供背景、准备好关键的问题，然后把余下的时间用来讨论以及形成执行计划。
　　JF: 如果有人要开一个幻灯片会议，你是否会对他们说：＂你已经给了我们这些幻灯片，我不想再看到这些 PowerPoints？
　　一般来说，我会让他们先进行一些时间，观察这是否只是个短小的简介。 但是如果他们唠唠叨叨的说下去，我就会说：＂你已经给了我们这些材料，我们都读过了。这里面有一些很棒的分析。我们能否专注于这里面需要讨论和决定的重点？＂
　　JF: 你筹划会议的策略是什么？
　　有两种典型领导会议的方式，它们都有些问题。一种是很开放的领导说：＂OK，让我们来看看每个人的观点认为我们该怎么做。＂但是领导者没有给出讨论的架构，所以参与者会浪费很多时间。另一种是独裁者。他或她会说：＂这是我对这个项目的看法。这是我相信我们需要采取的步骤。＂ 与会者很可能会害怕说出他们其实认为这个计划完全行不通。
　　我选择第三条道路，可以把它称作可反驳的假设（rebuttable presumption）. 这种方法专注于讨论、鼓励辩论。我也许会说，＂在这个方面，我们确实需要做些什么了。但是很困难，这里面有很多问题。这是我关于解决方式暂定的一个想法，但我可能不正确。你们可以随意提出反对意见、或是提议其他方法。＂当有人提出更好的方案时，你必须着实愿意抛弃或修改你的计划。
　　如果有人在会上提出一个全新的想法，我会热情的接受。你在开会的时候听过几次非常创新的想法？如果你接受新想法，你就会吸引有创造性的人才为你工作，因为他们会看到你确实很欣赏创新性的贡献。
　　JF: 你有什么结束会议的特别方式吗？
　　在会议的最后，我会问：＂从现在这里我们要往哪儿行动？要做些什么，谁去做，什么时候能够完成？＂我希望与会者能就可行的任务达成一致，制定他们自己的时间表，而不是在我的指示下完成。而且他们往往会制定一个比我可能提出的时间表更有进取心的计划。
　　来源Make Meetings Work
　　译者strelizia