档案服务无小事

　　对待错误，我们应该如何去面对！以及怎样去处理？还有后续的工作如何做等是本文要重点探讨和解决的主要问题。这也是由一个真实的案例所引发出来的思考。
　　一、如何面对工作中的小错误
　　从事档案工作十几年来，个人认为：工作中难免会出现一些小错误，小错误不可怕，可怕的是不知道如何去应对它。在错误面前，我们要勇敢面对，承认出错，及时更正，消除影响，避免损失。只要我们能够做到上面的要求，也就问心无愧了。错误造成的影响也将会降低到最小程度。毕竟世上无完人啊！出现细微的错误也是可以理解的。
　　二、一则案例，让我们回到20多年前
　　让我们暂时把注意力放到20多年前发生的一条错误的录取信息吧。看看到底发生了一件什么事情！事情的原由是这样的：1993年，我校录取了一名汉语言文学专业学生，录取通知书填写了正确姓名。但是在抄写《福建省1993年普通高等学校招生录取新生名单》时，将被录取人的名字＂李发展＂误写为＂李展发＂。这一细小的错误到了该生毕业时才被发现。该生在学校的四年学习期间，平时所用的姓名和学生学籍卡片的姓名都是采用正确的名字＂李发展＂。可是在他毕业时，第一时间看见自己的毕业证时，才发现自己毕业证上的姓名有误。原本喜悦的毕业美好心情，被这突如奇来的事件打乱了。毕业证上的姓名是福建省教育厅采用新生录取信息上的姓名为原始数据制作的。经过后面的调查，发现问题的根源所在是由于当年招生录取工作人员一时粗心，把他的名字抄写错误所致。真是令人惋惜！本不应该发生的事情却发生了，对该生后续的工作和生活造成了不良的影响，并引发了后续一系列意想不到的事件。
　　三、一个小错误造成的不良影响有多么深远
　　接下来，我们来了解一下，这个小小的错误所造成的影响吧。当事人也就是李发展，由于毕业证上的姓名出错，不能按时拿到原本属于自己的毕业证书，那时的师范类毕业生，是有分配工作的。一毕业就可以到自己所分配的教育局报到上班。但是，李发展同学并没有那么顺利。他看着自己的同班同学顺利毕业而唯独他一个人还要等待，他的心里有些失落和着急。觉得学校工作没有做到位，出现了错误。校方是要负责任的。当然了学校发现错误后，也是马上采取了补救的措施，立即启动更换毕业证书的工作。当时所有的信息都是要上报福建省教育厅的，这样一个来回就花掉了一个月的时间，李发展同学晚了一个月的时间才拿到正确的毕业证书，并回到当地的教育局报到。
　　按照通常的生活规律，李发展同学的毕业证书事件也就此结束了，他可以正常的工作生活了。但是事情的发展有些不可思异，让人有些意外。李发展同学到当地的教育局报到后，也开始上班了。可是他的思想并没有从这件事情中走出来，还一直处于失落的状态。他把自己的经历与其他同学相比，觉得自己有问题，怀疑别人对他有不好的看法，而且对毕业文凭是否真实产生疑问。人家能正常的毕业，你为什么会晚一个月才拿到毕业证书，是不是有问题！是不是在校受处分了！等等一些乱七八糟的想法在他的头脑中挥之不去。总之，他不能够用正常的心态投入工作。慢慢地，他就成为了一名怀疑者。并时常会想起自己的遭遇，认为学校管理工作过程中存在过失，工作人员的粗心造成了他的毕业证上的姓名出错，要求经办人员道歉，并更正相关的录取档案信息。由于学校与当事人双方的信息交流不够，导致当事人认为学校还没有更正相关的错误信息，并将学校于2006年告上了法院，要求学校履行更正录取档案错误姓名信息。然而学校在2002年就全部更正完毕相关错误信息工作，并上报省高招办，对存放在省高招办的档案也作了相应的更正工作。在2006年期间，两次状告学校，要求履行更正错误信息。结果是可以预见的，李发展同学终审败诉。但是他还是没有放下心结，不时地来学校要找当年的经办人员讨说法，或到档案馆查阅他的相关录取档案，并多次不定时地打电话给校长，要求公正处理他的事件，并追究相关工作人员的责任。此举严重影响了学校领导的正常工作。
　　四、档案服务工作无小事
　　我在档案馆工作这么多年，为众多的校友提供查档利用服务。他是我遇到过最为特殊的一位。按时间来看，他是我的学长，都是学校汉语言文学专业毕业的。有时，他来我这里查阅档案时，我会称呼他为学长大哥。经过上面的讲述，大家應该会得出一个大体的结论。对于李发展同学来讲，他是本次事件的受害者。学校应该给他一个公正的说法。在与他的聊天过程中，我发现他还是把精力放在录取档案材料的更正上，太追求完美。对于这事我算是比较了解整个过程的。与他的交流中不时地开导他，与他讲述一些在我工作中遇到的比他更为不幸的事情。在工作的过程中，发生点错误是难免的，请他能够理解。不要一直地往这方面去想。有些人更是不幸运，整个学生档案或人事档案在寄送的过程中发生遗失的事件，后果更是严重。因此，就让过去的事情过去吧，前面的路还很长，把眼光放远点。
　　五、引以为戒，几点思考，一起学习
　　最后，谈谈个人在此案例中所引发的几点思考，希望能够对大家在今后的工作日子中遇到类似的问题有所帮助。
　　1.对待错误要真诚认错，并及时更正。在行政机关办公室中办事，犯点小错误，我想是不可避免的。如果让大家碰上了，我们就要真诚地承认，还要及时更正。不能再给错误的事情上再添加一些不利解决问题的因素。更正错误的效率要相对高一些，尽量将错误造成的损失降低到最小程度。
　　2.保持公平、公正、公开的态度，与当事人保持有效的沟通，取得他人的谅解。有效的沟通是解决问题的关键所在。同时要注意沟通的技巧，对不同的对象要采用不同的谈话口气，在处理问题的过程中，要时刻保持与当事人的有效沟通，互通信息，传达事件处理进程，让当事人明白事情的解决过程及效果。
　　3.主动承担责任，对相关责任人执行追责。校方要承担起自己应有的责任，按照程序，有理有节地将事件处理完毕，该道歉的可以通过某种途径如校友会等方式向当事人表示歉意，并继续关注当事人在工作或生活中遇到的问题，能够给予帮助解决的要主动提供便利，让当事人获得认可感。
　　4.当事人要有正确的心态去面对自己的经历，将之看作是生活过程中的小插曲，对待别人犯的错误，要有一颗包容的心。不要将过去的事情一直放在心上，怀疑一切。生活对待每一人都是一样的，不一样的是我们每一个人对待生活的态度。俗话说得好，退一步，海阔凭鱼跃。
　　5.档案服务工作细微无小事。在档案查阅利用服务工作中，每一位查阅人都是我们的校友，我们的服务对象。我们在档案管理过程中要充分利用自己的优势，在档案利用服务工作过程中，尽最大的努力为查阅人着想，能够提供力所能及的帮助时，一定要打开方便之门，让查阅人满意而归，开心查档，舒心回家。
　　六、档案服务工作要注意的事项
　　1.实事求是的原则。在档案利用服务过程中，终始要保持实事求是的精神，坚持档案的原始性，如实地给利用者提供服务。不能给档案增加任何附加的信息。
　　2.尊重档案的真实性。有些利用者可能会向档案机构部门提出某些证明材料，这些材料的真实性问题，我们首先要进行核查，核实正确后，给予办理。如果出现异议的材料，就要做进一步的认定，可以向利用者说明情况，或要求他提供更多的佐证材料。档案机构出具的证明材料要真实、有效、合法。
　　3.平等对待原则。档案利用是一项对外服务性的工作，在对待利用者上要一致、公正、平等地接待。在高校的档案利用方面更要体现出平等性。因为利用者都是学校的校友，我们学校曾经的学生。在服务校友的时候，要细心、周到、热情，让他们感受到学校对他们回校办事是欢迎的，而且是真诚的。