建立有效的绩效考核系统避免绩效考核误差

　　行政管理人员虽不直接从事内部的生产经营活动，但鉴于涉及的工作范围比较广，对企业发展运行必不可少。因此，做好企业行政管理人员的绩效考核同样至关重要。行政人员的绩效考核方式，
　　引言：
　　近几年来，由于我国企业组织的不断完善和发展，大多企业内部设置了各种的行政部门，因此产生了大量的行政管理人员。这些行政管理人员虽不直接从事内部的生产经营活动，但鉴于涉及的工作范围比较广，对企业发展运行必不可少。因此，做好企业行政管理人员的绩效考核同样至关重要。但是由于行政管理人员的核心工作职能及工作特点导致很难其进行绩效考核，行政管理人员的绩效考核就成为企业管理者所头疼的问题，那么面对行政管理人员的绩效考核难题，人力资源专家华恒智信是怎么做的呢?本文就由华恒智信分析员为我们解开行政管理人员绩效考核难题。
　　大家都知道，企业中的业务人员可以根据其业绩进行有效的绩效考核，然而企业中一些非业务部门，比如行政部门，他们的业绩如何绩效考核?行政管理人员的工作流程基本上属于公司核心业务流程以外的辅助流程，其工作主要属于支持、服务性质。行政管理人员每月工作内容十分类似，几乎都是按照基本的作业程序来操作，工作成果很难进行量化，对公司贡献的影响很间接，很难对他们的工作进行绩效考核。人力资源专家华恒智信在对此类职能部门的绩效考核方面积累了丰富的理论研究和实践经验，希望以下分析能对企业管理者和人力资源管理从业者带来一定的借鉴和启发。
　　对行政管理人员的考评的传统办法是个人述职、有关考评部门组织有关人员座谈以及主管领导的鉴定，主要都是定性评定，这种传统的考评方法存在以下几点弊端：(1)绩效考核主观随意性大，人为因素影响较大;(2)考评手段单一、科学性差;(3)绩效考核办法落后，已经无法适时地反映出被考评人的素质、工作能力、绩效，绩效考核效果较差;(4)绩效考核较多流于形式，缺少实质性的绩效考核;(5)考评内容单调、空洞以及考评面较窄。显然传统的考评体系已无法适应现代企业对人力资源管理的要求。所以设计一套可量化、科学、有效的行政管理人员绩效考核方法显得尤为重要。
　　要寻找新的、有效的行政管理人员绩效考核方法，就要先从了解行政管理人员工作的特点入手。作为支持服务的企业中的行政管理人员的工作本身具有以下几个特点：
　　(1)工作难以量化。行政人员的工作结果很难用定量的数据来衡量，往往需要通过定性指标来判断，这无疑会产生判断过程中的主观随意性。(2)工作内容往往为某项事件的过程，成果不显化。这将加大绩效考核者对行政人员工作质量的判断的难度。(3)临时性工作任务多，计划性不强。相对而言，在日常工作中，行政人员与本职工作相关的临时性工作任务较多，有些企业中某些行政岗位人员的临时性工作甚至占到了其工作量的40%以上。这将直接影响绩效考核人对行政人员绩效考核重点的关注。(4)行政管理人员经常需要协调横向、纵向的相关部门开展工作，因此对其工作质量的衡量可能会涉及不同部门的多个绩效考核者。
　　那么，如何对行政管理类人员进行绩效考核呢?下面看看华恒智信分析员的总结和分析：
　　首先，要确定绩效考核指标。
　　在绩效考核中，指标的确定有两种基本方式：一是量化;二就是质化。很明显，根据行政管理人员的工作特点，他们的工作是不可以量化的，如果硬性量化，就会出现僵化。但是，不能量化的工作也要进行绩效考核。这种没有量化指标、只有方向性目标的绩效考核，就是我们应该采取的质化绩效考核。具体有以下几种表现形式：
　　(1)、部门职能和岗位职责的履行情况，也就是员工完成自己本职岗位工作的情况。(2)、除完成指标任务以外的工作情况，对被绩效考核人员在沟通和协调中的响应及时性、服务质量、协作精神等进行评价。因为行政管理人员大多数工作都是临时性的、服务性的，他们的工作并不局限于自身的本职工作，还有大量的支持性的辅助工作。因此，也要注重对行政管理人员本职工作以外的任务的完成情况的绩效考核。(3)、德、绩、勤的绩效考核。结合企业的实际情况，通过对德、绩、勤等三个方面的指标进行科学、合理地细分，制定出可以定量或尽量相似的定量的考评项目、内容、评分标准，给考评者提供了统一的评分依据，以减少考评者的人为因素(4)、对上级指示和各项制度的执行能力和执行力度的状况。行政管理人员很多工作都是执行性质的，本身并没有很多的创新性。(5)、团队合作、协调配合、维护大局的情况。行政管理人员大量的工作都需要配合不同的部门，因此很需要团队协作配合的能力。(6)、态度绩效考核指标，主要对被绩效考核人员工作积极性、工作责任心等方面进行评价。(7)、接受管理和服务的部门的满意度等等。
　　设计量化绩效考核指标时，还应该注意以下原则：易理解;被绩效考核者有相当的控制能力;绩效考核内容的资料来源可信且获取成本低。绩效考核应该要有目标导向、成果导向与计划导向，要建立起员工行为与公司目标的正相关关系。
　　其次，选定完绩效考核指标后应该要选择行政管理人员的绩效考核方法。
　　具体的绩效考核方法有以下几种参考形式：
　　(1)自我评估法。所有行政管理人员都采用自我述职报告和上级主管绩效考核综合评判的方法。自我评估是员工对自己过去一段工作结果的总结，让被绩效考核者主动地对其自己的表现加以反省、评估，为自己的绩效作出评价。
　　(2)上级评价：采用级别评价法，即直接领导初评打分、上级主管领导复评打分的方法。由直接上级进行评估是绩效考核员工绩效的传统方法，也是管理者常用的一种引导和监督员工行为的方法。选择由直接上级进行绩效考核，是因为通常他们是最熟悉员工工作以及他们的工作状况和工作结果的人。在员工的直接上级独立地对员工评估后，一般还要由上级的上级对评估结果做出复核，这样有助于减少单一上级主观、有偏见的评估结果。
　　(3)横向绩效考核：由主要外部协调部门的人员进行评价。由主要外部协调部门的人员进行评估能够获得更加全面的信息。外部协调部门的人员对行政管理人员的服务精神、协调沟通能力、对外部需求的反应能力等更加能够掌握最真实、全面的资料。
　　最后，要确定行政人员绩效考核周期。
　　绩效考核周期设置的一个原则是要针对企业的不同实际情况来进行设置，不宜过长，也不宜过短。如果评价周期过长，一方面评价结果会带来严重的近因效应，从而给绩效考核结果带来误差，另一方面将使员工失去对绩效考核的关注，最终影响绩效考核的效果，不利于员工绩效改善的目的。如果绩效考核周期太短，一方面将导致绩效考核成本的加大，最直接的影响是各部门的工作量加大，另一方面由于工作内容可能跨越绩效考核周期，导致许多的工作表现无法进行评估。一般来说，行政管理人员工资中的固定部分比例应相对高一些，月度不做与绩效工资挂钩的正式绩效考核，半年或一年做一次与奖金挂钩的绩效考核，即使月度绩效考核了，结果也最好只作为员工改进工作的意见。总而言之，企业应该结合自身的实际状况来选择合适自身的绩效考核周期。
　　最后要说明的是，在对行政管理人员绩效考核的过程中，要时时监控，根据需要安排一次或多次与行政管理人员面对面的交谈。反复的绩效考核沟通，能够使行政管理人员了解到主管对自己的期望，了解自己的绩效考核结果，认识自己有待改进的方面;同时，主管也可以针对面谈中员工反映的问题和困难进行辅导，及时解决问题，不断提高工作绩效。
　　对于大多数企业来讲，绩效考核一个很重要的目标，是将高绩效的员工和低绩效的员工区分开。但无论采取KPI、MBO或平衡记分卡等何种考核方法，都会出现种种令人力资源主管为难的误差。
　　实际上，在进行绩效考核之前，人力资源主管最好先问问自己：＂我到底希望这个人做什么?＂以便于员工清楚地知道他(她)应当达到何种工作努力程度。这听上去很简单，但实施起来却并不容易。人力资源部的衡量标准倾向于将所有的员工一起都定位在中等绩效上，主管如果将一个员工评定为绩效较差的话，就会有很多麻烦，而公司的企业文化实际上是以资历而不是以绩效作为评价标准，令企业的绩效考核不得不偏离不同绩效的目标。
　　有这样一个笑话，五个搬运工一起搬圆桌，＂三个和尚没水吃＂的怠工现象又出现了，因此要进行考核。先是考核工作一段时间后是否出汗，不公平;再考核搬运过程中的表情，结果有人演技很好，搬的时候龇牙咧嘴但就是没出力，也不公平;最后大家搬的时候每个人都戴一副手套，指尖有压力传感器，这样就可以完全客观的考核每个人是否用力了。
　　绩效考核误差类型
　　但是不管用何种方法以及从哪些渠道收集的信息，绩效考核都可能会发生误差。要使绩效评分公平，要对绩效考核做出解释，就要求管理者了解通常会发生哪些类型的失真。
　　类我误差(评分者的个人偏见)
　　被考核者之间的个人差异(主要指年龄、性别、身体特征、家庭或经济背景、态度等)，可能会由于与评分者自身的某种相似性，导致评估结果一定程度的偏离他们的实际工作绩效。在评分者填写考评问卷的时候，往往会由于某种情感因素，倾向于某些被评分者，这种情况一般会出现在难以定量的考核中，尤其是能力态度等方面的考核。
　　分布误差
　　评分者常常倾向于只使用评分表的一部分——低分、高分或中间部分。有的时候一组员工确实做得一样好(或差)。但是对一个群体的所有成员都给予相近的评分，并不能够准确地描述绩效，而是一种分布误差。当评分者不正确地给所有员工都打高分时，这种误差被称为宽松误差。当评分者以不合理的高标准来要求员工，不正确地给所有员工都打低分时，导致的误差被称为严格误差。用类似＂平均分＂给每个员工打分，或者所有员工都处于分数的中间段，被称为居中趋势。
　　这些误差带来两个问题。首先，很难区分由同一个人评分的两个员工。如果员工看起来工作水平都差不多，那么要做出提拔、工作安排等方面的决策就更加困难了。其次，要比较由不同评分者评估的员工的绩效，这些误差就造成了问题。如果一个评分者很宽松，另外一个很严格，那么后者评价的员工比起前者评价的员工，所得到的酬劳就会少得多。这样，酬劳就不是与实际的绩效挂钩，而是与某种程度的误差联系起来了。
　　晕轮和牛角效应
　　晕轮效应意味着你对下属的某一绩效要素评价较高，会导致你对此人所有的其他绩效要素也评价较高。评分者常常无法区分绩效的不同方面。比如，一家IT公司聘用软件开发人员时，一位开发人员能很好地表达自己，另一位表达能力很差，这样前一位看起来对技术懂得更多一点。在这个例子中，评分者很容易无法区分沟通技能和知识技能。
　　与此相反，当评分者对一个消极方面做出反应，而在其他方面都给予该员工低分，这种偏见被称为牛角效应。例如，假定某个员工有时候办事拖拖拉拉，评分者就会把这当作他缺乏动力、缺少志向、不能履行职责的表征。
　　工作绩效评价标准不清
　　工作绩效评价标准不清是造成工作绩效考核失效的常见原因之一。如果没有用一些描述性的语言来对绩效考核要素加以界定，而是采取开放式的解释，会使评分者产生差异性很大的理解，而可能导致不公正的评价。比如，不同的主管人员可能会对＂好＂、＂中＂等绩效标准作出非常不同的解释。如果用一些描述性的语言来进行较为清楚的界定，则会使评价更具有连贯性，并且使评价人更容易对评价结果进行解释。
　　如何避免误差
　　要避免误差，需要注意以下几方面的问题：
　　首先，要确保已经对上述几种绩效考核中容易出现的问题都有了清楚的了解，以使你为避免这些问题采取有效的方法。
　　C是某电子公司的生产总监，他平时总是尽力帮助下属。年底又到了考核的时候，C看着考核表，感觉有些为难。
　　W平时工作各方面表现都不算突出，这半年来经常请假，丈夫得了重病，前不久儿子又染上了肺炎尚在医院，对债台高筑的W来说，无疑又雪上加霜。如果按照她的实际工作表现，考核等级肯定会比其他人低很多，考虑到丰厚的奖金能使W暂时缓解这种困境，C在考核等级上选择了＂优秀＂。
　　X业务熟练，勤学好问，脑子好使，但有的时候也会＂突发奇想＂，把一些工作简单化。考虑到X的培养前景，W给X打了个＂良＂。
　　老Y虽然工作吃力些，但是在公司干了一辈子不容易，明年春季就退了，给个＂优秀＂也算是自己对启蒙老师的心意吧。
　　小Z，硕士研究生，刚来一年多，工作积极业绩突出，受到同事好评。但是优秀名额有限，已经给了W和Y，既然L还年轻，以后有的是机会，先委屈一下，给个＂良＂吧。
　　C总监上述考核的最大不足在于没有将个人工作表现的差异从绩效考核的结果中体现出来。由于考核者一些主观判断，造成将业绩考核与其他事务不恰当的联系起来。最终的考核结果，必然是有失公正的，没有将高绩效的员工和低绩效的员工区分开，也是背离企业总体绩效考核目标的。对于W而言，公司可以在生活上给以力所能及的帮助，但不要影响正常的业绩考核。如果通过降低业绩考核标准来帮助W，W固然得益，但势必使其它业绩良好的员工受到不公正的待遇，从而影响工作积极性。C应该向公司领导说明W的困难，申请予以其他形式的帮助。对于L，应该给以客观的业绩评价，以保证公司效益的中坚力量能够受到适当的激励和奖励，不应该受到其他因素的影响。其余员工也可以进行类似的分析。
　　对于不同考核者评分标准的不同所造成的误差，笔者认为，企业可以采用图尺度评价工具与其它绩效考核工具相混合的方法。正确使用图尺度评价法，可以较清晰的界定绩效评价标准。考核者可以在绩效评价表上，列出一个等级说明，给相应的等级界以清晰的定义。
　　例如：某生产型企业的等级分为6级：
　　1.杰出：在所有各方面的绩效都十分突出，并且明显地比其他人的绩效优异得多;
　　2.很好：在工作绩效的多数方面明显超出职位的要求。工作绩效是高质量的并且在考核期间一贯如此;3.好：是一种称职的和可信赖的工作绩效水平，达到了工作绩效标准的要求;
　　4.需要改进：在绩效的某一方面存在缺陷，需要进行改进;
　　5.不令人满意：工作绩效水平总的来说无法让人接受，必须立即加以改进。绩效评价等级在这一水平上的雇员不能增加工资;
　　6.不做评价：在绩效登记表中无可以利用的标准或因时间太短而无法得出结论。
　　以上的方法，一定程度上也适用于解决类我误差中的一些问题。同时注意采用多人评价，统一标准。
　　避免晕轮和牛角效应的关键是，评价者本人要能够意识到这一问题。其次，加强对主管人员培训也会有助于避免这一问题的产生。
　　其次，选择正确的绩效考核工具。
　　目前普遍采用的各种考核工具包括：图尺度评价法、交替排列法、强制分步法、管件事件法、行为锚定评价法、目标管理法、混合法等。它们都有各自的优缺点，企业可以针对自身状况使用不同工具，这里不做赘述。混合法是国内采用较多，效果较好的考核方法。
　　再者，培训可以减少考核误差。
　　方法一：培训考核者如何避免上述几种考核误差。主讲者先为考核者放映几段经过专门情节设计的录像，诱使他们出现特定的评分误差。在评分后，考核者们一起讨论他们的评分决定，以及有关的误差如何影响他们的决定。培训项目提供一些窍门，使他们能够避免出现这些失误。例如，如果受训者对雇员的所有评价要素(如工作质量、工作数量等)都做出同样水平的评价，主讲人可能会指出，评价人犯了晕轮效应的错误，并对错误一一加以分析，然后给出正确的评价结果。
　　方法二：围绕员工绩效的复杂特点，帮助评分者学习如何观察值得他们注意的多个绩效侧面。他们要研究实际例子，学习绩效的各个侧面，以及这些侧面的标准。这种培训的目标是帮助评分者更全面、更准确地评估员工的绩效。
　　其他因素：绩效考核结果在多大程度上与工资联系在一起、员工流动率的高低、时间约束的强弱、对绩效考核的公正性要求高低、绩效考核中的政治行为等等，都会在一定程度上对绩效评价造成影响。这些问题的解决，需要根据企业自身的情况，结合企业战略和绩效考核的目标，作相应的调整和设计。笔者认为，清晰的界定工作绩效评价标准，是绩效考核工作基础，这其中应该遵循的宗旨是，明确你希望下属雇员达到何种绩效水平，也就是说，如何对工作进行界定。比如，你希望你的销售经理做的事是：每个人维护好本部门三个最大的客户，完成80万元的销售额;保持一支心情舒畅的销售人员队伍，使客户不回来找行政管理人员投诉。为了使这些销售经理都能按照你所希望的方式去工作，你最好是确定一个可衡量的、较精确的绩效评价标准。＂个人销售＂活动可以通过他(她)个人单独完成的总销售额来衡量。＂保持一支心情舒畅的销售人员队伍＂则可以通过销售人员流动率来衡量。而＂使客户远离行政人员＂则可以根据＂没有顾客向高层管理人员投诉＂或者＂每年接到顾客向高层管理人员的投诉不超过10人次＂来衡量。
　　绩效考核不仅仅是对员工的工作进行评价的工具，也是企业制定薪酬的重要依据，对发展和激励员工至关重要。绩效考核可以为你提供一个向下属反馈工作完成程度的机会，而这其实也正是员工本人所需要了解的。并且你可以据此制定出双方理解和接受程度都比较高的绩效改善计划来。所以，在考核过程中，采取一些必要的措施来避免误差，对实现企业考核目标乃至实现整个组织战略的目标都是大有裨益的。
　　中国的企业家们对于企业绩效的关注程度一直很高，而且非常好学，常常对国际流行管理方法趋之若鹜。很多人以此为豪，但这个方法是否有效，是否适用于自己?他们根本不在乎。
　　一个典型的例证是对平衡记分卡的运用。平衡计分卡的创始人一再宣称这个工具主要是用于战略管理的，实质上是将愿景落地的一个工具。其四个纬度对于中高层管理者是有效的，但对于一线员工则没有那么大的威力。
　　可中国有很多企业对此置若罔闻，脱离现实情况片面追求所谓的最新最好的技术，以全面推行平衡记分卡为目标，将其作为全员考核方法。其成效自然要打上一个问号。
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　　建立有效的绩效考核系统的方法
　　一、以终为始
　　要解决如何建立体系的问题，首先要知道建立体系的目的是什么，所谓＂以终为始＂。
　　绩效考核系统的终极目标自然是促成高绩效目标的实现，打造高绩效的文化。因此，好的绩效系统的首要任务是实现战略落地，以及确保战略目标得以实现。这里涉及战略目标如何进行分解的问题，平衡记分卡就是一个很好的方法。
　　那么，如何将目标量化?通常大家会使用smart策略;如何考核目标?这里涉及最低值、权重等方法。
　　总而言之，战略落地依靠的是一套完整的方法：从愿景使命到战略，到战术，再到方法、指标。整个步骤的顺序是：战略定位、战略回顾、战略调整、战略实现。
　　衡量一个绩效考核系统是否科学优秀，第二个标准是看其能否做到对员工能力进行分类。绩效考核系统的实质是对员工价值的评估，这种评估的有效性会影响到价值的分配，而价值的分配又完全影响了价值创造。因而，对创造的价值进行评估是这个系统第二个重要的目标。
　　所谓的评估，就是真实客观地得到一个清晰的结果，这个结果本身是不会产生歧义的，因而是可以令人信服的。管理者追求的奖勤罚懒通常就是通过这一点而做到的。
　　就团队管理而言，公平合理地评估员工的贡献，优秀的员工能够被认可，不足的员工也因而知道自己哪个方面需要加强，这就是一个优秀的绩效考核系统所能起到的作用。
　　因此，为了达成这一点，一般的公司会拿数字说话，运用各种量化的技术。
　　在实际操作中，smart策略(specific、measurable、attainable、relevant、time-bound，即，具体、可衡量、可达到、与其他目标具有一定的相关性、有明确的截止期限)是被广泛采用的工具之一。
　　二、过程控制
　　仅就实现战略落地，以及对员工能力进行分类两个标准而言，一般公司的绩效考核系统可能都会做到。但这是远远不够的。
　　关注数字，带来的最大影响是以结果为导向。但当结果出现问题的时候，人们发现只管理结果是不够的，还要管理出现结果的原因，即结果的前置因素也很重要。
　　于是，造成结果的行为就理所当然地成为管理的另一个重点。可是什么决定了行为呢?习惯。又是什么决定了习惯呢?思维。进一步推导可知，决定思维的是企业的价值观。
　　为确保所有员工的价值观都与企业的价值观一致，有必要管理员工在价值观方面与企业的符合程度，这样做可避免只看结果而不看过程的弊端。
　　因而，一个好的绩效考核系统，第三个标准就是确保员工的行为符合公司的价值观。如果一个企业能够做到这一点，就会呈现出独特而强烈的企业文化。
　　企业文化会影响员工的做事方式，不同的做事方式会带来不同结果，这就是过程控制，即控制过程中的行为方式。比如有的公司强调顾客至上，那什么样的行为才能使顾客满意呢?
　　有很多方法，比如减少客户等待时间、调整拜访客户的频率、提升客户的体验水平、关注客户的真正需求、帮助客户去成功、聆听客户的心声等。能够做到这些，自然可以带来高绩效。
　　三、找到员工最关注的
　　有没有发现以上三点的共同之处?
　　无论是实现战略落地，对员工能力进行分类，还是确保员工的行为符合公司的价值观，其实都是企业关心和需要的：企业需要战略落实在每个人的kpi上，需要你的业绩水平，需要员工展现合乎价值观的行为模式。
　　可员工需要什么呢?在管理上，最可持续发展的模式就是双赢模式。那么，怎样能在让企业赢的同时，让员工也能赢?员工到底关注什么?除了收入水平，员工显然会关心发展，甚至很多理性的员工认为发展比当期收入更加重要。
　　因此，一个好的绩效考核系统会关注员工这方面的需求。这也是鲜有企业能够关注的一点，即，开发员工的潜力以帮助其职业发展。
　　如何在绩效考核体系中体现这一点?一般的做法是主管与员工一起讨论其职业发展的可能方向和在这个方向上员工所需要提升的能力，以及在具体提升过程中企业可以提供的资源和支持，在一个绩效周期里检查在这个维度上目标的达成程度。
　　当然，一个真正有效的系统还要能照顾到公司管理层的接受度和成熟度，因此系统的易用程度和适用程度(如科学性、简单性和有效性往往是不一样的)也很重要，管理往往没有标准的答案，也无法去照搬，唯有根据每个企业的情况去因地制宜才是王道。综合以上各种因素才可以打造一个优秀的绩效考核系统。
　　如何实施呢?人力资源部在打造绩效考核系统时，首先要有一套战略传导机制，系统是为战略目标服务的，不要因为系统而系统，也不应该越殂代疱，帮业务部门制定战略和目标，应教会经理人员目标分解的方法。
　　其次是坚持权责对等的方式，让经理人员真正成为管理员工和团队的高手，充分给他们授权，让他们自己作决定，同时也要他们承担起责任。还有沟通与培训也是很重要的。
　　西方企业对绩效考核的看法已经与以往有所不同了。在西方，由于工会力量强大，基本上绩效系统对于员工的管理已经从记分方式完全变成了正向激励，依靠绩效结果来决定薪酬和浮动奖金的做法也没有多少市场。
　　在这种情况下，绩效考核系统可能更多的是以目标落地、强调价值观与行为，以及关注成长为追求点了。
　　企业发展，前期靠愿景、中期靠团队、后期靠客户。企业爆炸式增长的前提，是企业的组织系统健全和发挥作用，能够激活并驱动团队共同实现梦想。