奥运赞助商的管理之道
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作为北京2008年奥运会的唯一物流和快递赞助商，UPS为何能担当这一重任?其人力资源管理起到了怎样的作用?
2005年7月27日，UPS(United ParceI Service，美国联合包裹服务公司)成为北京2008年奥运会物流和快递赞助商，这为UPS带来巨大商机的同时，也为其中国公司的人力资源管理带来了巨大的挑战。到底他们会面临怎样的挑战，又会采取怎样的对策呢?就此我们采访了UPS北京奥运会项目人力资源经理(原UPS中国华北区人力资源经理)谢湘鸿女士。
赞助奥运：抽调骨干，团队作战
作为世界上最大的包裹递送服务公司以及全球领先的供应链服务提供商，UPS提供多种服务，以使货物流、信息流与资金流实现同步协调运作。作为奥运会物流和快递赞助商，2006年6月，UPS与北京奥组委签署了谅解备忘录(MOU)，公布了UPS为北京2008年奥运会提供服务的内容，其中包括：为奥运物流中心、奥运村及所有奥运场馆提供物流、磁盘递送和快件等服务。
奥运会是个短期临时性项目，但同时也是一个巨大的项目，到2008年8月，UPS奥运团队最多将有1500－2000人为奥运各类竞赛及非竞赛场馆提供服务。怎样在短时期内组建这样一支专业队伍，圆满完成奥运会的物流服务，对人力资源部门来说无疑是一大挑战。
项目团队需要精兵强将
UPS的奥运团队在2005年确定成为奥运会赞助商时就已经开始筹建，抽调了原中国区董事总经理陈学淳担任项目负责人。该项目首先成立的是奥运团队自身的人力资源部门。公司还专门为奥运项目做了一个人力资源战略规划，尤其对与日常人力资源工作不同之处做了特别规定，比如项目人员劳动合同如何签订，如何保证薪资福利具有竞争性等等。
由于奥运项目本身的重要性和特殊性，项目成员必须都是精兵强将。这些人才该从哪里来?在团队组建前期，UPS多是从全国各地，包括中国之外(如美国、新加坡、加拿大等地)的分支机构抽调骨干人才。例如，10万多平米的奥运物流中心，从解决方案的设计到运作、管理，也全都由UPS负责，为此公司特意把苏州区的总经理抽调过来专门负责整个物流中心的操作和日常管理。当然目前也有一部分是从北京临时招聘的人才。
奥运团队的很多成员从2005年开始就被抽调到北京，其实这种调动多少会给生活带来一些不便，记者不禁担心该如何激发这些骨干员工参与奥运的积极性。谢湘鸿的一番话让记者打消了顾虑＂北京奥运会是每个中国人的梦想，有这样一个参与奥运的机会，大家都觉得十分自豪，争先恐后地报名参加。＂当然，UPS也会根据奥运项目工作的难度和贡献程度为团队成员提供更多物质和精神上的奖励。
在人力资源部的努力下，奥运团队其他部门的设置也日趋完善，有的部门专门负责奥运村跟奥运场馆的运作，有的负责仓储(物流中心)的运作，还有专门负责设计奥运项目物流软件的lT团队，以及市场、财务、事业发展、安全保卫等部门。
借鉴原有经验，实施系统培训
那么，作为一个特殊项目，该如何让这些团队成员尽快上手工作呢?事实上，UPS曾经有过成功赞助亚特兰大和悉尼奥运会的经验。根据以往奥运项目的经验，UPS自己整理出了一整套完备的奥运物流管理模式和操作流程，同时他们又通过与北京奥组委的密切沟通随时将这次奥运会的一些特殊要求补充在原有的规范中，而这套运作规范为奥运团队的培训l提供了基础。
新成员加盟后，都会接受系统的培训。首先是入职培训，人力资源部至少要花两天时间，给他们介绍奥运项目的情况，对于从外部招聘的新人还会给他们介绍UPS的情况；然后是非常具体、细致的部门培训，由各部门负责人教授他们相应的业务流程、操作规范等。
多赢发展，顺利消化项目人才
奥运会是一个短期项目，项目结束后团队的成员又该如何安置呢?事实上，这并不是UPS担心的问题。UPS在中国发展很快，而且借助奥运这个项目，公司的知名度也会大幅提升(据一项内部调查显示，在2006年第二季度，只有15％被调查者知道UPS这个品牌，但到2007年第四季度时，这个数字骤增到50％)。伴随知名度提升而来的必然是业务的大发展，这也就会产生更多的用人需求。所以，奥运会结束后，奥运团队的成员会有更多机会继续在UPS担当大任，甚至能实现职业生涯的新突破。
强有力的支撑——UPS的人力资源管理
UPS之所以能够成为奥运赞助商，是因为其具有上百年的发展历史，业务网点遍布全球200多个国家和地区，是世界上最大的包裹递送服务公司以及全球领先的供应链服务提供商。而在百年的发展历程中，正是其完善强大的人力资源管理发挥着巨大的支撑作用，这从其人力资源部明确细致的职能分工上便可见一斑。UPS的人力资源部的职能具体划分为：行政、员工计划与招聘、薪资与福利、学习与发展、绩效评估、员工激励、员工关系、员工沟通、社会公益、健康与安全、HR系统等，这些职能全方位地为整个公司的发展提供专业的支持和服务。
谢湘鸿女士在UPS从事人力资源管理工作已有多年，公司在人力资源管理方面给她印象最深的有四个方面：人力资源部的角色定位、内部沟通、内部提升及社会责任。
幸福HR的四大角色
当记者问及谢湘鸿女士HR部门在UPS的角色定位时，她说：＂在UPS做人力资源工作对HR来说是一件很幸福的事，因为HR既是公司的战略伙伴，又是管理专家，同时还帮助公司推动变革，激励员工努力工作，最终成为员工的良师益友。＂
战略伙伴。之所以说UPS的人力资源部门具有战略伙伴地位，那是因为公司每一年或每一阶段的战略规划，都少不了HR的参与，在人员配置、薪资福利制订、制度管理和组织结构等方面都要进行调查并提供建议。比如，成为奥运赞助商后，需要专门的团队来为奥运物流服务，这也就少不了人力资源部的战略支持，在人员的重新配置和激励等方面做出努力。
管理专家。UPS是一家很重视制度和流程的公司，在这些公司管理制度和流程的制订过程中，自然少不了人力资源部的出谋划策，因为很大程度上，每一个制度和条例都与员工息息相关，而HR最了解员工，在管理方面也最有发言权，所以，HR堪称管理专家。
变革推动者。一个企业的发展需要从多种角度去跟踪和理解所在市场的状况和变化，这就要求HR迅速做出反应，帮助公司在应对外部变化的同时，改善内部业务流程，提高管理水平，比如新的《劳动合同法》出台后，人力资源部门必须在法律实施前就做出适当的调整，以应对外界环境变化带来的组织内部变革。所以，UPS的人力资源部门又是当之无愧的变革推动者。
员工激励者。员工激励者的角色对于UPS的人力资源部门来说就更明显了，因为人力资源部制定和实施
的薪资体系、职责分配、员工培训、内部晋升计划等都是激励员工的有效方法。
内部沟通：渠道广泛，机制完善
UPS作为一个跨越国界、跨越地区，甚至在同一个城市都有多个办事地点的大型企业，保证信息的准确畅通、企业文化的有效传递，以及及时了解员工的想法都非常重要，这就需要完善的沟通渠道和机制。为此，UPS人力资源部专门设置了负责员工沟通工作的职能和岗位。众多的内部沟通渠道，主要可归纳为以下几大类：
员工满意度调查。为了维系良好的员工关系。UPS每年都会举行一次在线的员工满意度调查，通常在8、9月份进行，所有员工都有机会通过匿名完成在线调查问卷的方式，来反馈对工作、上司以及公司的评价或建议。人力资源部要承担这项调查的计划和组织工作，并指导员工完成调查；调查结束后，向员工公布调查结果，并引导各部门对调查结果进行分析讨论，制订出改善和提高的措施，并跟踪落实情况。
门户开放政策(Open Door Policy)。在这一政策下，UPS敞开了一扇又一扇的沟通之门，使员工有意见时，可以依次与主管、部门经理、人力资源部经理或高层领导进行反馈。部门负责人还会定期或不定期地举行专题小组会议，即针对某一项议题组织员工跟公司管理层进行讨论；一年一度的TLA(Talk，Listen and Act)会谈，让每一位员工都有机会向管理层反映自己的想法和建议，之后再一起采取行动改善和提高；另外还有早餐会、部门内部会议、职业生涯发展讨论会、工作绩效评估沟通会等等。
工作前通报会。这在UPS内部习惯称之为PCM(Pre－work Communications Meeting)，它是一种单向的沟通方式。每周五举行一次，每次时间大约三分钟，早上九点开始，各个办公室同时进行，届时所有办公室的员工会聚集在一起，由其中一名管理人员当众宣读会议材料中的重要内容。公司有专门的会议材料编辑人员，他们负责会议材料的收集和编辑，并派发到全国各地，内容一般会涉及公司业务、产品／服务信息、员：工活动和人事变动等信息。目前，PCM还会向员工分享关于奥运的最新信息和员工参与奥运的故事，以加强员工的奥运激情和工作积极性。PCM通过及时的信息分享，产生了强烈的员工凝聚力，把员工与公司的发展紧密联系起来。
企业文化日。每月第三个星期的星期三是UPS的企业文化日，在这一天，所有部门的负责人会组织员工学习并讨论UPS的传统与文化，使员工更深地理解企业的文化精髓，并增强其归属感和自主感。这些相关的学习资料都是由人力资源部负责搜集和编辑的。目前UPS已在中国的33个城市设立了分公司，业务扩展到二、三线城市，三四年之内，员工人数从200多激增到5000多。而之所以能让这么多员工在短时期内融进企业文化，企业文化日起到了很重要的作用。
24小时免费热线。此外，UPS在美国总部还开通了24小时免费热线，来接听世界各地员工的咨询或寻求帮助的电话。
内部提升：为每位员工做好职业生涯规划
UPS非常重视员工的内部提升，公司有不少负责人以及57％以上的高层管理者都来自于公司内部。内部提升的策略与物流行业的特性有一定的关系，物流行业专业性和操作性非常强，这就要求管理人员必须具有一定的专业知识和操作经验。只有了解了基层工作，在管理岗位上才更会有的放矢。通过从内部提拔人才，一方面帮助符合更高职位要求的人才在UPS得到职业生涯的进一步发展，另一方面，也能够加强员工队伍的忠诚度和稳定性。
当然，内部提升的机制需要完善的培训计划、轮岗计划和职业生涯规划作为支撑。
层次分明的管理培训课程
对管理人员来说，公司总部会统一策划系统的管理人员培训课程，课程分为几个层次：新管理人员培训，领导能力培训，主管领导能力培训学校，经理领导能力培训学校，高级管理人员学院，用于提高管理人员的整体素质，使其为员工树立引导和模范作用。
多方推动员工职业生涯规划
UPS几乎会为每一名员工进行职业生涯规划，通常是由人力资源部组织和推动，由员工、部门经理和公司高管共同负责。在每年一度的员工工作绩效考核中，员工与部门经理一道，共同评估上一阶段的工作状况，分析工作中的优缺点，并制订下一阶段的改善方案和发展目标。使员工个人逐步具备向更高职位发展的条件；同时公司会提供个人发展的良好环境和制度保障。
对于管理人员来说，UPS有完善的＂职业发展规划＂(CDP)备案制，每年定期由管理人员自己在线更新自己的职业发展设想和目标，和自己的直属经理讨论职业发展规划，公司再召开职业发展讨论会，制订管理人员选拔培养计划，然后予以实施，到明年再去沟通。这一机制为UPS很好地储备了一批管理人员和业务骨干。值得一提的是，CDP方案是链接到绩效考核结果的，因为两者都是在线完成的，因此对照起来相当方便。
广阔的岗位轮换范围
轮岗也是UPS广泛使用的人才培养方式。在UPS，公司根据发展需要，鼓励员工在适当的时候调换岗位，这样可使员工主动去寻求能力的提升和态度的转变，培养他们的工作兴趣，提高积极性，从而提高工作效率；同时这也能帮助员工取得多种技能，开拓知识面，积累更多的工作经验，以便获得更好的职业发展。
轮岗不限部门、地区和国家。UPS的很多高层管理人员，在公司已经服务了很多年，有的甚至已有三十几年。对于高级管理人员来说，应当具有对业务工作的全面理解能力和对全局性问题的分析判断能力。要培养这些能力，显然只在某一部门内做自下而上的纵向晋升是远远不够的，所以，公司会有计划地使某些有潜质的管理人员在不同部门之间横向流动，甚至在不同的工作城市、国家之间流动，以使其开阔眼界、扩展知识面。
社会责任：只有帮助社会发展，企业才能发展
UPS人力资源部门还有一项职责是负责社会公益工作。UPS认为，他们所取得的成功，都依赖于其经营所在地的社会稳定和经济发展，这是促使企业发展的重要先决条件之一。因此，多年来，作为一个企业公民，UPS发扬对社会负责的传统，全体员工以公众利益为己任，关心并投身于公益事业。UPS为此成立了慈善基金会，专注于扶贫、扫盲和志愿服务。从今年开始，UPS加大了公益事业的力度，包括环境保护、安全、知识传播、公益组织的发展，以及弱势群体的扶助等。除此之外，还由人力资源部组织和领导，设立了员工公益活动委员会。委员会致力于开发维护和当地慈善机构的联系，选择合适的慈善机构进行资助，倡导并组织员工积极参与社区服务等。每年委员会都会号召员工和他们的家属，在世界各地组织各种志愿者活动(包括一年一度的＂全球志愿者活动周＂)，为社会献出爱心。
目前，北京已经举办了46项＂好运北京＂奥运＂测试赛＂，其中包括14项国际单项顶级赛事以及多项综合测试赛。UPS团队受北京奥组委之托，共提供了其中38项赛事的场馆物流服务，并一直保持着零事故率；UPS还出色完成了奥运火炬接力境外传递部分的物流服务。我们相信，UPS一定能够为即将到来的北京奥运会提供更高质量的物流服务，也一定能在将来的日子里为全球的客户持续提供优质高效的物流服务。