信息化条件下如何改进档案管理工作

　　摘 要：随着信息化的发展和管理理念的不断更新，档案管理事业也在不断发展、不断创新，传统的档案管理模式已不能适应信息化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了普遍的应用，在信息化条件下如何改进档案管理工作是档案工作者面临的新课题。
　　关键词：档案管理；信息化；综合素质；社会环境；档案管理事业
　　引言：当今信息化科学技术迅速发展，人类社会正在向信息化社会迈进，信息化在社会发展中有着巨大的作用。在信息化飞速发展的今天档案管理信息化越来越明显改进档案的管理工作显得很有必要。
　　一、我国档案管理水平的现状
　　现如今，信息化社会快速发展，我国当前的档案管理水平已不适应于信息化发展的需要。在管理、办公自动化的形势下，我国的档案管理工作仍然有许多有待改善之处。
　　（一）档案管理没有统一性。在档案管理应用软件方面缺乏统一的管理，以至于应用于档案管理方面的软件不统一，不能很好的互相利用，也不能及时反映信息的编辑成果，因此，不利于档案管理的信息化。
　　（二）档案管理制度有待提高。在信息化社会发展的不断深入中，我国的档案管理也逐渐进入信息化，受各种条件影响，以至于档案管理的整体水平不高，而档案管理的相关机制缺乏对档案管理自动化、规范化、标准化，影响档案信息的相互融合，影响档案事业的发展。
　　（三）档案管理人员的综合素质有待提高。在档案管理信息化和现代化的形势下，对档案管理工作的要求也越来越高，需要专业技能的同时也需要职业素养。目前，我关档案管理的有关部门缺少综合素质较强的人才，从业人员的素质影响着档案管理工作质量。
　　在档案管理中，缺乏完整的管理程序和制度，会影响档案管理事业的发展，使各种信息和资源不能有效利用和发挥出来。为了适应信息化社会发展的需要，提高档案管理信息化、科学化水平更为重要。
　　二、传统的管理模式向信息化管理模式转变
　　（一）传统档案管理作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、统计、保管和提供利用等方面进行档案管理的过程。它的工作量大，程序繁琐。
　　（二）纸质档案存储的数量巨大，档案管理部门不能对已归档的档案材料的信息进行提炼和加工处理，档案信息资源在很大的程度上被闲置或者浪费。
　　（三）随着现代化管理技术和设备的引进为档案的管理提供了良好的环境。档案管理也有进行数字化的必要。
　　（四）从实体档案管理转换为信息档案管理，才能够实现信息化档案管理的资源共享，发挥它的资源价值和使用价值，使它提供更全面、更高效、更快捷的服务，创造更大的社会效益和经济效益，使它成为信息社会国民经济和社会发展的宝贵资源。
　　三、提高档案管理人员能力，确保档案管理的信息化
　　档案工作信息化需要人来实现。档案管理者必须具备多元化知识背景才能适应要求，现代化知识将成为每一位档案工作者知识构成的基本要素之一，同时，也深刻地影响档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构之一，因此，建立具有现代科学技术知识和业务知识的队伍是相当有必要的。
　　（一）档案管理者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中的大量运用，迫使档案工作者要不断学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。
　　（二）具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、检索、编研等有关档案专业知识和基本技能。
　　（三）根据档案管理现代化发展趋势来看，档案工作者必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。
　　（四）档案管理人员必须不断学习、相关知识，上级档案管理部门要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行深造，进行离岗培训，还可以采取以老带新、以强带弱的办法，互帮互学等建立＂复合型＂人才群体和＂梯队型＂人才结构。
　　四、提高档案工作者的信息安全素质，实现档案管理的安全化
　　（一）对于信息社会环境中的档案管理工作者，信息安全素质是指在网络环境中管理电子文件的信息安全的意识和能力。档案信息安全是现今档案管理工作的生命线，研究档案管理者的素质，有利于拓宽档案管理保护领域、发展档案管理学的理论研究；完善档案信息安全管理体系。促进档案信息化建设和档案管理事业的健康、有序、可持续发展具有重要的现实意义。
　　（二）随着信息化时代的到来，新领域、新门类、新载体档案不断涌现，给档案工作者在素质上提出了更高的要求，同时，我们深刻认识到档案管理工作一直是一项重要的基础性工作，档案工作的责任感即档案工作者要认识到档案事业发展的必要性。
　　（三）着眼未来，深化服务意识，树立以服务促管理，以管理完善服务的观念，充分发挥档案管理的综合功能，更新服务观念，拓展服务领域，改革服务方式，大胆探索，努力实践，使档案管理工作真正成为促进经济发展和社会全面进步的重要保证。
　　五、提高档案信息管理和服务的水平
　　档案的信息化管理，是指在国家档案管理部门的规划和组织形式下，运用现代信息技术对档案的信息资源进行处理、管理及保存，从而更好的为社会提供更加优质的服务，以实现档案管理的信息化过程。推进信息化进程的理想目标是在建立良好的信息基础设施的前提下，实现信息的公开与信息最大程度的利用。对档案信息化建设而言，这一目标也具有利于档案管理的自动化、科学化、信息化。提高档案管理者的工作效率，推动档案管理事业不断发展。
　　总之，在信息化条件下，档案管理工作中占有非常重要的地位。档案部门转变观念，改变传统的档案管理模式，就能够建立有效的文件档案管理计算机信息系统，使档案管理工作更好地适应信息时代发展的要求，为经济建设和社会发展服务，为建设具有国际竞争力的技术服务公司服务。